Minuutit maksavat: Secappin Return on Investment HVA-segmentissä

Päivittäiset työvuorohälytykset aiheuttavat merkittäviä piilokustannuksia manuaalisesti hoidettuna. Erinäisten arvioiden mukaan terveydenhuollon yksiköissä tapahtuu keskimäärin 0,05-0,1 työvuoron kutsuhälytystä per henkilö per vuorokausi. Tämä tarkoittaa esimerkiksi 200 hengen organisaatiossa noin 10-20 hälytystä päivässä, jotka hoidetaan esihenkilöiden toimesta usein soittamalla työntekijöille ja/tai lähettämällä tekstiviestejä. Yhdessä päivässä 200 hengen yksikössä kuluu helposti jopa 100 minuuttia puhelimessa ja lähetetään 40 tekstiviestiä, mikä vastaa varovaisen arvion mukaan ~102 € päivittäistä ylimääräistä kustannusta pelkkiin työvuorohälytyksiin (1,67 h x 60 € / h + 40 kpl x 0,10 € / kpl = 102€). Vuositasolla tämä on lähes 37 000 € kustannus pelkästään työajan ja viestien kuluna pienessä yksikössä. Samalla prosessi on hidas ja yhden vuoron täyttämiseen kuluu helposti tunteja, mikä heikentää toimintavarmuutta ja sillä on myös selkeä negatiivinen vaikutus työtyytyväisyyteen.

Secappin avulla työvuorojen täyttö voidaan automaattisoida ja nopeuttaa sekunteihin. Valmiit hälytysmallit ja monikanavainen ilmoitus (sovellus, SMS, puhelut, sähköposti, Virve) tavoittavat kerralla suuren joukon, ja vastaanottajat voivat kuitata tulonsa yhdellä napin painalluksella. Käytännössä jopa 90 % manuaalisesta soittotyöstä on “hukkaa”, joka poistuu automaation myötä. Secappin massahälytys menee läpi 30–60 sekunnissa ja sisältää myös kuittaukset reaaliajassa.

CASE-esimerkki: Rikosseuraamuslaitoksessa Secappin käyttöönotto lyhensi työvuorojen täyttöön kuluneen ajan kokonaisesta työpäivästä alle tuntiin – usein sijainen löytyy vain minuuteissa. Tämä nopeus takaa, että yksikön toiminta pysyy käynnissä myös äkillisissä poissaoloissa.

Automaation myötä esihenkilöiden aikaa vapautuu tuottavaan työhön ja puhelin- ja tekstiviestikuluissa säästetään. Taulukossa 1 on esitetty arvioidut vuosisäästöt työvuorohälytysten tehostumisesta eri kokoisissa organisaatioissa. Laskelmissa on verrattu manuaalisen prosessin kustannusta (työaika + viestit) automaation kustannukseen (Secapp-lisenssi + minimaaliset viestikulut). Nykyarvion mukaan 0,1 hälytystä/hlö/vrk on monessa yksikössä realistinen; kuitenkin myös matalammilla hälytiheyksillä (0,05 tai 0,03) saadaan huomattavia säästöjä, joskin hieman pienemmät.

Taulukko 1: Työvuorohälytysten vuotuiset kustannukset manuaalisesti vs. Secappilla (hälytystiheyden vaikutus eri skenaarioissa):

Kuten taulukosta näkyy, nykykäytännön tiheydellä (0,1/hlö/vrk) säästö on merkittävä ja esim. noin 24 000 € vuodessa 200 hengen yksikössä. Pienemmillä hälytysmäärillä hyödyt vähenevät, mutta Secapp kattaa silti vähintään kustannuksensa: jopa vain 0,03 hälytyksen tiheydellä pienen organisaation manuaalikulut ~11 200 € vs. Secapp ~9 700 €, jolloin säästö ~500 €. Käytännössä jo hieman yli 0,03 hälytystiheydellä Secappin kustannus on perusteltu pelkkien vuorokutsujen säästöillä. Suuremmissa yksiköissä vastaava break even-piste on noin 0,025–0,03 hälytystä/hlö/vrk.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että työvuorohälytysten automatisointi tuottaa selviä säästöjä useimmissa organisaatioissa ja erityisesti siellä missä äkillisiä vuorovajeita ilmenee viikoittain tai useammin. Lisäksi laadullisena hyötynä on toiminnan varmuus: sijaiset saadaan paikalle nopeammin, mikä parantaa palvelun jatkuvuutta.

