Rikosseuraamuslaitos (Rise) on Suomen oikeusministeriön alainen julkinen organisaatio, joka vastaa rikosseuraamusten täytäntöönpanosta ja valvonnasta. Se työllistää noin 2 500 henkilöä, joihin kuuluu vartijoita, sosiaalityöntekijöitä, psykologeja ja hallinnon asiantuntijoita. Risellä on yhteensä 26 yksikköä eri puolilla Suomea. Yksiköt ovat vankiloita, yhdyskuntaseuraamustoimistoja ja keskushallintoa.
Secapp otettiin ensin käyttöön Etelä-Suomen yksikössä, ja sen hyödyt huomattiin nopeasti. Järjestelmä on myöhemmin otettu käyttöön useissa muissakin Risen yksiköissä valtakunnallisesti. Nykyään Secapp on Rikosseuraamuslaitokselle tärkeä työkalu työvuorojen täyttämisessä ja henkilöstön turvallisuuden varmistamisessa. Erityisasiantuntija Juha Mäki-Tikkala Rikosseuraamuslaitokselta kertoo koronapandemian olleen alkusysäys Secappin käyttöönottoon.
– Kun koronaviruspandemia iski ja yksiköihin tarvittiin nopeasti paljon lisähenkilöstöä, perinteiset töihinkutsujen keinot, kuten puhelut ja sähköpostit, osoittautuivat liian hitaiksi. Töihinkutsut olivatkin pääsyy Secappin käyttöönottoon. Käyttö laajeni pian myös henkilöturvaan, kertoo Mäki-Tikkala.
Työvuoroon tekijät vain nappia painamalla
Secapp on säästänyt Risellä sekä henkilöstöresursseja että työntekijöiden aikaa. Erityisesti töihinkutsuissa sen vaikutus on ollut suuri, sillä nopea viestintä takaa, että yksiköt pysyvät toimintakykyisinä myös yllättävissä tilanteissa kuten sairastumisissa.
Ennen Secappia työvuorojen täyttäminen vei usein kokonaisen työpäivän, kun sijaisia tavoiteltiin yksitellen puhelimitse, tekstiviesteillä tai sähköposteilla. Nyt sama prosessi hoituu alle tunnissa, usein jopa minuuteissa.
– Isoissa häiriötilanteissa tai henkilöstövajeissa Secapp voi säästää yhden työpäivän verran aikaa, ja normaalitilanteissa sijainen löytyy muutamassa minuutissa, Mäki-Tikkala kertoo.
– Secappilla viestien välitys on nopeaa, joten muutokset työvuoroissa saadaan korjattua ripeästi, eikä laitoksen arki häiriinny, vaikka poissaoloja tulisi yllättäen. Mitä nopeammin sijainen saadaan paikalle, sitä paremmin varmistetaan toiminnan jatkuvuus, oli kyseessä sitten saman päivän työvuoro tai seuraavien päivien järjestelyt, Mäki-Tikkala jatkaa.
Secappin avulla vuorosuunnittelijat voivat lähettää kutsut laajalle joukolle samanaikaisesti, ja vastaanottajat voivat kuitata halukkuutensa yhdellä napin painalluksella. Secapp ei ainoastaan nopeuta toimintaa, vaan myös varmistaa, että tieto työvoimatarpeesta tavoittaa kaikki työntekijät tasapuolisesti.
– Secapp on todella nopea töihinkutsuissa, koska sinne saa kaikki yksiköt ja sen kautta pystymme lähettämään eri henkilöstöryhmille viestiä. Myös vastaukset saadaan nopeasti suoraan sovelluksessa, Mäki-Tikkala iloitsee.
Työntekijät voivat luottaa siihen, että apua on saatavilla heti, jos sitä tarvitaan
Secappin käyttöä laajennettiin vähitellen töihinkutsujen lisäksi myös työntekijöiden turvallisuuden parantamiseen. Secappin yksintyöskentelyn turva mahdollistaa helpon ja nopean avunpyynnön hätätilanteissa joko suoraan sovelluksesta, puhelimen pikapainikkeella tai erillisellä fyysisellä painikkeella.
