Secappin käyttöönotto on hallittu prosessi, joka rakentaa toimintavarmuutta

Secappin käyttöönotto on suunniteltu poistamaan epävarmuuksia ja varmistamaan, että ratkaisu palvelee juuri sitä käyttötarkoitusta, johon se on hankittu. Tässä artikkelissa käymme läpi Secappin käyttöönoton keskeiset kokonaisuudet, jotka tukevat hallittua etenemistä, selkeää vastuunjakoa ja järjestelmän jalkauttamista osaksi organisaation arkea.

Uuden järjestelmän hankinnassa itse ratkaisu on harvoin suurin kysymys. Useammin päätöksentekoa hidastavat käyttöönottoon liittyvät huolet: kuinka paljon aikaa tämä vie, kuka vastaa järjestelmästä ja kuinka varmistetaan, että ratkaisu todella toimii arjessa ja poikkeustilanteissa.

Secappin käyttöönotto on suunniteltu poistamaan nämä epäselvyydet ja varmistamaan, että ratkaisu palvelee juuri sitä käyttötarkoitusta, johon se on hankittu. Kyse ei ole pelkästä teknisestä aloituksesta, vaan hallitusta ja ohjatusta prosessista, jonka tavoitteena on rakentaa organisaatiolle toimintavarmuutta Secappin kanssa.

Secappin käyttöönotto toteutetaan organisaation tarpeiden mukaan eri käyttöönottopakettien kautta (Basic, Classic, Pro ja Exclusive). Tässä artikkelissa kuvattu malli havainnollistaa Secappin käyttöönoton perusvaiheita ja toimintalogiikkaa. Käytännössä käyttöönoton laajuus, ohjauksen määrä ja aikataulu vaihtelevat valitun paketin mukaan, mutta perusajatus on kaikissa sama: käyttöönotto etenee hallitusti ja organisaatio saa tukea koko prosessin ajan.

Mikäli Secapp otetaan samanaikaisesti käyttöön useissa eri käyttötarkoituksissa tai organisaation eri osastoilla, suosittelemme, että jokaiselle omalle käyttökohteelle toteutetaan oma koulutuksensa. Näin kunkin käyttökohteen erityistarpeet voidaan huomioida tarkemmin.

– Secapp on todella helppo ja selkeä järjestelmä. Olemme ottaneet käyttöön lukuisia järjestelmiä, ja kun vertaa sitä kymmeniin muihin järjestelmiin, joita käytämme, se sijoittuu ehdottomasti toimivuuden ja käytettävyyden osalta kärkikolmikkoon, kertoo  erityisasiantuntija Juha Mäki-Tikkala Rikosseuraamuslaitoksen asiakastarinassa.

Secappin käyttöönotto käynnistyy yhteisellä käyttöönottopalaverilla, jossa määritellään, mihin tarkoitukseen järjestelmää käytetään ja millaista arvoa sillä tavoitellaan. Ennen asetuksia ja käyttäjätunnuksia pysähdytään olennaisen äärelle: missä tilanteissa hälytetään, kuka viestii, kenelle ja mitä viestinnällä halutaan saada aikaan.

Käyttöönottopalaveriin osallistuvat Secappin puolelta asiakasvastaava, kouluttaja ja tarvittaessa tekninen asiantuntija. Asiakkaan puolelta mukana ovat tyypillisesti tulevat pääkäyttäjät sekä palvelusta vastaava taho. Näin varmistetaan, että käyttötarkoitukset, vastuut ja tekniset perusasiat käydään läpi yhdessä jo alussa.

Tämä vaihe on ratkaiseva koko käyttöönoton onnistumisen kannalta. Kun hälytysprosessit ja toimintamallit suunnitellaan huolellisesti, järjestelmä tukee arkea eikä lisää kuormaa. Tässä vaiheessa aloitettu työ näkyy suoraan siinä, kuinka nopeasti ja luotettavasti viestintä toimii tositilanteessa.

Secappin käytön sujuvuus perustuu selkeään vastuunjakoon. Organisaatio nimeää vähintään kaksi pääkäyttäjää, jotka vastaavat järjestelmän toimivuudesta ja käytön koordinoinnista. Pääkäyttäjiä voi olla useampia, mutta tällöin vastuut ja tehtävät on jaettava tarkasti. Pääkäyttäjillä tulee olla varahenkilöt, jotta pääkäyttäjän poissaolosta ei tule pullonkaulaa organisaation Secapp-käytölle

Pääkäyttäjän tehtäviin kuuluu muun muassa Secappin viestintälogiikan rakentaminen ja ylläpito, käyttäjä- ja ryhmähallinta, viestipohjien ylläpito sekä käytön jalkauttaminen organisaatiossa. Pääkäyttäjä toimii myös tukena muille käyttäjille ja yhteyshenkilönä Secappin suuntaan.