Suuronnettomuus- tai vastaavat laajamittaiset hälytykset ovat harvinaisia ja niitä tapahtuu tyypillisesti ehkä kerran vuodessa, mutta niihin varautuminen on paitsi lakisääteistä myös äärimmäisen kriittistä. Perinteisin menetelmin suuren henkilöstömassan hälyttäminen on hyvin hidas prosessi.

Esimerkki: talvisena iltana 15 auton ketjukolari tuo jopa 25 loukkaantunutta, jolloin noin 150 työntekijää (1/6 sairaalan henkilöstöstä) on saatava töihin kiireellisesti. Manuaalisesti 150 soittoa (á 5 min) ja 400 tekstiviestiä veisi 750 minuuttia työaikaa ja maksaisivat arviolta ~790 € yhden ainoan hälytyskerran aikana. Jos hälytys viivästyy 15 minuuttia liian pitkäksi, lisäkustannusta kertyy jo 100 €/min (Kustannus voi sisältää henkilöstöpäivystyskorvauksia, potilassiirtoja, taksojen menetyksiä ja kriittisten leikkausten lykkäyksiä). Puhumattakaan potilasturvariskistä.

Secappin avulla massahälytys saadaan lähtemään sekunneissa kaikille tarvittaville työntekijöille yhtä aikaa ja hälytys menee läpi myös puhelimen äänettömyysasetuksesta huolimatta. Vastaanottajat kuittaavat tilanteensa reaaliajassa, joten tilannekuva on heti esihenkilöillä: ketkä ovat tulossa ja riittävätkö heidän pätevyydet. Yksikin Secappin avulla onnistunut suuronnettomuushälytys säästää valtavasti aikaa ja rahaa verrattuna manuaaliseen toimintatapaan.

Kustannussäästö: Taulukossa 2 on esitetty esimerkkilaskelmat vuosittaisesta yhdestä SURO-hälytyksestä keskisuuren ja suuren organisaation osalta. Pienessä (200 hlö) yksikössä näin mittava hälytys ei ole ajankohtainen, joten sitä ei ole eritelty. Kuten taulukosta näkyy, automaation tuoma säästö on luokkaa 500–3500 € per kerta, mikä vastaa useiden henkilötyöpäivien vapautumista hyödyllisempiin tehtäviin.

Taulukko 2: Yhden suuronnettomuushälytyksen (SURO) kustannus manuaalisesti vs. Secappilla.

Oletukset: Manuaalinen hälytys 5 min/hlö + 2 SMS/hlö (kuten yllä); Secapp-hälytyksessä työaikakulu ~10 % manuaalisen tasosta (hälytysvalmistelu ja valvonta), tekstiviestikulu ~10 % (koska suurin osa ilmoituksista menee datayhteydellä sovellukseen).

Jokainen minuuttikin kriittisen tietojärjestelmän kaatumista maksaa rahassa ja maineessa. Gartnerin mukaan keskiverto-organisaatiolle IT-järjestelmän käyttökatko aiheuttaa noin 5 600 dollarin (≈5 100 €) kustannukset per minuutti. Tässä on huomioitu mm. menetetty tuottavuus, palvelukatkojen vaikutus asiakkaisiin sekä korjaustoimien kulut. Terveydenhuollon kaltaisilla toimialoilla minuutin seisokin hinta voi olla tätä korkeampikin.

Suurin viive vikatilanteissa syntyy usein siitä, ettei oikea korjaustiimi saa tietoa ongelmasta ajoissa. Perinteisesti tiedonkulku saattaa tapahtua ketjussa: käyttäjä ilmoittaa viasta palvelupisteelle, joka yrittää tavoittaa päivystäviä IT-asiantuntijoita useilla kanavilla. Secapp nopeuttaa tätä radikaalisti: hälytys kriittisestä häiriöstä voidaan asettaa lähtemään automaattisesti valvontajärjestelmästä tai yhdellä napin painalluksella, ja viesti tavoittaa välittömästi kaikki päivystäjät. Vastaanottajien kuittaukset kertovat heti, kuka reagoi, ja tarvittaessa hälytys eskaloituu seuraaville tahoille.

