Suomen Yhteisverkot (SYV) on DNA:n ja Telian omistama telealan toimija, joka hallitsee, ylläpitää ja kehittää tukiasemaverkostoja erityisesti Pohjois- ja Itä-Suomen alueella. Toiminnassa tärkeää on tehokas tiedonhallinta ja dokumentointi, mikä on kriittistä verkon ylläpidon, asennusten ja tarkastusten sujuvuudelle. SYV on käyttänyt Secappia yrityksen perustamisesta saakka, ja se on kehittynyt tärkeäksi työkaluksi töiden dokumentoinnissa.
Secappissa kohteiden tiedot ovat helposti niitä tarvitsevien saatavilla
”Hyvä dokumentointi takaa sen, että tärkeät kohteisiin liittyvät tiedot ja kuvat ovat helposti saatavilla kaikille niitä tarvitseville osapuolille, olivat he sitten SYVin omia työntekijöitä tai alihankkijoita,” kertoo SYVin Rakennuttamispäällikkö Juha Truhponen.
– SYVillä on Secappilta kehitetty palvelu, niin, että he voivat tarpeen tullen räätälöidä järjestelmää omien tarpeiden mukaisesti ketteröittämään toimintaa, Truhponen kertoo.
Työpaketit helpottavat alihankkijoiden työtä
Yksi suurimmista eduista SYVin Secappin käytössä on dokumentoinnin työpaketit, jotka mahdollistavat alihankkijoiden dokumentoinnin huomattavasti sujuvammaksi. Koska dokumentointi SYVillä on laajaa, työpaketeilla voidaan kohdistaa dokumentointi myös kohteiden osa-alueisiin.
– Koko kohteen dokumentointi on hyvinkin laaja, mutta työpaketeilla voidaan kohdistaa vain ne dokumentaation osat, jotka ovat olennaisia kyseisen tehtävän suorittamisessa, Truhponen kertoo. Tekijä näkee vain ne kentät, jotka ovat kyseisessä työssä olennaisia tai pakollisia täytettäväksi. Se tekee loppudokumentoinnin paljon selkeämmäksi.
Loppudokumentointi onnistuu myös suoraan kohteelta puhelimella, ja tiedot tallentuvat automaattisesti osaksi laajempaa dokumentaatiota juuri sille tarkoitetulle paikalle. Näin ei tarvitse enää tehdä erillisiä kirjauksia myöhemmin toimistolla. ”Secappin mobiilin-työpaketin ansiosta homma on hoidettu, kun kohteelta on lähdetty ja tämä nopeuttaa loppudokumentointia ja helpottaa myös tarkastusta,” Truhponen sanoo.
Secapp auttaa pitämään dokumentoinnin ja siihen liittyvän viestinnän koossa sekä vähentää tiedon pirstoutumista
Dokumentoinnin lisäksi SYV käyttää Secappin viestipohjia ja keskustelua ikäänkuin reaaliaikaisena muistiona. Se on osoittautunut erittäin näppäräksi tavaksi kirjata asioita muistiin. Kaikki tarvittava tieto löytyy samasta paikasta ja on heti tarvittavien henkilöiden saatavilla.
– Muistiota varten on tehnyt valmiit viestipohjat, joita toki voi myös tarpeen mukaan muokata. Käytännössä muistio on Secapp-viesti ja siihen liittyvä keskustelu. Viestipohjaan on etukäteen valittu vastaanottajiksi tiimin jäsenet. Käyttäjän tarvitsee vain valita viestiin kohde, joka on jo olemassa Secappin dokumentointipuolella, kertoo Truhponen.
Kohteella ollessaan työntekijä voi helposti kirjata ylös myös tärkeitä huomioita tai lisätä keskusteluun kuvia, ääntä tai videota. Kun kaikki tiimin jäsenet ovat automaattisesti mukana muistion keskustelussa, hekin pysyvät ajan tasalla.