Tuemme pääkäyttäjiä lisäkoulutuksilla, asiakastuella ja valmiilla materiaaleilla, jotta vastuu on hallittavissa myös kiireisessä arjessa. 

Käyttöönotto etenee vaiheittain Secappin tarjoaman koulutuksen, itseopiskelun ja yhteisen tilannekatsauksen kautta. Asiakkaalla on käytössään itseopiskelumateriaalit, joiden avulla järjestelmän käyttöä voi harjoitella ja kerrata omaan tahtiin myös käyttöönoton jälkeen.

On tärkeää, ettei osaaminen jää yksittäisen koulutuspäivän varaan. Käyttöä voidaan vahvistaa arjen keskellä, ja uusia käyttäjiä on helppo perehdyttää myös myöhemmin ilman, että koko käyttöönottoa tarvitsee aloittaa alusta. Tämä vähentää riippuvuutta yksittäisistä henkilöistä ja tukee osaamisen säilymistä organisaatiossa pitkällä aikavälillä.

Yksi Secappin käyttöönoton keskeisimmistä vaiheista on viestipohjien luominen. Viestipohjat ovat tärkeä osa organisaation varautumista: kun viestintä suunnitellaan ja tehdään valmiiksi etukäteen, organisaatio on paremmin valmistautunut toimimaan häiriö- ja poikkeustilanteissa.

Häiriötilanteissa ei ole aikaa miettiä viestien muotoilua tai vastaanottajia. Siksi käyttöönoton aikana rakennetaan organisaation omiin tilanteisiin sopivia viestipohjia, määritellään vastaanottajaryhmiä ja varmistetaan, että hälytys voidaan lähettää nopeasti ja luotettavasti. Koulutusten aikana pääkäyttäjiä opastetaan luomaan viestipohjia erityisesti niiden hälytyslogiikoiden pohjalta, jotka on määritelty jo käyttöönottopalaverissa. Näin viestipohjien rakentaminen tukee suoraan sovittuja toimintamalleja.

Kaikkia viestipohjia ei kuitenkaan tarvitse – eikä ole tarkoituksenmukaista – tehdä valmiiksi koulutusten aikana. Viestipohjien rakentaminen voidaan toteuttaa vaiheittain: aluksi keskitytään kriittisimpiin ja todennäköisimpiin tilanteisiin, joihin organisaation on tärkeintä varautua. Tämän jälkeen pääkäyttäjät voivat jatkaa viestipohjien työstämistä itsenäisesti sitä mukaa, kun käyttö kehittyy ja organisaation tarpeet tarkentuvat. Näin varautuminen etenee hallitusti ilman painetta siitä, että kaiken pitäisi olla valmista kerralla.

Kun suunnittelu tehdään huolellisesti jo alkuvaiheessa, käyttöönotto ja järjestelmän käyttö kevenevät merkittävästi myös jatkossa. 

– Käyttöönotossa tärkeintä on panostaa tarve- ja prosessisuunnitteluun. Secapp itsessään on helppo ottaa käyttöön, mutta hälytysprosessin pitää olla mietitty kunnolla, jotta se tukee arkea. Erityisesti suurissa käyttäjämäärissä kokonaiskuormaa helpottaa merkittävästi se, että hälytysmallit ja käyttötavat on suunniteltu valmiiksi jo ennen yhteystietojen massatuontia. Kun suunnittelu tehdään kerralla huolellisesti, käyttöönotto ja hälytysryhmien rakentaminen sujuvat huomattavasti kevyemmin, kertoo ensihoitopäällikkö Matias Wesin Lapin hyvinvointialueen asiakastarinassa.

Kun Secapp on ollut käytössä jonkin aikaa ja käyttö on jalkautunut organisaatiossa, käyttöönotto viimeistellään yhteisessä viimeistelypalaverissa. Tällöin käydään läpi kokemukset käytöstä ja varmistetaan, että Secapp-ympäristö vastaa alussa määriteltyä käyttötarkoitusta sekä valitun käyttöönottopaketin sisältöjä.