– Erityisesti avolaitoksissa ja pienemmissä yksiköissä ratkaisu on ollut iso parannus, sillä aiemmin vastaavia järjestelmiä ei ollut käytössä. Secapp on tuonut huomattavan lisän turvallisuuteen. Nyt työntekijät voivat luottaa siihen, että apua on saatavilla heti tarvittaessa, kertoo Mäki-Tikkala.
Risen yksiköissä Aina Bluetooth-painike on keskeinen osa henkilöturvaa. Langattoman Bluetooth-yhteyden ansiosta painike on helppo pitää mukana esimerkiksi taskussa, ja sitä voi painaa huomaamattomasti ilman, että tarvitsee etsiä puhelinta tai avata sovellusta. Hälytys ohjautuu välittömästi ennalta määritellyille henkilöille, esimerkiksi valvomoon, ja siihen voidaan liittää mukaan sijaintitieto, joka nopeuttaa reagointia. Kun hälytys aktivoituu, laitoksen valvonta pystyy seuraamaan tilannetta reaaliaikaisesti ja reagoimaan viipymättä.
Myös Secappin korkean prioriteetin hälytykset varmistavat tärkeiden viestien tavoittavuuden. Ne ohittavat laitteen äänettömyysasetukset varmistaen, että viesti tavoittaa vastaanottajan aina. Tämä on kriittistä paitsi hätätilanteissa myös silloin, kun töihinkutsut vaativat nopeaa reagointia. Korkean prioriteetin hälytykset varmistavat, että tieto menee perille, eikä apu jää saapumatta viiveen takia.
Secappin tilannekeskus ja kriisiviestintä tulevat tukemaan johtamista ja toimintavarmuutta
Seuraavaksi Rikosseuraamuslaitoksessa on tarkoitus laajentaa Secappin käyttöä ottamalla käyttöön myös kriisiviestintä ja virtuaalinen tilannekeskus. Secappin tilannekeskus mahdollistaa häiriötilanteen hallinnan yhdestä sovelluksesta. Tilannekeskuksen avulla voidaan koota eri yksiköiden ja asiantuntijoiden tiedot yhteen paikkaan. Se varmistaa, että oikea tieto kulkee oikeille ihmisille heti ja mahdollistaa nopeat toimintakäskyt ja resurssien hallinnan reaaliajassa.
– Tilannekeskus ja kriisiviestintä tulevat meillä palvelemaan esimerkiksi tilanteita, jotka vaativat esimerkiksi kaikkien yksiköiden hälyttämistä tai tilannetta, jossa tavoitettavia henkilöitä on useassa eri sijainnissa, kertoo Mäki-Tikkala.
Secappin asiakkuusjohtaja Janne Mylläri kertoo, että tilannekeskus kulkee aina mukana myös mobiilisti Secapp-sovelluksessa.
– Kaikki tilanteen aikana tapahtuvat toimenpiteet tallentuvat automaattisesti järjestelmään, ja reaaliaikainen tilannekuva on kaikkien asianosaisten saatavilla missä tahansa. Esimerkiksi johtoryhmä tai kriisinhallintaryhmä voi tehdä päätöksiä ja ohjata toimintaa nopeasti riippumatta siitä, ovatko he toimistolla tai liikkeellä kentällä, Mylläri valottaa.
Kustannussäästöt näkyvät työajassa, henkilöstökuluissa ja toiminnan tehokkuudessa
Secappin Janne Myllärin mukaan Secapp voi parhaimmillaan säästää organisaatioilta kymmeniä tai jopa satojatuhansia euroja vuodessa vähentämällä ylitöiden tarvetta, nopeuttamalla työvuorojen hallintaa ja vähentämällä manuaalista työtä. Säästö riippuu organisaation toimialasta, prosesseista ja siitä, kuinka kriittistä nopea tiedonkulku on. Automaation ansiosta myös inhimilliset virheet vähenevät ja turvallisuuden tunne kasvaa.
