Toimittajayhteistyö varmistaa onnistumisen: Eloisan ja Secappin kumppanuus tuo lisäarvoa järjestelmän hyödyntämiseen

Etelä-Savon hyvinvointialueella Eloisalla panostetaan toimittajayhteistyöhön Secappin kanssa. Järjestelmän käyttöönotto ja toimintojen kehittäminen yhdessä asiakkaiden tarpeita vastaavaksi on ollut suunnitelmallista ja tehokasta ja työ on jatkuvaa. Sen ansiosta Secappin käyttö on sujuvaa ja sillä on myös suora vaikutus turvallisuuden parantamiseen.

On tärkeää, että järjestelmä toimii sujuvasti, sillä Secappia käyttää noin 8000 Eloisan työntekijää eri työtehtävissä. Toimintoja käytetään laajasti töihinkutsusta ja yksintyöskentelyn turvaamisesta raportointiin sekä keskusteluihin osana päivittäistä viestintää. Tietoturvan varmistamiseksi myös ilmaisten pikaviestimien sijaan pyritään käyttämään Secappia, jolloin voidaan varmistaa, että kaikki tiedot pysyvät organisaation hallinnassa.

Varautumisen kannalta Secappilla on tärkeä rooli hyvinvointialueen häiriötilanteiden hallinnassa. Se kattaa häiriöjohtoryhmän viestinnän, kriittisten toimijoiden tiedottamisen ja jopa yksittäisten työntekijöiden töihinkutsut poikkeustilanteissa.

– Tässä korostuu se, miksi halusimme tehdä sellaisen sopimuksen toimittajan kanssa, joka mahdollistaa näiden eri toimintojen joustavan käyttöönoton, kertoo Eloisan tietojärjestelmäasiantuntija Matti Luoto.

Sote-uudistus toi Matti Luodon työpöydälle kolmen eri organisaation Secapp-ympäristöjen yhdistämisen yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Tehtävä ei ollut helppo. Käyttäjähallinta, viestintä ja prosessien ohjaus oli suunniteltava uudelleen. Kokonaisuus oli mittava, kattaen käytännössä kaikki hyvinvointialueen työntekijät.

– Hyvin nopeasti havaitsimme, että emme selviä tästä yksin. Silloin Secapp auttoi meitä alkuun niin tuen kuin asiantuntijatyön muodossa. He olivat mukana rakentamassa kanssamme hallintomallia ja järjestelmän käyttöä pitkällä tähtäimellä, Luoto kuvailee.

Järjestelmän laajuus vaikutti suoraan yhteistyön syvyyteen. Sen sijaan, että organisaatio olisi käyttänyt aikaa ja resursseja kaiken rakentamiseen itse, päätettiin hankkia asiantuntijatyötä osana sopimusta. 

– Päädyimme ostamaan Secappilta asiantuntijatyötä kiinteän tuntimäärän kuukaudessa. Näin pystymme kokeilemaan erilaisia toteutuksia ilman, että kustannukset ovat heti esteenä. Voimme arvioida rauhassa, tuottaako toteutus lisäarvoa vai ei, kertoo Luoto yhteistyön alkamisesta.

Toimittajayhteistyö tarkoittaa käytännössä sitä, että Eloisa saa apua toimintaympäristönsä kehittämiseen Secappin asiantuntijoita, jotka tuntevat ohjelmiston mahdollisuudet, ja yhdistää ne omiin tarpeisiinsa. Tälle on sopimuksessa oma hintalappunsa.

– Yhteistyö toimittajan kanssa lähti siitä, että havaitsimme ostavamme paitsi järjestelmää, myös siihen liittyvää ymmärrystä, osaamista ja tietoa, jonka avulla saamme järjestelmästä parhaan mahdollisen hyödyn, taustoittaa Matti Luoto.

Toimintamalli on rakennettu siten, että ohjausryhmä määrittelee suuntaviivat ja hyväksyy toteutukset, kun taas ketterämpi projektiryhmä vastaa käytännön toteutuksesta. Ryhmän kokoonpanoon kuuluu asiantuntijoita sekä Eloisalta että Secappilta.

– Yhteistyö on viime aikoina keskittynyt enemmän käytännön toteutukseen, mutta edelleen myös parhaiden käytänteiden jakamiseen. Myös me jaamme havaittuja hyviä käytäntöjä toimittajan kautta eteenpäin muille, Luoto sanoo.

Secappin ja Eloisan yhteistyö on toiminut hyvin ja ratkaisut löytyvät nopeasti ja tehokkaasti. Kun asiakas esittää käyttöön liittyvän tarpeen, Secapp tarjoaa ratkaisuehdotuksen, jonka toimivuuden asiakas voi arvioida. Aina on löytynyt ratkaisu, ja usein se löytyy jopa jo ennen kuin tarve on edes täysin ehditty muotoilla.

– Monesti on käynyt niin, että esitämme jonkin haaveen järjestelmän toimintaan liittyen, ja ennen kuin ehdimme lausetta loppuun, Secappin asiantuntija jo ehdottaa ratkaisua, joka saattaa ylittää alkuperäiset odotukset, kiittää Luoto.

Luoto jatkaa, että suurimmat hyödyt yhteistyöstä tulevat siitä, että organisaatiolla itsellään on pienet resurssit ja ilman yhteistyötä Secappin kanssa ei oltaisi näin lähellä järjestelmälle asetettua tavoitetilaa kuin nyt ollaan. Toki nälkä kasvaa syödessä. 

