Secappin virtuaalinen Tilannekeskus mahdollistaa reaaliaikaisen toimenpiteiden koordinoinnin ja tarjoaa yhteistyövälineet, joiden avulla henkilöt ja ryhmät voivat suorittaa tehtäviä samanaikaisesti ja jakaa tietoa kriisi- ja poikkeustilanteiden aikana. Secappin Tilannekeskuksen avulla virtuaalinen tilannehuone kulkee aina mukanasi ajasta ja paikasta riippumatta. Tilannekeskus toimii mobiililaitteella ja selaimella ja soveltuu käytettäväksi tilannehuoneen tai valvomon näyttöseinällä.
Tarkastuslistojen avulla voit digitalisoida esimerkiksi kriisitilanteiden toimenpidekortit Secappiin. Jokaiseen hälytykseen voidaan liittää oma Tarkastuslistansa. Se auttaa hälytyksen vastaanottajia hahmottamaan heti tarkalleen, mitä tehtäviä kunkin pitää suorittaa ja raportoida. Useampi henkilö voi täyttää Tarkastuslistaa samanaikaisesti, ja hälytystilanteeseen osallistujat ja tilanteen johto voivat seurata listan täyttymistä reaaliajassa.
Näin se toimii
Vie toimenpidekortit Secappiin. Siirrä organisaatiosi toimenpidekortit digitaalisten Tarkastuslistojen muotoon – täytä vain minuuteissa korttien sisältö erilaisiin tietokenttiin kuten otsikoihin, sisällysluetteloon, tekstikenttiin ja kyllä/ei kysymyksiin. Lisää Tarkastuslistoihin toimintaohjeet siitä, mitä toimenpiteitä kenenkin tarvitsee suorittaa erilaisten hätä-, kriisi- tai poikkeustilanteiden sattuessa. Tarkastuslistat ovat heti valmiina tarvittaessa, eikä arvokasta aikaa kulu sen miettimiseen, mistä paperiset dokumentit tai erilliset toimintaohjeita sisältävät tiedostot löytyvät. Samalla edistät organisaatiosi varautumista ja reagointikykyä erilaisiin tilanteisiin huomattavasti.
Esimerkiksi seuraavat toimenpidekortteihin sisältyvät asiat voidaan siirtää kätevästi digitaaliseen muotoon Secappiin:
Toimenpiteistä, faktoista, olettamista ja viestinnästä voidaan pitää Secappissa kirjaa esimerkiksi seuraavanlaisten kyllä/ei-kysymysten ja tekstikenttien avulla. Secapp tallentaa vastausten lisäksi automaattisesti tiedon siitä, kuka on muokannut vastauksia ja milloin.
Määrittele vastaanottajat, roolit ja vastuut etukäteen. Voit määritellä Tarkastuslistoihin ja lähetettäviin viestipohjiin etukäteen, mikä tehtävä on kenenkin vastuulla poikkeustilanteen sattuessa – esimerkiksi mikä tehtävä kuuluu turvallisuusvastaavalle tai ensiapukoulutuksen käyneelle. Näin oikeat henkilöt voivat ryhtyä heti toimiin ja kaikki myös hahmottavat kokonaiskuvan siitä, mitä muut tekevät.
Eri henkilöiden roolit kriisitilanteessa voidaan merkitä Secappiin esimerkiksi seuraavalla tavalla:
Hälytä. Kun jotain tapahtuu – esimerkiksi hätätilanne tai poikkeama havaitaan – voit valmiin viestipohjan avulla lähettää ennalta määritellyille vastaanottajille hälytyksen, johon on liitetty suoritettavat toimenpiteet Tarkastuslistan muodossa. Voit myös yhdistää viestipohjan esimerkiksi Secappin OneClick-painikkeeseen, jolloin koko hälytysprosessi käynnistyy vain yhdellä napin painalluksella.
Hälytys näyttää mobiilinäkymässä seuraavalta:
Seuraa reaaliajassa. Kaikki vastaanottajat pystyvät seuraamaan reaaliajassa sitä, mitä toimenpiteitä ollaan jo suoritettu ja mitä tehdään seuraavaksi.
Tarkastele toimenpiteitä jälkikäteen. Kaikki toimenpiteet tallentuvat järjestelmään, joten voit tarkastella tapahtumien kulkua myös tilanteen jälkeen. Halutessasi saat Secappista raportit kaikista tilanteista halutulta aikaväliltä ja ne voidaan muuntaa automaattisesti esimerkiksi PDF-tiedostoiksi, jotka on helppo jakaa eteenpäin. Toimenpiteiden tallentumisesta on hyötyä, jos esimerkiksi myöhemmin tulee tarve todistaa mitä tilanteen aikana tehtiin ja toimittiinko siinä asianmukaisesti. Lisäksi se mahdollistaa sisäisen toiminnan kehittämisen – mikä onnistui ja mikä ei, mitä kannattaisi parantaa ja mikä taas toimii.
Jaa tietoa. Jokaiseen Secapp-hälytykseen voidaan liittää oma Chat-keskustelu ja Meet-videokokous, joiden välityksellä hälytyksen osalliset voivat jakaa esimerkiksi tilannepäivityksiä tekstin, kuvien, videoiden, äänipuheluiden, tiedostojen tai videopuheluiden muodossa.