–Secappin avulla arjen työ sujuu nopeammin, turvallisemmin ja kustannustehokkaammin. Kun esimerkiksi työvuorojen täyttäminen on nopeaa ja sujuu lähes itsestään, työntekijöiden kuormitus vähenee ja organisaatio pystyy toimimaan tehokkaammin, ilman että resurssipula aiheuttaa lisäkustannuksia, Mylläri kertoo.
Ajansäästön lisäksi Secappin töihinkutsu maksaa itsensä nopeasti takaisin, kun organisaation ei tarvitse maksaa erillisiä kuluja soittoringeistä tai tekstiviestikyselyistä. Lisäksi viestimäärän kasvu ei vaikuta kustannuksiin.
Secapp on kevyt ja helppo ottaa käyttöön, sillä se ei vaadi erillisiä laitteita. Sen vuoksi Secapp on joustava ratkaisu monenlaisiin työympäristöihin. Koska Riselläkin on useita yksiköitä eri puolella Suomea, voidaan esimerkiksi työvuorokutsut kohdentaa yksiköittäin tai koskien vaikka vain tiettyä ryhmää yhden yksikön sisällä. Kun viestit menevät vain niille, joille ne on tarkoitettu, turhaa informaatiotulvaa on vähemmän.
Käyttöönotto oli sujuvaa ja Secapp otettiin nopeasti osaksi arkea ja sen hyödyt nähtiin välittömästi. Järjestelmän helppokäyttöisyys saa kiitosta myös Riseltä.
– Secapp on todella helppo ja selkeä järjestelmä. Olemme ottaneet käyttöön lukuisia järjestelmiä, ja kun vertaa sitä kymmeniin muihin järjestelmiin, joita käytämme, se sijoittuu ehdottomasti toimivuuden ja käytettävyyden osalta kärkikolmikkoon, kiittää Mäki-Tikkala.
Secappin vahvuus on ehdottomasti sen helppokäyttöisyys ja nopeus mihin se pystyy. Se on Secappissa “se juttu”, Mäki-Tikkala kiteyttää.
Olemme toimittaneet Secapp-palvelun Rikosseuraamuslaitoksen käyttöön sopimuskumppani Certegon kanssa.
TIESITKÖ ETTÄ…
- Secappin töihinkutsu löytää työlle tekijän usein minuuteissa. Se automatisoi työvuorojen täyttämistä ja tehostaa työvuorosuunnittelua vähentäen samalla vuorovastaajien työn kuormitusta. Vastaanottajia voi olla kymmeniä tai satoja ilman, että työn määrä lisääntyy.
- Secappin yksintyöskentelyn turva auttaa varmistamaan yksin tai haastavissa oloissa työskentelevien turvallisuutta. Avunpyyntö tavoittaa hätätilanteissa nopeasti ennalta määritellyt henkilöt tai ryhmät joko suoraan sovelluksesta, puhelimen pikapainikkeella tai erillisellä fyysisellä painikkeella.
- Secappin hälyttäminen tavoittaa henkilöt ja ryhmät jopa 90 % nopeammin. Valmiiden viestipohjien avulla voidaan vähentää inhimillisiä virheitä ja varmistaa, että kriittisissä tilanteissa varmistetaan toiminnan jatkuvuus ja minimoidaan toiminnan pysähtymisestä aiheutuneet kalliit sekunnit.
- Secappin tilannekeskus yhdistää asiantuntijat virtuaaliseen tilannehuoneeseen, jossa voidaan jakaa turvallisesti reaaliaikaista tilannekuvaa. Se auttaa johtamaan tiedolla ja varmistamaan tehokkaan päätöksenteon ja resurssien hallinnan myös kriittisissä tilanteissa 24/7, mistä päin maailmaa tahansa, myös mobiilisti kentältä käsin.
