Varautuminen on noussut yhä useamman organisaation johdon agendalle. Suunnitelmia laaditaan, vastuita määritellään ja teknologioita otetaan käyttöön. Häiriötilanteisiin halutaan olla valmiita, oli kyse sitten turvallisuusuhasta, kyberhyökkäyksestä tai muusta poikkeustilanteesta.
Mutta todellinen kysymys kuuluu: onko suunnitelmia testattu käytännössä? Ovatko harjoitukset osa organisaation varautumista?
Monessa organisaatiossa toimintamallit tunnetaan teoriassa hyvin. Ne voivat olla kirjattuina ohjeisiin, joissa on myös kuvattu roolitus eri skenaarioihin. Silti niitä ei ole välttämättä koskaan viety läpi aidon kaltaisessa, paineistetussa tilanteessa.
Erityisesti viestinnän osalta tämä korostuu:
- Tavoitetaanko oikeat ihmiset?
- Toimivatko hälytykset?
- Syntyykö kenellekään reaaliaikaista tilannekuvaa?
Secappin hälyttämisen ja tiedottamisen toiminnot mahdollistavat kaiken edellä mainitun, kunhan pohjatyö on tehty huolella ja toimintamalli poikkeustilanteen varalle rakennettu organisaation tarpeisiin sopivaksi. Secapp mukana harjoituksessa -palvelu on kehitetty varmistamaan, että Secappin käyttö tulee osaksi harjoitusta suunnitelmallisesti ja käytännönläheisesti.
Secapp mukana harjoituksessa -palvelu tarjoaa tukea suunnitteluun ja purkuun
Kun organisaatio suunnittelee esimerkiksi evakuointi- tai kyberharjoitusta, Secapp voi tulla mukaan tukemaan harjoituksen valmistelua ja purkua.
Käytännössä suurin työ tehdään ennen harjoitusta. Yhdessä asiakkaan kanssa käydään läpi:
- miten Secappia on tarkoitus käyttää harjoituksessa
- ovatko hälytyspohjat kunnossa
- onko oikeat kohderyhmät määritelty
- kuka lähettää viestin ja kenelle
- hyödynnetäänkö kaikkia tarvittavia toiminnallisuuksia.
“Useimmiten harjoituksen sisältö on asiakkaalla jo hyvin mietittynä. Meidän roolimme on varmistaa, että Secapp tukee sitä niin selkeästi, ettei tositilanteessa tarvitse enää miettiä, miten järjestelmä toimii”, Secappin Customer Success Managerit Tero Koivikko ja Janne Hänninen kuvaavat.
Yhteinen suunnittelu nostaa usein esiin asioita, joita organisaatio ei olisi itse tullut ajatelleeksi. Harjoituksen sisältö voi olla selkeä, mutta Secappin rooli siinä vielä hahmottumatta. Valmistelussa voidaan huomata esimerkiksi, että viestipohja kaipaa tarkennusta, kohderyhmä on liian kapea tai jokin hyödyllinen toiminnallisuus on jäänyt hyödyntämättä.
Harjoituksen toteuttaa aina organisaatio itse. Secappin asiantuntijat voivat olla mukana paikan päällä tai etäyhteyden päässä, jos käyttöön liittyy kysymyksiä tai teknisiä haasteita.
Case-esimerkki 1: Evakuointiharjoitus oppilaitoksessa
Oppilaitos valmistautuu koko henkilöstön ja opiskelijat kattavaan poistumisharjoitukseen. Harjoitus on osa vuosittaista turvallisuussuunnitelmaa, ja Secapp on ollut organisaatiossa käytössä jo jonkin aikaa. Secappia ei kuitenkaan ole vielä kertaakaan otettu osaksi harjoitustilannetta ja pääkäyttäjä haluaa varmistaa, että järjestelmä toimii kuin on ajateltu ja kaikki asianosaiset osaavat käyttää sitä.
Valmisteluvaiheessa käydään yhdessä läpi, miten hälytys toteutetaan Secappilla. Samalla huomataan, että:
- yksi henkilöstöryhmä puuttuu kohderajauksesta
- viestipohjassa ei ole selkeää toimintaohjetta vastaanottajille
- OK/NOK-vastauksia ei ole aiemmin hyödynnetty tilannekuvan muodostamiseen.