Secappin virtuaalinen Tilannekeskus mahdollistaa reaaliaikaisen toimenpiteiden koordinoinnin ja tarjoaa yhteistyövälineet, joiden avulla henkilöt ja ryhmät voivat suorittaa tehtäviä samanaikaisesti ja jakaa tietoa kriisi- ja poikkeustilanteiden aikana. Secappin Tilannekeskuksen avulla virtuaalinen tilannehuone kulkee aina mukanasi ajasta ja paikasta riippumatta. Tilannekeskus toimii mobiililaitteella ja selaimella ja soveltuu käytettäväksi tilannehuoneen tai valvomon näyttöseinällä.
Tarkastuslistojen avulla voit digitalisoida esimerkiksi kriisitilanteiden toimenpidekortit Secappiin. Jokaiseen hälytykseen voidaan liittää oma Tarkastuslistansa. Se auttaa hälytyksen vastaanottajia hahmottamaan heti tarkalleen, mitä tehtäviä kunkin pitää suorittaa ja raportoida. Useampi henkilö voi täyttää Tarkastuslistaa samanaikaisesti, ja hälytystilanteeseen osallistujat ja tilanteen johto voivat seurata listan täyttymistä reaaliajassa.
Näin se toimii
Vie toimenpidekortit Secappiin. Siirrä organisaatiosi toimenpidekortit digitaalisten Tarkastuslistojen muotoon – täytä vain minuuteissa korttien sisältö erilaisiin tietokenttiin kuten otsikoihin, sisällysluetteloon, tekstikenttiin ja kyllä/ei kysymyksiin. Lisää Tarkastuslistoihin toimintaohjeet siitä, mitä toimenpiteitä kenenkin tarvitsee suorittaa erilaisten hätä-, kriisi- tai poikkeustilanteiden sattuessa. Tarkastuslistat ovat heti valmiina tarvittaessa, eikä arvokasta aikaa kulu sen miettimiseen, mistä paperiset dokumentit tai erilliset toimintaohjeita sisältävät tiedostot löytyvät. Samalla edistät organisaatiosi varautumista ja reagointikykyä erilaisiin tilanteisiin huomattavasti.
Esimerkiksi seuraavat toimenpidekortteihin sisältyvät asiat voidaan siirtää kätevästi digitaaliseen muotoon Secappiin:
Toimenpiteistä, faktoista, olettamista ja viestinnästä voidaan pitää Secappissa kirjaa esimerkiksi seuraavanlaisten kyllä/ei-kysymysten ja tekstikenttien avulla. Secapp tallentaa vastausten lisäksi automaattisesti tiedon siitä, kuka on muokannut vastauksia ja milloin.
Määrittele vastaanottajat, roolit ja vastuut etukäteen. Voit määritellä Tarkastuslistoihin ja lähetettäviin viestipohjiin etukäteen, mikä tehtävä on kenenkin vastuulla poikkeustilanteen sattuessa – esimerkiksi mikä tehtävä kuuluu turvallisuusvastaavalle tai ensiapukoulutuksen käyneelle. Näin oikeat henkilöt voivat ryhtyä heti toimiin ja kaikki myös hahmottavat kokonaiskuvan siitä, mitä muut tekevät.
Eri henkilöiden roolit kriisitilanteessa voidaan merkitä Secappiin esimerkiksi seuraavalla tavalla:
Hälytä. Kun jotain tapahtuu – esimerkiksi hätätilanne tai poikkeama havaitaan – voit valmiin viestipohjan avulla lähettää ennalta määritellyille vastaanottajille hälytyksen, johon on liitetty suoritettavat toimenpiteet Tarkastuslistan muodossa. Voit myös yhdistää viestipohjan esimerkiksi Secappin OneClick-painikkeeseen, jolloin koko hälytysprosessi käynnistyy vain yhdellä napin painalluksella.
Hälytys näyttää mobiilinäkymässä seuraavalta:
Seuraa reaaliajassa. Kaikki vastaanottajat pystyvät seuraamaan reaaliajassa sitä, mitä toimenpiteitä ollaan jo suoritettu ja mitä tehdään seuraavaksi.
Tarkastele toimenpiteitä jälkikäteen. Kaikki toimenpiteet tallentuvat järjestelmään, joten voit tarkastella tapahtumien kulkua myös tilanteen jälkeen. Halutessasi saat Secappista raportit kaikista tilanteista halutulta aikaväliltä ja ne voidaan muuntaa automaattisesti esimerkiksi PDF-tiedostoiksi, jotka on helppo jakaa eteenpäin. Toimenpiteiden tallentumisesta on hyötyä, jos esimerkiksi myöhemmin tulee tarve todistaa mitä tilanteen aikana tehtiin ja toimittiinko siinä asianmukaisesti. Lisäksi se mahdollistaa sisäisen toiminnan kehittämisen – mikä onnistui ja mikä ei, mitä kannattaisi parantaa ja mikä taas toimii.
Jaa tietoa. Jokaiseen Secapp-hälytykseen voidaan liittää oma Chat-keskustelu ja Meet-videokokous, joiden välityksellä hälytyksen osalliset voivat jakaa esimerkiksi tilannepäivityksiä tekstin, kuvien, videoiden, äänipuheluiden, tiedostojen tai videopuheluiden muodossa.