Rikosseuraamuslaitos (Rise) on Suomen oikeusministeriön alainen julkinen organisaatio, joka vastaa rikosseuraamusten täytäntöönpanosta ja valvonnasta. Se työllistää noin 2 500 henkilöä, joihin kuuluu vartijoita, sosiaalityöntekijöitä, psykologeja ja hallinnon asiantuntijoita. Risellä on yhteensä 26 yksikköä eri puolilla Suomea. Yksiköt ovat vankiloita, yhdyskuntaseuraamustoimistoja ja keskushallintoa.
Secapp otettiin ensin käyttöön Etelä-Suomen yksikössä, ja sen hyödyt huomattiin nopeasti. Järjestelmä on myöhemmin otettu käyttöön useissa muissakin Risen yksiköissä valtakunnallisesti. Nykyään Secapp on Rikosseuraamuslaitokselle tärkeä työkalu työvuorojen täyttämisessä ja henkilöstön turvallisuuden varmistamisessa. Erityisasiantuntija Juha Mäki-Tikkala Rikosseuraamuslaitokselta kertoo koronapandemian olleen alkusysäys Secappin käyttöönottoon.
– Kun koronaviruspandemia iski ja yksiköihin tarvittiin nopeasti paljon lisähenkilöstöä, perinteiset töihinkutsujen keinot, kuten puhelut ja sähköpostit, osoittautuivat liian hitaiksi. Töihinkutsut olivatkin pääsyy Secappin käyttöönottoon. Käyttö laajeni pian myös henkilöturvaan, kertoo Mäki-Tikkala.
Työvuoroon tekijät vain nappia painamalla
Secapp on säästänyt Risellä sekä henkilöstöresursseja että työntekijöiden aikaa. Erityisesti töihinkutsuissa sen vaikutus on ollut suuri, sillä nopea viestintä takaa, että yksiköt pysyvät toimintakykyisinä myös yllättävissä tilanteissa kuten sairastumisissa.
Ennen Secappia työvuorojen täyttäminen vei usein kokonaisen työpäivän, kun sijaisia tavoiteltiin yksitellen puhelimitse, tekstiviesteillä tai sähköposteilla. Nyt sama prosessi hoituu alle tunnissa, usein jopa minuuteissa.
– Isoissa häiriötilanteissa tai henkilöstövajeissa Secapp voi säästää yhden työpäivän verran aikaa, ja normaalitilanteissa sijainen löytyy muutamassa minuutissa, Mäki-Tikkala kertoo.
– Secappilla viestien välitys on nopeaa, joten muutokset työvuoroissa saadaan korjattua ripeästi, eikä laitoksen arki häiriinny, vaikka poissaoloja tulisi yllättäen. Mitä nopeammin sijainen saadaan paikalle, sitä paremmin varmistetaan toiminnan jatkuvuus, oli kyseessä sitten saman päivän työvuoro tai seuraavien päivien järjestelyt, Mäki-Tikkala jatkaa.
Secappin avulla vuorosuunnittelijat voivat lähettää kutsut laajalle joukolle samanaikaisesti, ja vastaanottajat voivat kuitata halukkuutensa yhdellä napin painalluksella. Secapp ei ainoastaan nopeuta toimintaa, vaan myös varmistaa, että tieto työvoimatarpeesta tavoittaa kaikki työntekijät tasapuolisesti.
– Secapp on todella nopea töihinkutsuissa, koska sinne saa kaikki yksiköt ja sen kautta pystymme lähettämään eri henkilöstöryhmille viestiä. Myös vastaukset saadaan nopeasti suoraan sovelluksessa, Mäki-Tikkala iloitsee.
Työntekijät voivat luottaa siihen, että apua on saatavilla heti, jos sitä tarvitaan
Secappin käyttöä laajennettiin vähitellen töihinkutsujen lisäksi myös työntekijöiden turvallisuuden parantamiseen. Secappin yksintyöskentelyn turva mahdollistaa helpon ja nopean avunpyynnön hätätilanteissa joko suoraan sovelluksesta, puhelimen pikapainikkeella tai erillisellä fyysisellä painikkeella.