Viestipohjaa täsmennetään, kohderyhmä päivitetään ja harjoituksen kulku käydään läpi vielä kerran.
Harjoituksen aikana hälytys lähtee suunnitellusti. Vastaukset alkavat kertyä, ja vastuuhenkilöt näkevät reaaliaikaisesti, ketkä ovat kuitanneet viestin.
Harjoituksen purussa todetaan, että teknisesti kaikki toimi, mutta osa henkilöstöstä kaipaa vielä lisää varmuutta sovelluksen käyttöön. Sovitaan lyhyt kertauskoulutus ja viestipohjan hienosäätö. Ilman harjoitusta nämä kehityskohteet olisivat saattaneet jäädä huomaamatta.
Case-esimerkki 2: Kyberhyökkäysharjoitus teollisuusyrityksessä
Teollisuusyrityksen IT- ja kybertiimi harjoittelee tilannetta, jossa keskeiset viestintä- ja yhteistyöjärjestelmät eivät ole käytettävissä. Secapp on ollut organisaatiossa käytössä jo pidempään, mutta sitä ei ole aiemmin testattu tilanteessa, jossa pääviestintäkanavat ovat samanaikaisesti alhaalla.
Valmistelussa käydään läpi:
- kuka käynnistää hälytyksen
- miten viestit priorisoidaan
- ketkä kutsutaan mukaan tilanteen hallintaan
- miten tilannekuva muodostetaan.
Yhteisessä suunnittelussa huomataan, että kriisiryhmän ulkopuolella on myös muita toimijoita, jotka olisi hyvä tavoittaa nopeasti. Kohderajauksia laajennetaan ja viestipohjia selkeytetään. Lisäksi tarkennetaan, siirrytäänkö hälytyksen jälkeen käyttämään Secappin chat-toimintoja vai avaamaan Secapp Meet videokokous suoraan sovelluksen kautta kriisiryhmän kesken.
Harjoituksen aikana hälytys käynnistyy suunnitellusti ja kriisiryhmä siirtyy käyttämään Secappia tilanteen koordinointiin. Viestintä toimii, mutta purussa huomataan, että tilannepäivitysten vastuutusta voidaan vielä tarkentaa: kuka antaa päivitykset ja millä aikavälillä.
Harjoitus tuo varmuutta siihen, että viestintä ei ole yhden kanavan varassa – ja että Secappin käyttöön liittyvät roolit ja vastuut ovat selkeät ennen todellista tilannetta.
Case-esimerkki 3: UPS-harjoitus kriittisen infran alueella
Kriittisen infran toimija osallistuu ulkoisen pelastussuunnitelman (UPS) mukaiseen harjoitukseen. Mukana ovat pelastusviranomaiset, poliisi sekä muita alueen toimijoita.
Harjoituksen taustalla on organisaatioiden välisen viestinnän varmistaminen. Aiemmissa tilanteissa on havaittu, ettei pelkkiin puhelinyhteyksiin nojaaminen ole riittävän toimintavarma ratkaisu.
Tämän havainnon jälkeen organisaatiossa on otettu käyttöön Secapp varmistamaan viestinnän jatkuvuutta ja tavoitettavuutta myös poikkeustilanteissa. Koska viestintä ylittää organisaatiorajat ja koskettaa useita toimijoita, on tärkeää harjoitella Secappin käyttöä nimenomaan osana UPS-harjoitusta.
Valmistelussa käydään läpi:
- miten eri organisaatiot tavoitetaan
- miten vastuut ja roolit näkyvät viestinnässä
- millä tavalla tilannekuvaa jaetaan eri toimijoiden kesken
- miten varmistetaan, ettei viestintä ole yhden yhteyskanavan varassa.
Yhteisessä suunnittelussa huomataan, että eri toimijoiden yhteystiedot ja ryhmittely vaativat tarkennusta. Samalla määritellään selkeä toimintamalli:, kuka käynnistää viestinnän ja miten tilannetietoa jaetaan kaikkien harjoituksen osallistuneiden kesken.
