Onnettomuustutkintakeskus varmistaa tutkintaryhmien viestinnän, tilannekuvan ja dokumentoinnin Secappilla

Onnettomuustutkintakeskuksen työssä nopea reagointi, luotettava tiedonkulku ja tietoturvallinen dokumentointi ovat keskeinen osa tutkinnan onnistumista. Kun tutkintaryhmä lähtee liikkeelle paikkatutkintaan, sen on pystyttävä kommunikoimaan suojatusti, jakamaan tilannekuvaa ja dokumentoimaan tapahtumia myös liikkuvassa ja laajalle alueelle sijoittuvassa toimintaympäristössä.

Secapp toimii Onnettomuustutkintakeskuksen ensisijaisena viestintäjärjestelmänä paikkatutkinnassa ja tutkintaryhmien työskentelyssä. Sen avulla tieto, tilannekuva ja tutkintaan liittyvä dokumentaatio pysyvät tietoturvallisessa ympäristössä Suomessa.

Onnettomuustutkintakeskus eli OTKES on turvallisuustutkintaviranomainen, jonka tavoitteena on lisätä yleistä turvallisuutta luotettavalla tutkinnalla ja turvallisuussuosituksilla. OTKES tutkii vakavia onnettomuuksia ja vaaratilanteita, ja sen työn tavoitteena on oppia tapahtuneesta sekä ehkäistä vastaavia tilanteita tulevaisuudessa.

Onnettomuustutkintakeskuksen tehtävissä tilanteet voivat vaatia nopeaa liikkeellelähtöä vuorokaudenajasta riippumatta. Kansainväliset lakivelvoitteet ja yhteiskunnan toiminnan jatkuvuuteen liittyvät tarpeet edellyttävät, että tutkintaryhmä saadaan nopeasti liikkeelle myös yöaikaan.

Jos esimerkiksi päärautatie tai lentoaseman kiitotie on suljettuna onnettomuuden vuoksi, tutkintatyön käynnistymisellä on merkitystä myös laajemman tilanteen purkamisessa. Tutkinta on pystyttävä aloittamaan viiveettä ja tutkintaedellytykset on turvattava.

Onnettomuustutkintakeskuksella on ympärivuorokautinen päivystysmalli, jossa tutkintatoimia voidaan joutua aloittamaan myös virka-ajan ulkopuolella. Kun paikkatutkintaan lähtijät on tavoitettu, Secappin avulla voidaan luoda tutkintaryhmälle suojattu ympäristö kommunikoida ja välittää ajantasaista tietoa nopeasti ja tietoturvallisesti.

Secapp tukee viestien kuittaamista ja vastausten seuraamista. Näin viestin lähettäjä näkee, ketkä ovat vastaanottaneet viestin ja ketkä ovat reagoineet siihen. Tämä auttaa muodostamaan nopeasti käsityksen siitä, onko tarvittava ryhmä tavoitettu ja onko tehtävän käynnistäminen etenemässä suunnitellusti.

Secappia käytetään Onnettomuustutkintakeskuksessa paikkatutkinnan tukena. Tutkinnoissa tehdään kenttätyötä usein laajalla alueella, jossa tutkivan ryhmän jäsenten on voitava kommunikoida keskenään turvallisesti ja ajantasaisesti. Samalla myös esimerkiksi toimistolla on saatava tietoa tilanteen etenemisestä.

Secapp mahdollistaa tietoturvallisen viestinnän useiden henkilöiden välillä. Tutkintaryhmä voi keskustella keskenään, jakaa tietoa ja arvioida vaaroja samassa ympäristössä. Tämä tukee sekä kentällä toimivan ryhmän työtä että toimistolla olevan henkilöstön tilannekuvaa.

– Paikkatutkinnassa tilanteet elävät nopeasti, eikä tieto saa jäädä yksittäisten puheluiden tai muistiinpanojen varaan. Meille on tärkeää, että tutkintaryhmällä ja toimistolla on yhteinen, tietoturvallinen tapa jakaa ajantasaista tietoa, kertoo Tiina Bieber, Onnettomuustutkintakeskuksen viestintäpäällikkö.