Jos yksikin merkittävä katkos vuodessa lyhenee esimerkiksi 15 minuuttia nopeamman reagoinnin ansiosta, rahallinen hyöty on 15 × 5 100 € = 76 500 €. Tämä on suuruusluokka, jota mm. Gartnerinkin arviot tukevat. Tällainen säästö maksaa pienimmänkin yksikön Secapp-lisenssin useiksi vuosiksi eteenpäin. Käytännössä isoissa organisaatioissa tapahtuu todennäköisesti useampiakin IT-häiriöitä vuosittain, joten potentiaalinen hyöty on vielä tätä suurempi. Esimerkiksi IBM on raportoinut, että noin 70 % ajasta IT-ongelmissa kuluu oikeiden henkilöiden tavoittamiseen, ei varsinaiseen korjaamiseen, joten tiedonkulun nopeuttaminen leikkaa seisokkiaikaa olennaisesti.

(Huom.: Pienimmissä 200 hengen yksiköissä itsenäisiä IT-järjestelmiä on vähemmän, joten yllä oleva hyöty realisoituu lähinnä keskisuurissa ja suurissa organisaatioissa. Siksi ROI-laskelmassa IT-katkosten säästö on painotettu vain ≥1 200 hengen kokoluokille.)

Työntekijöiden ajankäyttö on kallisarvoista, ja merkittävä osa hallinnollisista tehtävistä koostuu erilaisten lomakkeiden täytöstä, raporttien kirjoittamisesta ja tarkistuslistojen kirjaamisesta. Arvioiden mukaan terveys- ja pelastusalalla jopa 20–40 % henkilöstöstä tekee säännöllisesti raportointi- ja kirjaamistehtäviä osana työtään (esim. hoitajien kirjaamisvelvollisuudet, turvallisuustarkastukset, päivittäiset raportit). Tutkimusten mukaan hoitohenkilöstö käyttää kansainvälisesti keskimäärin 17–40 % työajastaan dokumentointiin eli merkittävän osan työpäivästään. Organisaation näkökulmasta kyse on epäsuorasta työstä, joka vie aikaa suoralta asiakas-/potilastyöltä.

Secapp-sovellus tarjoaa työkalut erilaisten lomakkeiden, tarkastuslistojen ja raporttien täyttämiseen digitaalisesti mobiililaitteella. Tämä poistaa paperien käsittelyn, nopeuttaa tietojen kokoamista ja vähentää virheitä (esim. puutteellisia tai vaikeasti luettavia kirjauksia). Digitaaliset lomakkeet voidaan ohjelmoida tarkistamaan tietojen täydellisyys ja ohjaamaan tiedot automaattisesti oikeille tahoille reaaliajassa. Myös seurantatiedot tallentuvat automaattisesti lokiin, eikä erillistä jälkiraportointia tarvita.

Oletetaan varovasti, että 20 % henkilöstöstä hyödyntää Secappia päivittäisessä raportoinnissa ja jokainen säästää keskimäärin 5 minuuttia työaikaa päivässä aiempaan manuaaliseen kirjaamiseen verrattuna. Tällöin säästyy 5 min × 0,2 × henkilöstömäärä × 220 työpäivää vuodessa. Esimerkiksi 1 200 hengen organisaatiossa tämä tarkoittaa noin 4400 tuntia vuodessa vapautunutta työaikaa. Rahaksi muunnettuna (keskimääräisellä ~60 € kokonaistyökustannuksella per tunti) se on noin 264 000 € arvosta työpanosta. Pienessä 200 hengen organisaatiossa vastaava säästö on noin 44 000 € ja 6 500 hengen organisaatiossa jopa 1,43 miljoonaa euroa vuodessa. Nämä luvut kuvaavat ennen kaikkea tehokkuuden paranemista: työntekijät voivat käyttää enemmän aikaa varsinaisiin perustehtäviinsä, kun byrokratia hoituu nopeammin.

On syytä huomata, että 5 min/hlö/vrk on varovainen oletus ja monissa tapauksissa digitaalisten työkalujen käyttöönotto on vähentänyt kirjaamiseen kuluvaa aikaa paljon enemmänkin. Esimerkiksi eräässä pohjoismaisessa sairaalassa paperisten tarkistuslistojen muuttaminen digitaalisiksi sujuvoitti prosesseja niin, että hoidon laatu parani ja aikaa vapautui olennaiseen. Lisäksi tässä laskelmassa ei ole otettu huomioon mahdollista kustannussäästöä mikä syntyy kun mahdollisia muita järjestelmiä voidaan korvata Secappin avulla.

