Secappin viestiautomaatioon on nyt mahdollista tehdä vastaanottajien osaamisiin perustuvia ehtoja.
Tyypillinen käyttötilanne tälle toiminnolle on tietynlaisista osaajista koostuvan tiimin kokoaminen, esimerkiksi hoitotiimi sairaalassa. Toiminnon käytössä on vain mielikuvitus rajana, sillä erilaisilla ehdoilla ja osaamisten hyödyntämisellä voidaan rakentaa automaatioita hyvin monenlaisiin eri tarpeisiin.
Tämä toiminto löytyy Secappista kohdasta Uusi viesti / Lisäasetukset / Viestiautomaatio & Eskalaatio. Tyyppi-valikosta löytyy nyt uutena:
- Lähetä viestejä ehdollisesti kuittausten ja osaamisten perusteella
Myös aikarajaan sidottuun viestiautomaatioon on lisätty kaksi uutta viestityyppiä:
- Kun ehto täyttyy ennen aikarajaa
- Kun aikaraja täyttyy ennen ehtoa
Toiminnon käyttö
Viestiautomaatioon valitaan etukäteen millaista osaamista tarvitaan ja jatkoviestit voidaan asettaa lähtemään vastaajien osaamisten perusteella.
Aikarajaan ta vastausten määrään sidotuilla viesteillä voidaan kertoa osallistujille sekä viestin lähettäjälle kun haluttu tiimi on kasassa. Lähettäjälle ja viestiin vastanneille voidaan viestiä myös siitä, että tiimiä ei saatu koottua annetussa ajassa, jolloin tiimistä vastaava tietää ottaa käyttöön varasuunnitelman.
Esimerkki: Äkillinen tilanne sairaalassa. Tarvitaan kokoon viiden henkilön hoitotiimi, jossa on mukana yksi ensihoitaja, yksi kirurgi ja yksi anestesiahoitaja. Muilla hoitajilla ei tarvitse olla erityisosaamista.
- Valitse Secappissa Uusi viesti ja käytettävä viestipohja. Tee tarvittaessa muutokset viestiin. Avaa seuraavaksi Lisäasetukset / Viestiautomaatio & Eskalaatio, josta pääset tekemään ehtoja viestiautomaatioon.
- Valitse viestiautomaation tyypiksi Lähetä viestejä ehdollisesti kuittausten ja osaamisten perusteella.
- Tee ehdot kuittauksista ja osaamisista: Vaaditut kuittaukset (OK/NOK) ja Vaaditut osaamiset. Jos samalla henkilöllä on oltava useampi eri osaamisalue, voit osaamisiin valita “kaikki” ja rastia halutut osaamiset – tai valita suoraan kaikki.
- Valitse automaattisesti lähtevät viestit eri tilanteisiin:
- Viesti Ennen kuin ehto on täyttynyt
- Viesti tilanteeseen Kun ehto täyttyy ennen aikarajaa
- Viesti tilanteeseen Kun ehto ja aikaraja täyttyy
- Viesti Kun aikaraja täyttyy ennen ehtoa Ilmoitus viestin lähettäjälle saatiinko tiimi kokoon. Jos tiimiä ei saatu kokoon, tietää lähettäjä etsiä tiimin kokoon muilla keinoin.
Esimerkkitapauksessa viestit voisivat olla kuten kuvassa (alla):
Ennen kuin ehto on täyttynyt: Ne, jotka vastaavat OK, saavat alustavan vastauksen, esimerkiksi “Olet mahdollisesti mukana tiimissä”.
Kun ehto täyttyy ennen aikarajaa: Heti kun kaikki annetut osaamisen ehdot täyttyvät, lähetetään kaikille tiimiin päässeille käyttäjille viesti, tässä esimerkissä “Tiimi koossa. Saa toimia!” Kaikki ehdon täyttäneet ja tiimiin päässeet käyttäjät saavat kyseisen viestin: ensihoitaja, anestesiahoitaja, kirurgi ja kaksi muuta nopeiten OK vastannutta.
Jos joku OK vastanneista täyttää useamman ehdon (esimerkiksi osaamisena anestesiahoitaja ja ensihoitaja), hän voi päästä tiimiin jomman kumman osaamisen perusteella, riippuen, mitä osaamista tarvitaan. Tiimin muiksi jäseniksi voi valikoitua myös toinen anestesia- tai ensihoitaja, sillä kaksi tiimistä voivat olla millä osaamisella tahansa.
Myös alkuperäisen viestin lähettäjälle kannattaa lähettää tiedoksi viesti siitä, että tiimi on saatu kokoon ennen aikarajan täyttymistä.
Kun ehto ja aikaraja täyttyy: Käyttäjille, jotka vastasivat myöhässä tai ei ollenkaan voidaan lähettää esimerkiksi viesti “Tiimi saatiin jo kokoon”. Näiden käyttäjien on hyvä saada tieto ettei heiltä odoteta enää reagointia viestiin.
Kun aikaraja täyttyy ennen ehtoa: Viesti henkilölle, joka yritti saada tiimiä kokoon, mutta se ei onnistunut annetussa aikarajassa. Tämä on tärkeä tieto, jotta viestin lähettäjä tietää siirtyä varasuunnitelmaan ja löytää tiimin muilla keinoin.