Käytännössä Secapp toimii paikkatutkinnassa yhteisenä viestintäkanavana, jossa tutkintaan osallistuvat henkilöt voivat välittää havaintoja, tarkentaa tehtäviä ja jakaa ajankohtaista tietoa ilman, että viestintä hajautuu useisiin erillisiin kanaviin. Kun tutkintaryhmä toimii maastossa, onnettomuuspaikalla tai muuten liikkuvassa ympäristössä, tieto kulkee mukana mobiilisti ja tietoturvallisesti.

Secapp tarjoaa viestinnälle ympäristön, jossa tieto voidaan jakaa hallitusti niiden henkilöiden kesken, joilla on rooli tutkinnassa.

Onnettomuustutkintakeskus hyödyntää Secappia myös tilannekuvan ylläpitämiseen. Tutkinnan aikana tietoa syntyy useista lähteistä ja eri henkilöiltä, minkä vuoksi on tärkeää, että havainnot, päätökset ja tapahtumat saadaan koottua yhteen paikkaan.

Secappissa voidaan ylläpitää tilannepäiväkirjaa, johon kirjataan tutkinnan etenemiseen liittyviä tietoja. Tämä auttaa varmistamaan, että tapahtumien kulku, tehdyt toimenpiteet ja keskeiset havainnot pysyvät tallessa tutkinnan aikana. Secappin mobiilisovellus toimii tarvittaessa myös offline-tilassa, mikä tukee työskentelyä tilanteissa, joissa datayhteydet eivät ole käytettävissä.

Secappissa olevan tilannepäiväkirjan etu on siinä, että tieto ei jää vain yksittäisten viestien, puheluiden tai muistiinpanojen varaan. Kun tutkintaryhmän viestintä, tilannetiedot ja dokumentointi ovat samassa järjestelmässä, kokonaiskuva on helpompi säilyttää myös silloin, kun tilanne muuttuu nopeasti tai tutkintaan osallistuu useita henkilöitä eri paikoista.

Toimiston näkökulmasta tämä tukee ajantasaista tilannekuvaa. Kentältä tulevaa tietoa voidaan välittää eteenpäin hallitusti, ja tutkinnan eri vaiheista jää dokumentoitua tietoa myöhempää tarkastelua varten.

Yksi Onnettomuustutkintakeskukselle tärkeistä hyödyistä on ollut se, että tutkintaan liittyviä kaavakkeita, ohjeita ja dokumentteja voidaan säilyttää Secappissa. Käytössä on esimerkiksi tärkeitä kuulemisiin liittyviä kaavakkeita.

Aiemmin vastaavat materiaalit vaativat erillisen tietokoneen mukana pitämistä ja tiedostojen etsimistä tilanteen keskellä. Secappin avulla tarvittavat dokumentit ja kaavakkeet ovat helpommin mukana paikkatutkinnassa, ja niitä voidaan käyttää osana tutkinnan dokumentointia.

Secappin dokumentointi- ja tiedostotoiminnot tukevat tätä käytännön työtä. Kun olennaiset kaavakkeet, ohjeet ja tutkintaan liittyvät materiaalit ovat saatavilla samassa järjestelmässä, tutkintaryhmän ei tarvitse etsiä niitä erillisistä kansioista tai laitteista. Tämä helpottaa toimintaa erityisesti kenttäolosuhteissa, joissa työskentelytilanne ei aina mahdollista tietokoneen käyttöä. Secappin dokumentointi- ja tiedostotoiminnot toimivat myös mobiililaitteen offline-tilassa.

Onnettomuustutkintakeskuksella Secapp ei ole vain yksittäinen viestintäkanava, vaan osa tutkinnan käytännön toimintamallia. Järjestelmässä yhdistyvät ne toiminnot, joita tutkintaryhmä tarvitsee tutkinnan käynnistämisestä dokumentointiin asti.