– Kaikki osapuolet voivat seurata keskustelua ja lisätä siihen huomioitaan reaaliajassa, Truhponen kertoo. Muistio pitää kohteen kaiken viestinnän ja dokumentaation tiiviisti yhdessä paikassa, mikä vähentää tiedonkulun pirstoutumista eri kanaviin.
Secappin dokumentoinnin kautta on mahdollisuus tuottaa valmiita raportteja suoraan järjestelmästä. Kun kaikki kohteen tiedot on syötetty järjestelmään, Secappista voi luoda automaattisesti halutun muotoisen raportin. ”Tämänkään osalta ei tarvitse kirjoittaa asioita erikseen uudelleen. Säästyy työtä ja aikaa,” Truhponen summaa.
Secappin käyttöä osana työprosesseja kehitetään jatkuvasti
SYV on ollut erittäin tyytyväinen yhteistyöhön Secappin kanssa. ”Secappin tukipalvelut ovat erinomaisia ja yhteistyö on sujunut erittäin hyvin. Olemme pystyneet tekemään merkittäviä muutoksia dokumentoinnin prosesseihimme heidän avullaan,” Truhponen kertoo.
Yhtenä tulevaisuuden kehitysnäkymänä on Secappin viestinnän, tiketöinnin ja hälyttämisen laajempi hyödyntäminen dokumentoinnin lisäksi.
SYV näkee Secappin tärkeänä osana työprosessejaan myös tulevaisuudessa. Dokumentoinnin ja viestinnän yhdistäminen yhteen järjestelmään on tuonut merkittäviä hyötyjä sekä ajansäästöä että tiedonkulun parantumista. Mobiilisti täytettävät työpaketit ovat tuoneet ketteryyttä toimintaan.
”Suosittelemme Secappia ehdottomasti muillekin. Se on paljon muutakin kuin hälytys- ja viestintäjärjestelmä – se on tehokas työkalu myös dokumentointiin,” tiivistää Truhponen SYVin kokemuksia Secappista.
Tutustu myös:
Secappin ratkaisu kohteiden ja laitteiden hallintaan
Secapp kriittiseen infrastruktuuriin
Suomen Yhteisverkot (SYV) on DNA:n ja Telian omistama telealan toimija, joka hallitsee, ylläpitää ja kehittää tukiasemaverkostoja erityisesti Pohjois- ja Itä-Suomen alueella. Toiminnassa tärkeää on tehokas tiedonhallinta ja dokumentointi, mikä on kriittistä verkon ylläpidon, asennusten ja tarkastusten sujuvuudelle. SYV on käyttänyt Secappia yrityksen perustamisesta saakka, ja se on kehittynyt tärkeäksi työkaluksi töiden dokumentoinnissa.
Secappissa kohteiden tiedot ovat helposti niitä tarvitsevien saatavilla
”Hyvä dokumentointi takaa sen, että tärkeät kohteisiin liittyvät tiedot ja kuvat ovat helposti saatavilla kaikille niitä tarvitseville osapuolille, olivat he sitten SYVin omia työntekijöitä tai alihankkijoita,” kertoo SYVin Rakennuttamispäällikkö Juha Truhponen.
– SYVillä on Secappilta kehitetty palvelu, niin, että he voivat tarpeen tullen räätälöidä järjestelmää omien tarpeiden mukaisesti ketteröittämään toimintaa, Truhponen kertoo.
Työpaketit helpottavat alihankkijoiden työtä
Yksi suurimmista eduista SYVin Secappin käytössä on dokumentoinnin työpaketit, jotka mahdollistavat alihankkijoiden dokumentoinnin huomattavasti sujuvammaksi. Koska dokumentointi SYVillä on laajaa, työpaketeilla voidaan kohdistaa dokumentointi myös kohteiden osa-alueisiin.
– Koko kohteen dokumentointi on hyvinkin laaja, mutta työpaketeilla voidaan kohdistaa vain ne dokumentaation osat, jotka ovat olennaisia kyseisen tehtävän suorittamisessa, Truhponen kertoo. Tekijä näkee vain ne kentät, jotka ovat kyseisessä työssä olennaisia tai pakollisia täytettäväksi. Se tekee loppudokumentoinnin paljon selkeämmäksi.