Laadullisina etuina digitalisointi tuo myös parantuneen tiedon tarkkuuden ja saatavuuden. Tiedot eivät unohdu tai jää paperilappusille, ja johto saa reaaliaikaiset koontiraportit esimerkiksi tarkastuksista tai toteutuneista työtehtävistä. Tämä helpottaa päätöksentekoa ja varmistaa, että esimerkiksi potilasturvallisuuden kannalta tärkeät tarkastukset tulevat tehdyiksi ja dokumentoiduiksi. Kaikki tämä vähentää päällekkäistä työtä ja vapauttaa resurssia muihin tehtäviin.

Monilla toimialoilla osa henkilöstöstä työskentelee ajoittain yksin. Tämä on tyypillistä esimerkiksi kotihoidossa, vartiointitehtävissä, päivystyspisteissä tai vaikkapa paloasemalla yöllä. Arviolta jopa 20–40 % julkisen sektorin työntekijöistä tekee yksintyöskentelyä sisältäviä vuoroja tai tehtäviä säännöllisesti. Yksintyöskentelyyn liittyy korostuneita riskejä: tapaturman sattuessa tai väkivaltatilanteessa avun saaminen voi viivästyä, jos kukaan ei ole heti huomaamassa tilannetta. Työturvallisuusmääräykset velvoittavatkin työnantajaa varmistamaan, että yksin työskentelevän turvallisuus on järjestetty esimerkiksi teknisin keinoin.

Secapp tarjoaa mobiilisovelluksessaan ominaisuudet hätäpainikkeelle (One-Click button) ja yksintyöskentelyn hälyttimelle (kuolleenmiehenkytkin) ilman erillisiä laitteita. Työntekijä voi yhdellä napin painalluksella lähettää hälytyksen, joka menee välittömästi ennalta määrätyille kollegoille tai esimiehille, sisältäen tarvittaessa sijaintitiedon. Yksintyöskentelyn hälytin puolestaan tunnistaa puhelimen sensoreilla, jos henkilö lakkaa liikkumasta ja lähettää automaattisesti hälytyksen, ellei käyttäjä kuittaa olevansa kunnossa. Nämä toiminnot nopeuttavat reagointia hätätilanteessa useilla minuuteilla verrattuna tilanteeseen, jossa työntekijää aletaan etsiä vasta kun hän ei vastaa puhelimeen tai häntä ei kuulu.

Esimerkki: eräässä tapauksessa yksintyöskentelyn hälytysjärjestelmä lyhensi avunsaantiajan 45 minuutista alle 5 minuuttiin. Työntekijä saatiin nopeasti löydettyä ja autettua, kun aiemmin olisi voinut kulua lähes tunti ennen kuin ongelma huomattiin. Yleisesti arvioidaan, että keskimäärin vähintään ~5 minuutin reagointiajan parannus on saavutettavissa kriittisissä tilanteissa Secappin hätäpainike-ominaisuuksien avulla.

Turvaominaisuuksien tärkein hyöty on tietenkin inhimillinen eli mahdollisesti henkien pelastuminen ja vammojen lieventyminen, kun apu ehtii ajoissa. Taloudellisesti tämä näkyy mm. siten, että vakavien työtapaturmien kustannukset pienenevät: nopeat ensiaputoimet vähentävät sairauspoissaolojen pituutta ja kuntoutuskuluja. Tarkkoja euromääriä on vaikea antaa, mutta esimerkkinä voidaan todeta, että jos nopeampi reagointi estää vaikkapa yhden työntekijän kuukauden mittaisen sairasloman vuosittain, säästyy suoraan palkkakuluina, lakisääteisen tapaturmavakuutuksen bonusmenetyksinä sekä sijaisjärjestelyissä helposti kymmeniä tuhansia euroja. 

Yhteenvetona Secappin yksintyöskentelytoiminnot parantavat työturvallisuutta ja -hyvinvointia. Niiden tuomat taloudelliset hyödyt näkyvät vähentyneinä tapaturmakustannuksina, mahdollisesti pienempinä vakuutusmaksuina ja ennen kaikkea työn keskeytysten vähenemisenä. Organisaatiolle tämä tarkoittaa tuottavuuden paranemista ja vähäisempää riskiä miljoonaluokan korvausvaateille, joita vakavat työtapaturmat voivat pahimmillaan tuoda.