Harjoituksen aikana viestintä toimii suunnitellusti, ja tilannekuva saadaan jaettua usealle toimijalle samanaikaisesti. Purussa todetaan, että Secapp tuo kaivattua varmuutta erityisesti tilanteisiin, joissa useampi organisaatio toimii yhdessä.
Harjoitus paljastaa sen, mikä muuten jäisi huomaamatta
Olipa kyse oppilaitoksesta, teollisuusyrityksestä tai kriittisen infran toimijasta, yhteinen nimittäjä on sama: harjoitus tekee näkyväksi ne kohdat, jotka muuten jäisivät helposti huomaamatta. Usein kyse ei ole suurista puutteista, vaan tarkennuksista – kohderyhmästä, viestipohjasta, vastuunjaosta tai tilannekuvan muodostamisesta.
Secapp mukana harjoituksessa -palvelun ydin on siinä, että organisaatio saa Secappiin erikoistuneen asiantuntijan näkemyksen oman harjoituksensa tueksi. Palvelu sisältää valmistautumisen, harjoituksen seurannan, raportin keskeisistä havainnoista sekä yhteisen purun, jossa käydään läpi jatkotoimenpiteet.
– Harjoittelu tuo varmuutta – ei siksi, että kaikki menisi täydellisesti, vaan siksi että tiedetään, mitä pitää vielä kehittää, Koivikko ja Hänninen kiteyttävät.
Harjoituksen jälkeen organisaatiolla on selkeämpi kuva siitä, miten järjestelmä tukee toimintaa ja mitä kannattaa vielä kehittää. Harjoituksessa tunnistetut kehityskohteet priorisoidaan ja niitä lähdetään edistämään vaiheittain yhdessä Secappin asiantuntijan kanssa. Se voi tarkoittaa lisäkoulutusta, uusien käyttötapojen käyttöönottoa tai seuraavan harjoituksen suunnittelua.
Suunnitteletteko harjoitusta?
Jos organisaatiossanne on tulossa turvallisuuteen ja varautumiseen liittyvä harjoitus – tai jos haluatte varmistaa, että Secappin käyttö toimii suunnitellusti poikkeustilanteessa – Secapp mukana harjoituksessa -palvelu tarjoaa siihen käytännönläheistä tukea.
Varautuminen on noussut yhä useamman organisaation johdon agendalle. Suunnitelmia laaditaan, vastuita määritellään ja teknologioita otetaan käyttöön. Häiriötilanteisiin halutaan olla valmiita, oli kyse sitten turvallisuusuhasta, kyberhyökkäyksestä tai muusta poikkeustilanteesta.
Mutta todellinen kysymys kuuluu: onko suunnitelmia testattu käytännössä? Ovatko harjoitukset osa organisaation varautumista?
Monessa organisaatiossa toimintamallit tunnetaan teoriassa hyvin. Ne voivat olla kirjattuina ohjeisiin, joissa on myös kuvattu roolitus eri skenaarioihin. Silti niitä ei ole välttämättä koskaan viety läpi aidon kaltaisessa, paineistetussa tilanteessa.
Erityisesti viestinnän osalta tämä korostuu:
- Tavoitetaanko oikeat ihmiset?
- Toimivatko hälytykset?
- Syntyykö kenellekään reaaliaikaista tilannekuvaa?
Secappin hälyttämisen ja tiedottamisen toiminnot mahdollistavat kaiken edellä mainitun, kunhan pohjatyö on tehty huolella ja toimintamalli poikkeustilanteen varalle rakennettu organisaation tarpeisiin sopivaksi. Secapp mukana harjoituksessa -palvelu on kehitetty varmistamaan, että Secappin käyttö tulee osaksi harjoitusta suunnitelmallisesti ja käytännönläheisesti.
Secapp mukana harjoituksessa -palvelu tarjoaa tukea suunnitteluun ja purkuun
Kun organisaatio suunnittelee esimerkiksi evakuointi- tai kyberharjoitusta, Secapp voi tulla mukaan tukemaan harjoituksen valmistelua ja purkua.
Käytännössä suurin työ tehdään ennen harjoitusta. Yhdessä asiakkaan kanssa käydään läpi:
- miten Secappia on tarkoitus käyttää harjoituksessa
- ovatko hälytyspohjat kunnossa
- onko oikeat kohderyhmät määritelty
- kuka lähettää viestin ja kenelle
- hyödynnetäänkö kaikkia tarvittavia toiminnallisuuksia.