Onnettomuustutkintakeskus hyödyntää Secappia erityisesti:

• tietoturvalliseen viestintään tutkintaan osallistuvien henkilöiden välillä
• tilannekuvan jakamiseen kentän ja toimiston välillä
• tilannepäiväkirjan ylläpitoon tutkinnan aikana
• tutkintaan liittyvien kaavakkeiden, ohjeiden ja dokumenttien säilyttämiseen
• havaintojen, vaarojen arvioinnin ja tutkinnan vaiheiden dokumentointiin

Näiden toimintojen merkitys korostuu paikkatutkinnassa, jossa ryhmä voi toimia hajautetusti ja tiedot täydentyvät tutkinnan edetessä. Kun viestintä, dokumentit ja tilannepäiväkirja ovat samassa ympäristössä, kokonaisuus pysyy hallittuna myös liikkuvassa tilanteessa.

Secappin valinnassa Onnettomuustutkintakeskukselle olivat erityisen tärkeitä tietoturva sekä se, että tieto pysyy Suomessa. Tutkintaan liittyvässä viestinnässä käsitellään tietoa, jonka on pysyttävä luotettavasti hallinnassa.

– Tutkintaan liittyvä tieto on luonteeltaan sellaista, että sen käsittelyyn pitää voida luottaa kaikissa vaiheissa. Siksi tietoturva ja tiedon säilyminen Suomessa olivat meille keskeisiä asioita, Bieber kertoo.

Secappin avulla Onnettomuustutkintakeskus voi välittää tutkintaan liittyvää tietoa hallitusti eri roolien, tutkintaryhmän ja toimiston välillä. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun tutkinnassa toimitaan useiden henkilöiden, eri roolien ja toimiston välillä.

Onnettomuustutkintakeskus on ollut erittäin tyytyväinen Secappin käyttöön. Siirtymä vanhasta järjestelmästä Secappiin tapahtui nopeasti erityisesti tutkintojen viestinnän osalta.

Tällä hetkellä Onnettomuustutkintakeskuksella on käytössä Secappin viestinnän, dokumentoinnin ja tilannekuvan toimintoja. Organisaatiossa pohditaan jatkuvasti myös sitä, miten Secappia voidaan hyödyntää entistä laajemmin.

– Siirtymä vanhasta järjestelmästä Secappiin tapahtui nopeasti. Olemme olleet käyttöön erittäin tyytyväisiä ja mietimme jatkuvasti, miten voisimme hyödyntää Secappia vielä laajemmin, Bieber kertoo.

Secappin asiakkuusjohtaja Janne Mylläri näkee Onnettomuustutkintakeskuksen käyttötavoissa hyvän esimerkin siitä, miten Secapp tukee vaativaa toimintaympäristöä useassa tutkinnan vaiheessa.

– OTKESin käyttötapa näyttää hyvin, miten Secapp voi tukea vaativaa toimintaa kokonaisuutena. Kyse ei ole vain yksittäisestä viestintäkanavasta, vaan myös tietoturvallisesta viestinnästä, tilannepäiväkirjasta, tiedon arkistoinnista sekä kentän ja toimiston yhteisestä tilannekuvasta, Secappin asiakkuusjohtaja Janne Mylläri sanoo.

Onnettomuustutkintakeskuksen työssä viestinnän, dokumentoinnin ja tilannekuvan on toimittava myös paineen alla. Kun tutkintaryhmä lähtee liikkeelle, tiedon on kuljettava turvallisesti ja oikeiden henkilöiden on saatava tarvitsemansa tieto nopeasti.

Secapp auttaa varmistamaan, että tutkintaryhmä voi keskustella tietoturvallisessa ympäristössä ja tutkinnan tapahtumat voidaan dokumentoida samassa järjestelmässä. Näin Secapp tukee Onnettomuustutkintakeskuksen kykyä toimia tilanteissa, joissa jokainen sekunti merkitsee.