Henkilöstön kokonaishyvinvoinnilla ja viestintävälineillä on yllättävä yhteys: hyvä tiedonkulku ja selkeät toimintamallit voivat vähentää työn kuormitusta ja stressiä, mikä pitkällä aikavälillä voi pienentää sairauspoissaolojen määrää. Julkisella sektorilla työntekijät ovat olleet perinteisesti keskimäärin noin 13–16 päivää vuodessa pois töistä oman sairauden vuoksi (vaihdellen aloittain; sote-alalla luku on ollut korkeammalla tasolla, kun esimerkiksi opetusaloilla alhaisempi). Tämän mittaluokan poissaoloista koituu työnantajille mittavia kuluja: Elinkeinoelämän keskusliiton mukaan yksi sairauspoissaolopäivä maksaa keskimäärin 370 € (sisältäen palkan sivukuluineen ja muut menetykset).

Jos Secappin käyttöönotto ja siihen liittyvät toimintatapojen parannukset mm. edellä kuvattu nopeampi viestintä, parempi työvuorosuunnittelu ja turvallisuuden tunteen lisääntyminen onnistuvat vähentämään sairauspoissaoloja 1 % verran, vaikutus on huomattava. Yhden prosentin vähennys tarkoittaa, että työntekijöiden kokonaissairauspoissaolopäivät kutistuvat saman verran: esimerkiksi 6 500 hengen organisaatiossa 1 % vähemmän poissaoloja merkitsee noin 800–900 säästettyä työpäivää vuodessa (lähtöoletuksen mukaan) ja ~300 000 € kustannussäästöä. Pienemmässä 1 200 hengen yksikössä 1 % tarkoittaisi noin 60 000 € säästöä ja 200 hengen yksikössä noin 10 000 € vuodessa.

On tärkeää huomata, että näin lieväkin poissaolojen lasku voi olla saavutettavissa ilman mitään radikaaleja toimia: kyse on osin sivuvaikutuksesta muista hyödyistä. Esimerkiksi Secappin avulla:

• Työvuorojen vajausta pystytään paikkaamaan nopeammin, mikä vähentää ylitöiden kuormitusta muille työntekijöille ehkäisten uupumusta.
• Turvallisuuden tunteen paraneminen (yksintyöskentelyn turva, luotettava viestintä) voi lisätä työhyvinvointia. Työterveyslaitoksen tutkimusten mukaan toimiva vuorovaikutus ja sujuvat työn käytännöt ehkäisevät mielenterveysperusteisia poissaoloja merkittävästi.
• Digitaaliset apuvälineet vähentävät turhautumista byrokratiaan ja säästävät aikaa, mikä osaltaan kohentaa työn imun kokemusta.

Nämä tekijät yhdessä vaikuttavat positiivisesti henkilöstön terveyteen ja jaksamiseen. Koska yhdenkin sairauspoissaolopäivän vähennys tuo satojen eurojen hyödyn, jo pieni prosentuaalinen muutos skaalautuu isoissa henkilöstömäärissä kymmeniksi tuhansiksi euroiksi. Varovaisestikin arvioiden 1 % vähennys on siis realistinen ja saavutettavissa oleva hyöty.

(Huom.: Mikäli organisaatiossa on jo hyvin alhaiset poissaolotasot, 1 % voi tarkoittaa ehkä vain muutamia päiviä, mutta toisaalta monissa kunnissa on havaittu, että systemaattisella työkykyjohtamisella poissaoloja on saatu vähennettyä useilla prosenteilla. Tässä laskelmassa käytetään kuitenkin 1 %:a hyvin varovaisena oletuksena.)

Kriittisillä aloilla tietoturva ja tietosuoja ovat korostetun tärkeitä. Silti arjen paineessa työntekijät saattavat turvautua epävirallisiin viestintävälineisiin, kuten WhatsAppiin tai Facebook Messengeriin, varsinkin kiireellisessä viestinnässä kollegoiden kesken. Arvioiden mukaan jopa ~50 % henkilöstöstä voi joissain organisaatioissa käyttää ei-hyväksyttyjä pikaviestisovelluksia työviestintään, mikä altistaa organisaation tietoturvariskeille. Useimmissa kunnissa ja hyvinvointialueilla WhatsAppin käyttö on kielletty tai vahvasti rajoitettu erityisesti asiakas- ja potilastietojen viestimisessä, ja syystä:

• GDPR-vaatimukset: WhatsApp ei täytä EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia henkilötietojen käsittelyn osalta. Sen käyttö arkaluonteiseen viestintään voi johtaa vakaviin seurauksiin ja sakkoihin. Henkilötietoja ei esimerkiksi saa siirtyä EU-alueen ulkopuolelle, mitä WhatsAppissa ei voida taata. Esimerkiksi suuryritys Facebook (Meta) sai vuonna 2021 WhatsAppin tietosuojapuutteista 225 miljoonan euron GDPR-sakon.
• Tietosuojan puutteet: WhatsAppin käyttö työasioihin voi johtaa siihen, että EU:n GDPR:n vastaisia asioita käsitellään ryhmissä. Kunnissa onkin herätty huomaamaan, että työntekijöiden muodostamat WhatsApp-ryhmät voivat sisältää vaikkapa henkilötietoja oppilaista tai potilaista, mikä ei ole hyväksyttävää. Moni organisaatio (esim. Valtori, Poliisi) on kieltänyt WhatsAppin virkapuhelimissa juuri tietoturva- ja tietosuojaongelmien takia.

Secapp tarjoaa tietoturvallisen viestintäkanavan, joka on suunniteltu julkishallinnon tarpeisiin. Tämä vähentää olennaisesti riskiä tietosuojaloukkauksiin verrattuna varjo-IT:nä käytettäviin pikaviestimiiin. Lisäksi Secapp mahdollistaa kirjautumisen organisaation tunnuksilla (single sign-on) ja käyttäjäoikeuksien hallinnan, toisin kuin perustason kuluttajasovellukset.

Tietoturvallisen chatin käyttöönotto pienentää merkittävästi riskiä GDPR-sanktioihin tai tietovuotoihin liittyviin kustannuksiin. Vaikeasti euromääräistettävä hyöty konkretisoituu esimerkiksi seuraavasti: mikäli organisaatio välttää yhdenkin vakavan tietoturvaloukkauksen (josta voisi seurata vaikkapa 100 000 € sakko ja mainehaittoja), Secappin kustannus on maksanut itsensä monikymmenkertaisesti takaisin. Tällä hetkellä seuraamusmaksut eivät Suomessa koske julkisen puolen toimijoita, mutta asiaan valmistellaan muutosta jo vuonna 2026. Lisäksi päivittäisessä toiminnassa työntekijät voivat luottaa siihen, että he voivat viestiä asianmukaisesti hyväksytyllä kanavalla mikä nopeuttaa päätöksentekoa, kun tietoa ei tarvitse pantata tai välittää epävirallisesti. Myös GDPR:n jopa 4 % liikevaihtosakkojen uhka pienenee, kun viestintä on hallittua (yleensä sakon maksimi on 20 M € asti, mitä on todettu tarpeen tullen käytettävän. Secappin tietoturvahyödyt toimivat eräänlaisena vakuutuksena: ne ehkäisevät harvoin realisoituvia mutta mahdollisesti katastrofaalisen kalliita tapahtumia.

Alla kootaan yhteen edellä lasketut säästöt kustannusluokittain ja lasketaan kokonais-ROI Secapp-investoinnille vuodessa. Laskelmassa on oletettu Secapp-lisenssikustannuksiksi 4 €/hlö/kk pienissä ja keskisuurissa organisaatioissa sekä 3 €/hlö/kk suurissa (hyvinvointialue). Näin ollen vuosikustannus on noin 9 600 € (200 hlö), 57 600 € (1 200 hlö) ja 234 000 € (6 500 hlö). Taulukko 3 näyttää säästöt eriteltynä ja ROI-prosentit.

Taulukko 3: Vuosisäästöt Secappin käytöstä ja ROI eri kokoluokissa (varovainen arvio)

Kuten taulukosta 3 nähdään, Secappin käyttöönottokustannus palautuu moninkertaisena kaikissa kokoluokissa. Pienen 200 hengen yksikön arvioitu kokonaisnettosäästö on noin 78 000 € vuodessa, mikä on noin 8 kertaa lisenssikustannusten suuruinen ROI (≈+700 %). Keskisuuren sairaalan tasolla säästöä kertyisi ~0,5 M€ per vuosi eli joka tarkoittaa myös ≈700 prosentin ROI:ta.  Suurimman kokoluokan (hyvinvointialue) hyödyt kohoavat arviolta ~2,7 M€ vuodessa, mikä on yli 11-kertainen määrä lisenssikuluihin nähden. Investointi maksaa itsensä takaisin noin kuukaudessa.