“Useimmiten harjoituksen sisältö on asiakkaalla jo hyvin mietittynä. Meidän roolimme on varmistaa, että Secapp tukee sitä niin selkeästi, ettei tositilanteessa tarvitse enää miettiä, miten järjestelmä toimii”, Secappin Customer Success Managerit Tero Koivikko ja Janne Hänninen kuvaavat.
Yhteinen suunnittelu nostaa usein esiin asioita, joita organisaatio ei olisi itse tullut ajatelleeksi. Harjoituksen sisältö voi olla selkeä, mutta Secappin rooli siinä vielä hahmottumatta. Valmistelussa voidaan huomata esimerkiksi, että viestipohja kaipaa tarkennusta, kohderyhmä on liian kapea tai jokin hyödyllinen toiminnallisuus on jäänyt hyödyntämättä.
Harjoituksen toteuttaa aina organisaatio itse. Secappin asiantuntijat voivat olla mukana paikan päällä tai etäyhteyden päässä, jos käyttöön liittyy kysymyksiä tai teknisiä haasteita.
Case-esimerkki 1: Evakuointiharjoitus oppilaitoksessa
Oppilaitos valmistautuu koko henkilöstön ja opiskelijat kattavaan poistumisharjoitukseen. Harjoitus on osa vuosittaista turvallisuussuunnitelmaa, ja Secapp on ollut organisaatiossa käytössä jo jonkin aikaa. Secappia ei kuitenkaan ole vielä kertaakaan otettu osaksi harjoitustilannetta ja pääkäyttäjä haluaa varmistaa, että järjestelmä toimii kuin on ajateltu ja kaikki asianosaiset osaavat käyttää sitä.
Valmisteluvaiheessa käydään yhdessä läpi, miten hälytys toteutetaan Secappilla. Samalla huomataan, että:
- yksi henkilöstöryhmä puuttuu kohderajauksesta
- viestipohjassa ei ole selkeää toimintaohjetta vastaanottajille
- OK/NOK-vastauksia ei ole aiemmin hyödynnetty tilannekuvan muodostamiseen.
Viestipohjaa täsmennetään, kohderyhmä päivitetään ja harjoituksen kulku käydään läpi vielä kerran.
Harjoituksen aikana hälytys lähtee suunnitellusti. Vastaukset alkavat kertyä, ja vastuuhenkilöt näkevät reaaliaikaisesti, ketkä ovat kuitanneet viestin.
Harjoituksen purussa todetaan, että teknisesti kaikki toimi, mutta osa henkilöstöstä kaipaa vielä lisää varmuutta sovelluksen käyttöön. Sovitaan lyhyt kertauskoulutus ja viestipohjan hienosäätö. Ilman harjoitusta nämä kehityskohteet olisivat saattaneet jäädä huomaamatta.
Case-esimerkki 2: Kyberhyökkäysharjoitus teollisuusyrityksessä
Teollisuusyrityksen IT- ja kybertiimi harjoittelee tilannetta, jossa keskeiset viestintä- ja yhteistyöjärjestelmät eivät ole käytettävissä. Secapp on ollut organisaatiossa käytössä jo pidempään, mutta sitä ei ole aiemmin testattu tilanteessa, jossa pääviestintäkanavat ovat samanaikaisesti alhaalla.
Valmistelussa käydään läpi:
- kuka käynnistää hälytyksen
- miten viestit priorisoidaan
- ketkä kutsutaan mukaan tilanteen hallintaan
- miten tilannekuva muodostetaan.
Yhteisessä suunnittelussa huomataan, että kriisiryhmän ulkopuolella on myös muita toimijoita, jotka olisi hyvä tavoittaa nopeasti. Kohderajauksia laajennetaan ja viestipohjia selkeytetään. Lisäksi tarkennetaan, siirrytäänkö hälytyksen jälkeen käyttämään Secappin chat-toimintoja vai avaamaan Secapp Meet videokokous suoraan sovelluksen kautta kriisiryhmän kesken.