Käyttöönotto päätetään, kun käyttöönottopaketin mukaiset vaiheet ja sisällöt on käyty läpi ja asiakas osaa käyttää Secappia itsenäisesti alussa määritellyssä käyttötarkoituksessa. Tämän jälkeen palvelun käyttö siirtyy käyttöönottovaiheesta jatkuvaan palveluun. Käyttöönoton jälkeen Secappin käyttöä voidaan tarvittaessa laajentaa tai syventää lisäkoulutuksilla ja lisätunneilla asiakkaan tarpeiden mukaan.

– Olemme saaneet monipuolisesti tukea ja koulutusta pääkäyttäjille ja tukea myös koko henkilöstön kouluttamiseen, esimerkiksi opetusmateriaalien rakentamiseen. Apua olemme saaneet aina, ja meitä on myös kuunneltu kehittämisen näkökulmasta. Esimerkiksi käytettävyys Secappissa on selvästi selkiytynyt jatkuvan tuotekehityksen ansiosta, kertoo turvallisuus- ja riskienhallintayksikön apulaisjohtaja Kai Perikangas Verohallinnon asiakastarinassa.

Kaikki organisaatiot eivät lähde liikkeelle samasta tilanteesta, minkä vuoksi Secappin käyttöönotto ei ole yhdenmukainen kaikille. Tarjolla on neljä erilaista käyttöönottopakettia: Basic, Classic, Pro ja Exclusive. Käyttöönottopaketin valinta tehdään aina yhdessä asiakkaan kanssa, jotta käyttöönotto tukee sekä organisaation tavoitteita että käytännön resursseja.

Basic-käyttöönotto sopii organisaatioille, joilla on Secappille selkeä käyttötarkoitus, kuten organisaation sisäinen häiriö- ja poikkeustilannehälyttäminen, ja valmiutta itsenäiseen järjestelmän haltuunottoon. Käyttöönotto sisältää yhteisen aloituspalaverin, itseopiskelumateriaalit sekä käytön ohjauksen, joiden avulla pääkäyttäjä pystyy rakentamaan toimivan kokonaisuuden itsenäisesti mutta tuetusti.

Classic-käyttöönotto on ohjatumpi kokonaisuus ja sopii organisaatioille, jotka haluavat varmistaa osaamisen koulutusten kautta. Paketti sisältää käyttöönoton aloituspalaverin, pääkäyttäjäkoulutukset, tilannekatsauksen sekä käyttöönoton viimeistelyn – yhteistä aikaa Secappin kanssa on viisi tuntia. Tämä malli tukee erityisesti organisaatioita, joissa käyttäjiä on enemmän.

Pro-käyttöönotto on suunnattu organisaatioille, joissa Secappilla on keskeinen rooli toiminnan jatkuvuuden, turvallisuuden tai kriittisen viestinnän varmistamisessa. Pro-paketti sisältää kaikki Classic-käyttöönoton vaiheet sekä lisäksi erillisen käytön ohjauskerran ja vapaavalintaisen opastuksen. Käytön ohjauksessa keskitytään Secappin käytön syventämiseen sekä annetaan vinkkejä ja malleja loppukäyttäjien opastamista varten. Vapaavalintainen opastus voidaan käyttää organisaation omiin erityistarpeisiin, kuten vaativampien viestintämallien tai toimintatapojen hiomiseen. Yhteistä aikaa Secappin kanssa sisältyy yhteensä seitsemän tuntia.

Exclusive-käyttöönotto räätälöidään aina täysin asiakaskohtaisesti. Koulutustuntien sijaan kokonaisuus rakennetaan koulutuspäivistä.

Muistilista: onnistunut Secappin käyttöönotto

• Määrittele käyttötarkoitukset ja hälytysprosessit ennen teknistä käyttöönottoa.
• Nimeä pääkäyttäjä(t) ja varahenkilö jatkuvuuden varmistamiseksi.
• Hyödynnä koulutukset ja itseopiskelumateriaalit.
• Panosta viestipohjien huolelliseen suunnitteluun.
• Varmista käytön jalkauttaminen koko organisaatioon.

Secappin käyttöönotto on usein myös organisaatiolle arvokas yhteinen harjoitus. Käyttöönoton aikana keskeiset toimijat kokoontuvat yhdessä pohtimaan, miten turvallisuus- ja varautumissuunnitelmat näkyvät käytännön toiminnassa ja viestinnässä. Kun vastuut, hälytysmallit ja viestipohjat käydään konkreettisesti läpi, suunnitelmat eivät jää dokumenteiksi, vaan ne jalkautuvat osaksi arkea.