– Erityisesti avolaitoksissa ja pienemmissä yksiköissä ratkaisu on ollut iso parannus, sillä aiemmin vastaavia järjestelmiä ei ollut käytössä. Secapp on tuonut huomattavan lisän turvallisuuteen. Nyt työntekijät voivat luottaa siihen, että apua on saatavilla heti tarvittaessa, kertoo Mäki-Tikkala.
Risen yksiköissä Aina Bluetooth-painike on keskeinen osa henkilöturvaa. Langattoman Bluetooth-yhteyden ansiosta painike on helppo pitää mukana esimerkiksi taskussa, ja sitä voi painaa huomaamattomasti ilman, että tarvitsee etsiä puhelinta tai avata sovellusta. Hälytys ohjautuu välittömästi ennalta määritellyille henkilöille, esimerkiksi valvomoon, ja siihen voidaan liittää mukaan sijaintitieto, joka nopeuttaa reagointia. Kun hälytys aktivoituu, laitoksen valvonta pystyy seuraamaan tilannetta reaaliaikaisesti ja reagoimaan viipymättä.
Myös Secappin korkean prioriteetin hälytykset varmistavat tärkeiden viestien tavoittavuuden. Ne ohittavat laitteen äänettömyysasetukset varmistaen, että viesti tavoittaa vastaanottajan aina. Tämä on kriittistä paitsi hätätilanteissa myös silloin, kun töihinkutsut vaativat nopeaa reagointia. Korkean prioriteetin hälytykset varmistavat, että tieto menee perille, eikä apu jää saapumatta viiveen takia.
Secappin tilannekeskus ja kriisiviestintä tulevat tukemaan johtamista ja toimintavarmuutta
Seuraavaksi Rikosseuraamuslaitoksessa on tarkoitus laajentaa Secappin käyttöä ottamalla käyttöön myös kriisiviestintä ja virtuaalinen tilannekeskus. Secappin tilannekeskus mahdollistaa häiriötilanteen hallinnan yhdestä sovelluksesta. Tilannekeskuksen avulla voidaan koota eri yksiköiden ja asiantuntijoiden tiedot yhteen paikkaan. Se varmistaa, että oikea tieto kulkee oikeille ihmisille heti ja mahdollistaa nopeat toimintakäskyt ja resurssien hallinnan reaaliajassa.
– Tilannekeskus ja kriisiviestintä tulevat meillä palvelemaan esimerkiksi tilanteita, jotka vaativat esimerkiksi kaikkien yksiköiden hälyttämistä tai tilannetta, jossa tavoitettavia henkilöitä on useassa eri sijainnissa, kertoo Mäki-Tikkala.
Secappin asiakkuusjohtaja Janne Mylläri kertoo, että tilannekeskus kulkee aina mukana myös mobiilisti Secapp-sovelluksessa.
– Kaikki tilanteen aikana tapahtuvat toimenpiteet tallentuvat automaattisesti järjestelmään, ja reaaliaikainen tilannekuva on kaikkien asianosaisten saatavilla missä tahansa. Esimerkiksi johtoryhmä tai kriisinhallintaryhmä voi tehdä päätöksiä ja ohjata toimintaa nopeasti riippumatta siitä, ovatko he toimistolla tai liikkeellä kentällä, Mylläri valottaa.
Kustannussäästöt näkyvät työajassa, henkilöstökuluissa ja toiminnan tehokkuudessa
Secappin Janne Myllärin mukaan Secapp voi parhaimmillaan säästää organisaatioilta kymmeniä tai jopa satojatuhansia euroja vuodessa vähentämällä ylitöiden tarvetta, nopeuttamalla työvuorojen hallintaa ja vähentämällä manuaalista työtä. Säästö riippuu organisaation toimialasta, prosesseista ja siitä, kuinka kriittistä nopea tiedonkulku on. Automaation ansiosta myös inhimilliset virheet vähenevät ja turvallisuuden tunne kasvaa.