Harjoituksen aikana hälytys käynnistyy suunnitellusti ja kriisiryhmä siirtyy käyttämään Secappia tilanteen koordinointiin. Viestintä toimii, mutta purussa huomataan, että tilannepäivitysten vastuutusta voidaan vielä tarkentaa: kuka antaa päivitykset ja millä aikavälillä.
Harjoitus tuo varmuutta siihen, että viestintä ei ole yhden kanavan varassa – ja että Secappin käyttöön liittyvät roolit ja vastuut ovat selkeät ennen todellista tilannetta.
Case-esimerkki 3: UPS-harjoitus kriittisen infran alueella
Kriittisen infran toimija osallistuu ulkoisen pelastussuunnitelman (UPS) mukaiseen harjoitukseen. Mukana ovat pelastusviranomaiset, poliisi sekä muita alueen toimijoita.
Harjoituksen taustalla on organisaatioiden välisen viestinnän varmistaminen. Aiemmissa tilanteissa on havaittu, ettei pelkkiin puhelinyhteyksiin nojaaminen ole riittävän toimintavarma ratkaisu.
Tämän havainnon jälkeen organisaatiossa on otettu käyttöön Secapp varmistamaan viestinnän jatkuvuutta ja tavoitettavuutta myös poikkeustilanteissa. Koska viestintä ylittää organisaatiorajat ja koskettaa useita toimijoita, on tärkeää harjoitella Secappin käyttöä nimenomaan osana UPS-harjoitusta.
Valmistelussa käydään läpi:
- miten eri organisaatiot tavoitetaan
- miten vastuut ja roolit näkyvät viestinnässä
- millä tavalla tilannekuvaa jaetaan eri toimijoiden kesken
- miten varmistetaan, ettei viestintä ole yhden yhteyskanavan varassa.
Yhteisessä suunnittelussa huomataan, että eri toimijoiden yhteystiedot ja ryhmittely vaativat tarkennusta. Samalla määritellään selkeä toimintamalli:, kuka käynnistää viestinnän ja miten tilannetietoa jaetaan kaikkien harjoituksen osallistuneiden kesken.
Harjoituksen aikana viestintä toimii suunnitellusti, ja tilannekuva saadaan jaettua usealle toimijalle samanaikaisesti. Purussa todetaan, että Secapp tuo kaivattua varmuutta erityisesti tilanteisiin, joissa useampi organisaatio toimii yhdessä.
Harjoitus paljastaa sen, mikä muuten jäisi huomaamatta
Olipa kyse oppilaitoksesta, teollisuusyrityksestä tai kriittisen infran toimijasta, yhteinen nimittäjä on sama: harjoitus tekee näkyväksi ne kohdat, jotka muuten jäisivät helposti huomaamatta. Usein kyse ei ole suurista puutteista, vaan tarkennuksista – kohderyhmästä, viestipohjasta, vastuunjaosta tai tilannekuvan muodostamisesta.
Secapp mukana harjoituksessa -palvelun ydin on siinä, että organisaatio saa Secappiin erikoistuneen asiantuntijan näkemyksen oman harjoituksensa tueksi. Palvelu sisältää valmistautumisen, harjoituksen seurannan, raportin keskeisistä havainnoista sekä yhteisen purun, jossa käydään läpi jatkotoimenpiteet.
– Harjoittelu tuo varmuutta – ei siksi, että kaikki menisi täydellisesti, vaan siksi että tiedetään, mitä pitää vielä kehittää, Koivikko ja Hänninen kiteyttävät.
Harjoituksen jälkeen organisaatiolla on selkeämpi kuva siitä, miten järjestelmä tukee toimintaa ja mitä kannattaa vielä kehittää. Harjoituksessa tunnistetut kehityskohteet priorisoidaan ja niitä lähdetään edistämään vaiheittain yhdessä Secappin asiantuntijan kanssa. Se voi tarkoittaa lisäkoulutusta, uusien käyttötapojen käyttöönottoa tai seuraavan harjoituksen suunnittelua.
Suunnitteletteko harjoitusta?
Jos organisaatiossanne on tulossa turvallisuuteen ja varautumiseen liittyvä harjoitus – tai jos haluatte varmistaa, että Secappin käyttö toimii suunnitellusti poikkeustilanteessa – Secapp mukana harjoituksessa -palvelu tarjoaa siihen käytännönläheistä tukea.
