Dokumentaatiotoiminnot

Secappin dokumentaatiotoiminnot (SDO – Secapp DOcumentation, ent. MDO – Mobile DOcumentation) on tarkoitettu kattaviin dokumentointi-, raportointi- ja tiedonhallintatarpeisiin. Ratkaisun viisi päämoduulia antavat mahdollisuuden hallita erilaisten kohteiden ja laitteiden tietoja, tehtäviä, projekteja, kustannuksia sekä liitetiedostoja.

SDO:n viisi moduulia:

1. kohde- ja laitetietojen, 
2. tehtävien, työpakettien ja lomakkeiden, 
3. projektien,
4. kustannusten (hinnastot, tilaukset, lasku, kustannusvaraukset) ja
5. liitetiedostojen

dokumentointi ja hallinta. 

SDO-toimintoja voidaan joko käyttää täysin itsenäisesti, tai kytkeä Secappin viestintä- ja hälytysominaisuuksiin, mikä mahdollistaa esimerkiksi

• Hälytyksen kohdistamisen tietylle kohteelle.
• Tehtävälistojen (lomakkeiden) lisäämisen hälytykseen, jolloin sen kuittaukset ja tehtävien suorittaminen päivittyvät reaaliaikaisesti niille käyttäjille, jotka ovat mukana hälytyksessä.
• Liitetiedostojen, kuten ohjeiden tai toimintakorttien, kokoamisen ja jakamisen helposti hallittavaan näkymään sekä niiden hyödyntämisen mobiilisovelluksessa myös offline-tilassa.

Selainsovelluksen lisäksi Secappin mobiilisovellukset (Android- ja iOS) tukevat moduuleita 2) ja 5). SDO-toimintoja voi käyttää yhden organisaation sisällä tai monitoimijaympäristössä, jossa useat organisaatiot vaihtavat tietoa samoissa näkymissä. Käytettävät moduulit määritellään käyttöönoton yhteydessä, ja niitä voidaan myöhemmin laajentaa tai supistaa.

Kohde- ja laitetietojen hallinta #

Secappin kohteiden ja laitteiden hallinta mahdollistaa ajantasaisen dokumentaation ylläpidon, joten kohteiden elinkaareen liittyvät tiedot (esim. suunnittelu, rakentaminen, operointi, huolto) saadaan keskitettyä yhteen paikkaan. Kohde on yleensä fyysinen kohde, kuten esimerkiksi kiinteistö, tuotantolaitos, laitetila tai vastaava ja järjestelmässä voidaan hallinnoida esimerkiksi tietoja kohteessa sijaitsevista laitteista (ns. laitekortit) ja kalustosta sekä kohteeseen liittyviä ohjeistuksia. 

Kohde- ja laitetietotoiminnot lyhyesti:

• Rakenteen räätälöinti: Käyttäjä voi luoda ja ylläpitää tietorakenteita (esim. kiinteistöt, laitetilat, kalusto) sekä luoda pohjia (templateja), joilla uudet kohteet saadaan yhdenmukaisiksi.
• Vapaasti määriteltävät tietokentät: Tietorakenteeseen liittyvät eri tyyppiset tietokentät (tekstit, kuvat, valintalistat, koordinaatit, liitteet ym.) ovat asiakkaan itsensä muokattavissa käyttöliittymässä.
• Tietojen keskitetty hallinta: Kohteisiin voidaan liittää liitetiedostoja, tehtävälistoja ja kustannustietoja, jolloin saman kohteen kaikki relevantit tiedot löytyvät yhdestä näkymästä.
• Kattava koontinäkymät ja raportointi: Karttanäkymä, massaraportointitoiminnot sekä massapäivitykset helpottavat laajamittaista kohde- ja laitehallintaa joko yksittäisen kohteen osalta tai koko massan osalta kerralla.
• Monipuoliset käyttöoikeudet: Pääkäyttäjä voi määrittää, millä tasolla (esim. tietokenttätaso) yksittäisten käyttäjien on mahdollista nähdä tai muokata tietoja. 

Tehtävien, työpakettien ja lomakkeiden hallinta #

Secappin työpaketit ja lomakkeet antavat joustavan tavan koota ja jäsentää mm. erilaisia työ-, huolto-, asennus- tai auditointitehtäviä sekä ohjeistus- tai tietojenkeruulomakkeita. 

Tehtävien, työpakettien ja lomakkeiden hallinta lyhyesti:

• Työpaketti- ja lomakepohjat: Järjestelmässä voidaan luoda räätälöityjä pohjia eri tarpeisiin, kuten huoltoihin, tarkastuksiin tai auditointeihin. Kukin työpaketti tai lomake sisältää joukon asiakkaan määritettävissä olevia tehtäviä, esim. ”ota kuva laitteesta”, ”valitse asennettu laite”, “valitse tekijä” tai “merkitse valmistumisajankohta”.
• Kohde- tai laitekytkentä: Tehtävät liitetään tavallisesti tiettyyn kohteeseen tai laitteeseen, jolloin on helppo seurata, mihin tietoihin tai sijaintiin tehtävä liittyy.
• Mobiilisovellus ja offline-tuki: Tehtävät voidaan jakaa suoraan mobiilisovellukseen, jossa niitä voidaan suorittaa ja dokumentoida myös offline-tilassa. Tiedot synkronoituvat järjestelmän kanssa, kun verkkoyhteys palautuu.
• Raportointi: Täytetyt työpaketit ja lomakkeet voidaan ladata esim. CSV-, PDF- tai Word-muotoisena raporttina myöhempää käyttöä tai arkistointia varten.