On huomattava, että yllä olevat laskelmat ovat tarkoituksella varovaisia eivätkä esimerkiksi sisällä lainkaan euromääräistä arvoa yksintyöskentelyn turvan tuomille pelastetuille ihmishengille tai vältetyille tapaturmakustannuksille, eikä suoria lukuja tietoturvariskien pienenemiselle (joiden realisoituminen on satunnaista). Nämä tekijät kuitenkin lisäävät Secappin arvonmuodostusta entisestään kvalitatiivisesti. Esimerkiksi yksittäinen vältetty vakava onnettomuus (tai siitä seurannut miljoonasakko) muuttaisi laskelmaa heti usealla sadalla tuhannella eurolla parempaan.

Viitaten yllä olevaan Suuronnettomuus -kohtaan, kyseisissä tilanteissa muodostuu kustannuksia myös henkilöstön hälytystyökorvauksista, joiden korvausmäärät vaihtelevat asiakaskohtaisesti. Henkilöstön selkeällä ryhmittelyllä ja suunnitellulla hälyttämisen protokollalla Secapp-järjestelmässä voidaan optimoida häiriö- ja poikkeustilanteissa (mukaan lukien Suuronnettomuushälytykset)  hälytettävä henkilöstö, jolloin henkilöstölle maksettavien hälytystyörahojen kustannukset ovat paremmin ennustettavissa sekä hallittavissa. 

Lisäksi tarkasteltaessa asiakaskohtaisia hyötynäkökulmia nostamme esille turvallisuustoimialan toimintaan liittyvän hyödyt viitaten yllä olevaan Yksintyöskenlyn turvaominaisuudet kohtaan. Hyvinvointialueiden perustamisen myötä aiemmilta palveluntuottajilta siirtyi suuri määrä turvallisuuteen liittyviä palvelusopimuksia, joiden asiakaskohtaiset määrät ja vuosikustannukset voivat vaihdella paljonkin. Usea Hyvinvointialue on hyötynyt Secapp mobiilihenkilöturvan ja yksintyöskentelynturvan laajentamisesta organisaationsa käytössä ja saavuttanut merkittäviä euromääräisiä säästöjä (mm. n. 200 000€/v) päällekkäisten palvelusopimusten määrän vähenemisen kautta. Lisähyötynä mobiilihenkilöturvan käyttäjillä on käytettävissä myös päivittäisen viestinnän toiminnallisuudet organisaation päivittäisessä toiminnassa.

Pelastustoiminnan osalta hyötynäkökohtana nostamme esille alueellisten sopimuspalokuntien tehtävähälyttämisen. Automaation keinoin tehtävähälytyksissä voidaan ehkäistä ja lyhentää viiveitä ja varmistaa mm. eskalaatioautomaatiolla rittävä osaavan henkilöstön hälyttäminen ja osallistumisten tilannekuva, jotta tehtävälle saadaan protokollan vaatima henkilöstö liikkeelle.

Helikopteriperspektiivistä tarkasteltuna laaja Secapp-järjestelmän hyödyntäminen Hyvinvointialueilla luo myös yhteistyöalueiden välisen kriittisen viestinnän synergiaetuja ja tehostumista. Ja vielä astetta laajemmin tarkasteltuna laaja Secappin hyödyntäminen yhteistyöalueiden viestinnässä luo synergiaetuja myös kansallisesti Sosiaali- ja terveydenhuollon ja Pelastustoimen osalta.

Nostaisimme esille myös julkisen sektorin hankintoihin liittyen yhteistyömme ICT -integraattoreiden sekä hankintasidosryhmien kanssa. Secapp palvelun voi tällä hetkellä hankkia useamman puitesopimuksen kautta. Tällöin saavutettava hyöty realisoituu keveämmän julkisen hankintaprosessin kustannussäästöinä. 

Asiakkuusjohtajamme keskustelee mielellään hankintoihin liittyvistä asioista kanssanne.

Yhteenvetona voidaan todeta, että Secappin ROI on erittäin vahva. Jo pelkästään työvuorojen hälytyskulujen leikkauksella ja IT -häiriötilannereaktion nopeutumisella järjestelmä maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti. Kun mukaan lasketaan vielä toiminnan tehostuminen lomake- ja raportointityössä, sairauspoissaolojen väheneminen sekä riskien pieneneminen, investoinnin tuotto on poikkeuksellisen korkea julkisen sektorin digihankkeeksi. Tämä konkretisoi, miksi Secappin kaltaiset ratkaisut eivät ole pelkkää kustannusta, vaan strateginen keino säästää euroja ja samalla parantaa palvelun laatua sekä riskienhallintaa.