– Tarpeemme ovat kasvaneet yhteistyön myötä, ja olemme oppineet hyödyntämään järjestelmää entistä paremmin, Luoto toteaa.

Isona hyötynä Luoto näkee sen, että Secappin avulla on saatu uudella hyvinvointialueella yhdistettyä toimintakäytänteitä ja prosesseja. Käytössä on järjestelmä, joka parantaa työn sujuvuutta.

Yhteistyössä Secappin kanssa on saatu aikaan muun muassa:

• Henkilöstön turvallisuuden parantuminen – yksintyöskentelyn turva ja hätätilanteiden hallinta ovat nyt järjestelmällisesti hoidettuja.
• Reaaliaikainen tilannekuva – päätöksentekoa tukee ajantasainen tieto eri tilanteista.
• Raportointikäytäntöjen sujuvuus – tieto kulkee tehokkaasti ja raportointi on helpottunut.
• Integroituminen toiminnan prosesseihin – Secapp on osa organisaation päivittäistä toimintaa ja viestintää.
• Järjestelmän sujuva käyttö – Secappia hyödyntää jo noin 8000 Eloisan työntekijää eri työtehtävissä.

Toimittajayhteistyön joustava toimintamalli antaa mahdollisuuden kokeilla uusia ratkaisuja ilman suuria lisäkustannuksia. Secappin tekninen ja käytännön tuki on ollut tärkeä apu järjestelmän kehittämisessä ja ylläpidossa. Lisäksi yhteistyö on tuonut selkeyttä ja tehokkuutta päätöksentekoon, sillä asiantuntijoiden avulla on voitu keskittyä olennaiseen ja välttää turhia vaiheita ja ajanhukkaa.

Eloisan ja Secappin yhteistyössä kyse ei ole lisäkustannuksesta, vaan strategisesta investoinnista. 

– Toimittajayhteistyön avulla saamme järjestelmästä parhaan mahdollisen hyödyn. Tämä säästää aikaa, rahaa ja resursseja sekä vähentää virheitä, Luoto kertoo.

Toimintamallin ansiosta Eloisan oma ymmärrys järjestelmästä on kasvanut, ja sen käyttö on optimoitu vastaamaan paremmin organisaation tarpeita. Paras hyöty muodostuu yhdistämällä vahvuudet: toimittaja ja asiakas tekevät kumpikin sitä, missä ovat parhaita.

Secappin asiakkuusjohtaja Pasi Tervonen kertoo, että Secappilla halutaan varmistaa asiakkaan onnistuminen. Asiakasta ei jätetä koskaan yksin, vaan tukipalvelu neuvoo kaikkia asiakkaita järjestelmän käyttöön liittyvissä asioissa. Eloisan yhteistyömalli menee vielä tätä syvemmälle, täyttäen jopa strategisen kumppanuuden tunnusmerkit, valottaa Tervonen.

– Tällaisella mallilla aidosti autetaan heitä kehittämään järjestelmän käyttöä jatkuvasti heidän tarpeitaan vastaavaksi. Samalla saamme myös arvokasta tietoa toimittajalle mahdollisista kehitystarpeista. Tässä toimintamallissa pääkäyttäjällä on ikäänkuin oma sparraaja, joka auttaa katsomaan isompia kokonaisuuksia ja löytämään niihin parhaat ratkaisut. 

Matti Luoto lisää, että myös sillä, että tukena on oikeasti ihminen eikä chatbot, on suuri merkitys. Secappin Customer Success -tiimi ja tekninen tuki yhdessä Eloisan vastinparien kanssa puhuvat samaa kieltä ja saavat yhteistyössä tehokkaasti aikaan asiakkaalle sopivia toteutuksia.

Lopputuloksena on järjestelmä, joka ei toimi vain kriittisessä viestinnässä, vaan myös tukee organisaation kokonaisvaltaista toimintaa. Kun asiakkaan ja toimittajan vahvuudet yhdistetään, lopputulos on enemmän kuin osiensa summa.

Toimittajayhteistyön hyödyt tiivistetysti:

1. Optimoitu ratkaisu asiakkaan tarpeisiin. Secappin asiantuntija-avulla löydetään oikeat ratkaisut juuri asiakkaan toimintaympäristöön sopiviksi ilman ylimääräistä opettelua tai kokeilua.
2. Ajansäästö ja tehokkuus. Asiakkaan ja Secappin vahvuudet yhdistämällä asiakkaan työaikaa ei mene ylimääräiseen opetteluun tai kokeiluun, vaan asiat saadaan kerralla oikein.
3. Järjestelmän potentiaali käyttöön. Secappin asiantuntemuksen avulla järjestelmästä saadaan irti täysi hyöty organisaation tarpeisiin. Secappin asiantuntija tuntee järjestelmän ja voi proaktiivisesti ehdottaa parannuksia ja uusia toimintamalleja.
4. Jatkuva kehitysyhteistyö. Asiakas saa jatkuvaa asiantuntijatukea sekä kehitysehdotuksia. Vastavuoroisesti Secappille tulee arvokkaita kehitysideoita kaikkien asiakkaiden tarpeisiin hyödynnettäväksi.
5. Riskienhallinta ja kustannustehokkuus. Asiantuntijan tuki minimoi virheet ja varmistaa, että järjestelmä toimii optimaalisesti myös häiriötilanteissa. Tehokas käyttö vähentää pitkällä aikavälillä kustannuksia, kuten käytettyä työaikaa, virheistä johtuvia häiriöitä tai järjestelmän alikäyttöä.