Loppudokumentointi onnistuu myös suoraan kohteelta puhelimella, ja tiedot tallentuvat automaattisesti osaksi laajempaa dokumentaatiota juuri sille tarkoitetulle paikalle. Näin ei tarvitse enää tehdä erillisiä kirjauksia myöhemmin toimistolla. ”Secappin mobiilin-työpaketin ansiosta homma on hoidettu, kun kohteelta on lähdetty ja tämä nopeuttaa loppudokumentointia ja helpottaa myös tarkastusta,” Truhponen sanoo.
Secapp auttaa pitämään dokumentoinnin ja siihen liittyvän viestinnän koossa sekä vähentää tiedon pirstoutumista
Dokumentoinnin lisäksi SYV käyttää Secappin viestipohjia ja keskustelua ikäänkuin reaaliaikaisena muistiona. Se on osoittautunut erittäin näppäräksi tavaksi kirjata asioita muistiin. Kaikki tarvittava tieto löytyy samasta paikasta ja on heti tarvittavien henkilöiden saatavilla.
– Muistiota varten on tehnyt valmiit viestipohjat, joita toki voi myös tarpeen mukaan muokata. Käytännössä muistio on Secapp-viesti ja siihen liittyvä keskustelu. Viestipohjaan on etukäteen valittu vastaanottajiksi tiimin jäsenet. Käyttäjän tarvitsee vain valita viestiin kohde, joka on jo olemassa Secappin dokumentointipuolella, kertoo Truhponen.
Kohteella ollessaan työntekijä voi helposti kirjata ylös myös tärkeitä huomioita tai lisätä keskusteluun kuvia, ääntä tai videota. Kun kaikki tiimin jäsenet ovat automaattisesti mukana muistion keskustelussa, hekin pysyvät ajan tasalla.
– Kaikki osapuolet voivat seurata keskustelua ja lisätä siihen huomioitaan reaaliajassa, Truhponen kertoo. Muistio pitää kohteen kaiken viestinnän ja dokumentaation tiiviisti yhdessä paikassa, mikä vähentää tiedonkulun pirstoutumista eri kanaviin.
Secappin dokumentoinnin kautta on mahdollisuus tuottaa valmiita raportteja suoraan järjestelmästä. Kun kaikki kohteen tiedot on syötetty järjestelmään, Secappista voi luoda automaattisesti halutun muotoisen raportin. ”Tämänkään osalta ei tarvitse kirjoittaa asioita erikseen uudelleen. Säästyy työtä ja aikaa,” Truhponen summaa.
Secappin käyttöä osana työprosesseja kehitetään jatkuvasti
SYV on ollut erittäin tyytyväinen yhteistyöhön Secappin kanssa. ”Secappin tukipalvelut ovat erinomaisia ja yhteistyö on sujunut erittäin hyvin. Olemme pystyneet tekemään merkittäviä muutoksia dokumentoinnin prosesseihimme heidän avullaan,” Truhponen kertoo.
Yhtenä tulevaisuuden kehitysnäkymänä on Secappin viestinnän, tiketöinnin ja hälyttämisen laajempi hyödyntäminen dokumentoinnin lisäksi.
SYV näkee Secappin tärkeänä osana työprosessejaan myös tulevaisuudessa. Dokumentoinnin ja viestinnän yhdistäminen yhteen järjestelmään on tuonut merkittäviä hyötyjä sekä ajansäästöä että tiedonkulun parantumista. Mobiilisti täytettävät työpaketit ovat tuoneet ketteryyttä toimintaan.
”Suosittelemme Secappia ehdottomasti muillekin. Se on paljon muutakin kuin hälytys- ja viestintäjärjestelmä – se on tehokas työkalu myös dokumentointiin,” tiivistää Truhponen SYVin kokemuksia Secappista.