Secappin arvolupausten – “Hyvinvointialueen toimijat yhdistävää kriittistä viestintää” ja “Monta asiaa yhdellä järjestelmällä” – mukaisesti Secapp on monikäyttöinen järjestelmä sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen kokonaisuudessa. Yhteistyöalueilla ja valtakunnallisesti on jo saavutettu, ja on edelleen saavutettavissa, merkittäviä synergiaetuja.

Tavoitteemme on olla hyvinvointialueiden kriittisen viestinnän kumppani. Valtaosan hyvinvointialueista kanssa teemme jo yhteiskehittävän kumppanuusmallin mukaista yhteistyötä. Mallissa tarkastelemme yhdessä asiakkaan kanssa, mikä on Secappin optimaalinen käyttölaajuus kyseisessä organisaatiossa ja miten edellä mainitut hyödyt viedään käytäntöön osaksi arjen toimintaa.

Lähtökohtamme on, että loppukäyttäjillä on käytössään mahdollisimman hyvin hyödynnettävä järjestelmä, ja että kokonaisuus toteutetaan kestävällä kustannusrakenteella. Samalla varmistetaan elinvoimainen liiketoiminta palveluntuottajalle.

Tarjoamme mielellämme konsultoivaa kriittisen viestinnän asiantuntijuuttamme kaikkien asiakkaidemme hyödynnettäväksi.

Lähteet:

1. Gartner (2014) via Atlassian: IT-käyttökatkosten keskikustannus n. 5 600 $/min (riippuen toimialasta 2 300–9 000 $/min). https://www.atlassian.com/incident-management/kpis/cost-of-downtime

1. Ponemon Institute (2016): IT-seisokin kustannus noussut lähes 9 000 $/min tasolle keskimäärin. https://www.ponemon.org/local/upload/file/2016%20HPE%20CCC%20GLOBAL%20REPORT%20FINAL%203.pdf

1. Työterveyslaitos (2024): Kunta-alan keskimääräiset sairauspoissaolot 16,4 pv/v (https://www.ttl.fi/ajankohtaista/tiedote/kunta-alalla-sairauspoissaoloja-vahemman-kuin-kertaakaan-2000-luvulla)
2. EK (2023): 370 € = arvio yhden sairauspoissaolopäivän kustannuksesta työnantajalle Suomessa.
3. BMC Nursing Journal (2022): Hoitajat käyttävät 17–40 % työajastaan dokumentointiin (Kanada 26 %, Britannia 17 %, USA 25–41 %, NL 40 %). https://bmcnurs.biomedcentral.com/articles/10.1186/s12912-022-00811-7

1. Onerva Hoiva (2023): “14 syytä miksi ei Whatsappia sote-viestintään” – WhatsApp ei täytä GDPR:ää, voi johtaa sakkoihin; puuttuu lokitieto, tieto leviää hallitsemattomasti. https://onervahoiva.fi/14-syyta-miksi-sinun-ei-tulisi-kayttaa-whatsappia-asiakastiedoista-viestiessa-sote-alalla/

1. Yle Uutiset (2020): “Whatsapp on katastrofi organisaatiolle”; Kunnat kieltäneet WhatsAppin esim. sote-työssä tietosuojasyistä; ryhmissä voi levitä arkaluontoisia tietoja vastoin GDPR:ää. https://yle.fi/a/3-11545657

1. MyLoneWorkers (2023): Yksin työskentelevien hälytysjärjestelmät lyhentävät vasteaikaa dramaattisesti; esimerkeissä 45 min -> <5 min, mikä pienentää vahinkoja selvästi.
2. THL & Työsuojeluhallinto: Työturvallisuuslaki 29 §;  työnantajan huolehdittava yksintyöskentelijän avunsaannista; nuoria ei saa vaarallisissa töissä pitää yksin.
3. EU GDPR artikla 83: Tietosuoja-asetuksen rikkomisesta enimmäissakko 20 M € tai 4 % liikevaihdosta (kumpi suurempi). Viranomaiset näyttäneet käyttävän tätä, kun esim. WhatsApp (Facebook) sai 225 M € sakon.