Projektien hallinta #

Secappin projektitoiminnot mahdollistavat useita kohteita sisältävien tehtävä- ja kustannuskokonaisuuksien hallinnan yhtenä laajempana kokonaisuutena.

Projektitoiminnot lyhyesti:

• Kokoava hallintanäkymä: Projektissa voidaan koordinoida ja seurata useampia kohteita ja niihin liittyviä tehtäviä sekä mahdollisia kustannuksia.
• Projektin rakenne: Projektin voi jakaa aliprojekteihin, ja niihin voi liittää tehtäviä, tilauksia tai liitteitä. Tämä helpottaa vaiheittaisten tai laajojen työprosessien hallintaa.
• Yhteenvedot ja aikataulut: Projektikohtaiset näkymät voivat sisältää karttanäkymän, aikataulun, tehtävien tilan / valmistumisasteen seurannan ja yhteenvedon projektin etenemisestä.

Kustannusten hallinta #

Secappin kustannusten hallintatyökalut (hinnastot, tilaukset, laskut ja varaukset) tuovat osto- ja myyntitilausten ja laskutuksen seurannan samaan järjestelmään, jolloin sekä työ- että materiaalikustannukset voidaan kytkeä suoraan tehtäviin, projekteihin ja kohteisiin. Kustannusten hallintatyökalut tukevat myös yritysten välisiä tilaustapahtumia ja niihin liittyvää laskutusta ja raportointia.

Kustannusten hallintatyökalut lyhyesti:

• Hinnastot: Työ- ja materiaalisuoritteiden hinnoittelun hallinta (tarvittaessa toimittaja- ja asiakaskohtaisesti). Hinnastoja voidaan hyväksyttää organisaatioiden välillä ja näin helpottaa tilaus- ja laskutusprosesseja.
• Tilaukset: Organisaatiot voivat hallinnoida järjestelmässä tilauksia pelkästään omasta näkökulmastaan tai tehdä tilauksia toisiltaan järjestelmän kautta. Tilaukset sisältävät tarvittaessa työpaketit (“mitä tehdään ja miten se tulisi dokumentoida”), kohteet (“minne tehdään”) ja mahdolliset laskutettavat suoritteet (“millä perustein työ laskutetaan”).
• Laskut: Järjestelmä tukee sekä tilauksiin perustuvaa että erillisten laskujen luontia ja hyväksyntää. Laskuihin voi liittää suoritteita ja liitetiedostoja.
• Hyväksyntätyökalut: ohjaavat esim. hinnastojen, tilausten ja laskujen käsittelyä, muokkausehdotusten käsittelyä ja niiden käyttöä.
• Varaukset: Kustannusvarauksilla voidaan arvioida ja seurata kohteen tai projektin toistuvia kuluja (esim. vuokrat, sähkö, vesi). Kun toteutuneita kuluja kirjataan, järjestelmä päivittää ennustetta vastaavasti.
• Kokonaisseuranta: Kustannusten hallinnassa on koontinäkymät, joista voi tarkastella sekä osto- että myyntitapahtumia kokonaisuutena tai pureutua yksityiskohtiin kohde- tai projektikohtaisesti.

Keskitetty liitetiedostojen hallinta #

Secappin keskitetty liitteidenhallinta helpottaa erilaisten dokumenttien (esim. ohjeet, kaaviot, raportit, sopimukset) hallintaa, jakelua ja kategorisointia. Liitteitä voidaan hyödyntää sekä selain- että mobiiliversiossa.

Keskitetty liitetiedostojen hallinta lyhyesti:

• Jakelu ja offline-käyttö: Liitteitä voidaan hallinnoida selainversiossa, mutta liitteet voidaan synkronoida myös mobiilisovellukseen, jolloin ne on mahdollista saada käyttöön myös ilman verkkoyhteyttä.
• Käyttöoikeuksien hallinta: Pääkäyttäjä voi määritellä, millä käyttäjillä ja käyttäjäryhmillä on oikeus nähdä, ladata tai muokata mitäkin liitetiedostoja.
• Integraatiot: Liitetiedostojen hallinta sisältää myös Secure File Transfer Protocol (SFTP) -pohjaisen moduulin, jolla voidaan synkronoida tiedostot muista SFTP-pohjaisista tiedostojärjestelmistä ja ladata ne automaattisesti Secappiin, näin edesauttaen sitä, että käytössä olisi aina viimeisimmät versiot eri tiedostoista. Myös muut järjestelmäkohtaiset räätälöidyt integraatiot ovat mahdollisia SFTP-moduulin lisäksi, mutta ne toteutetaan erillisenä kehitystyöprojektina.

Muut tarkentavat lisätiedot #

SDO-toiminnot kuuluvat Secapp-palveluun ja osaksi sen infrastruktuuria. Huomionarvoista on, että vaikka joissain ympäristöissä selaimen käyttöliittymä voi ohjautua erilliseen mdo.fi-alkuiseen osoitteeseen, tämä on normaalia SDO-arkkitehtuuria ja kuuluu samaan kokonaisuuteen.