–Secappin avulla arjen työ sujuu nopeammin, turvallisemmin ja kustannustehokkaammin. Kun esimerkiksi työvuorojen täyttäminen on nopeaa ja sujuu lähes itsestään, työntekijöiden kuormitus vähenee ja organisaatio pystyy toimimaan tehokkaammin, ilman että resurssipula aiheuttaa lisäkustannuksia, Mylläri kertoo.
Ajansäästön lisäksi Secappin töihinkutsu maksaa itsensä nopeasti takaisin, kun organisaation ei tarvitse maksaa erillisiä kuluja soittoringeistä tai tekstiviestikyselyistä. Lisäksi viestimäärän kasvu ei vaikuta kustannuksiin.
Secapp on kevyt ja helppo ottaa käyttöön, sillä se ei vaadi erillisiä laitteita. Sen vuoksi Secapp on joustava ratkaisu monenlaisiin työympäristöihin. Koska Riselläkin on useita yksiköitä eri puolella Suomea, voidaan esimerkiksi työvuorokutsut kohdentaa yksiköittäin tai koskien vaikka vain tiettyä ryhmää yhden yksikön sisällä. Kun viestit menevät vain niille, joille ne on tarkoitettu, turhaa informaatiotulvaa on vähemmän.
Käyttöönotto oli sujuvaa ja Secapp otettiin nopeasti osaksi arkea ja sen hyödyt nähtiin välittömästi. Järjestelmän helppokäyttöisyys saa kiitosta myös Riseltä.
– Secapp on todella helppo ja selkeä järjestelmä. Olemme ottaneet käyttöön lukuisia järjestelmiä, ja kun vertaa sitä kymmeniin muihin järjestelmiin, joita käytämme, se sijoittuu ehdottomasti toimivuuden ja käytettävyyden osalta kärkikolmikkoon, kiittää Mäki-Tikkala.
Secappin vahvuus on ehdottomasti sen helppokäyttöisyys ja nopeus mihin se pystyy. Se on Secappissa “se juttu”, Mäki-Tikkala kiteyttää.
Olemme toimittaneet Secapp-palvelun Rikosseuraamuslaitoksen käyttöön sopimuskumppani Certegon kanssa.
TIESITKÖ ETTÄ…
- Secappin töihinkutsu löytää työlle tekijän usein minuuteissa. Se automatisoi työvuorojen täyttämistä ja tehostaa työvuorosuunnittelua vähentäen samalla vuorovastaajien työn kuormitusta. Vastaanottajia voi olla kymmeniä tai satoja ilman, että työn määrä lisääntyy.
- Secappin yksintyöskentelyn turva auttaa varmistamaan yksin tai haastavissa oloissa työskentelevien turvallisuutta. Avunpyyntö tavoittaa hätätilanteissa nopeasti ennalta määritellyt henkilöt tai ryhmät joko suoraan sovelluksesta, puhelimen pikapainikkeella tai erillisellä fyysisellä painikkeella.
- Secappin hälyttäminen tavoittaa henkilöt ja ryhmät jopa 90 % nopeammin. Valmiiden viestipohjien avulla voidaan vähentää inhimillisiä virheitä ja varmistaa, että kriittisissä tilanteissa varmistetaan toiminnan jatkuvuus ja minimoidaan toiminnan pysähtymisestä aiheutuneet kalliit sekunnit.
- Secappin tilannekeskus yhdistää asiantuntijat virtuaaliseen tilannehuoneeseen, jossa voidaan jakaa turvallisesti reaaliaikaista tilannekuvaa. Se auttaa johtamaan tiedolla ja varmistamaan tehokkaan päätöksenteon ja resurssien hallinnan myös kriittisissä tilanteissa 24/7, mistä päin maailmaa tahansa, myös mobiilisti kentältä käsin.
