Published On: 25.09.2024Last Updated: 20.11.2024Categories: Hyvinvointialueet, Käyttö, Näin Secapp toimii

Secapp on saavuttanut kriittisen viestinnän markkinajohtajuuden Suomen hyvinvointialueilla. Sen avulla hoidetaan päivittäin monipuolisia tehtäviä muun muassa sairaaloissa, terveyskeskuksissa sekä pelastuslaitoksissa. Järjestelmä sujuvoittaa työtä, säästää aikaa ja tuottaa arvoa hyvinvointialueiden arjessa monilla tavoilla.

Secappin monipuolisten raportointiominaisuuksien ansiosta tietojen kerääminen ja jakaminen on tehokasta. Samassa sovelluksessa onnistuu lomakepohjien luominen, lähettäminen, täyttäminen, sekä ulosvienti esimerkiksi PDF- tai Word-tiedostoiksi.

Secappin raportit, lomakkeet ja tarkastuslistat soveltuvat esimerkiksi erilaisten tarkastusten hoitamiseen sekä tilannetiedon keräämiseen. Raportin sisältävän hälytysviestin vastaanottajiksi lisätään tarvittavat henkilöt, kuten esihenkilö tai logistiikkavastaava. Järjestelmä voi lähettää automaattisen muistutusviestin, jos raportin täyttämisen jälkeinen OK-kuittaus on jäänyt tekemättä, tai lähettää viestejä hälytysviestin kuittauksen perusteella eteenpäin valituille henkilöille. Automaatio vähentää työtä heiltä, jotka muuten joutuisivat itse tarkistamaan tilanteen ja muistuttamaan raportin täyttämisestä.

Erilaiset lomakkeet ja raportit voidaan kytkeä esimerkiksi OneClick-painikkeiden yhteyteen. OneClick-painikkeet ovat helppo ja nopea tapa välittää tietoa ja tarvittaessa hälyttää arjen työssä. Viestit lähtevät painikkeiden avulla liikkeelle vain yhdellä klikkauksella etukäteen määritellyille vastaanottajille.

Viestipohjia, OneClick-painikkeita sekä lomakkeita voidaan luoda ja muokata asiakkaan tarpeiden ja toiveiden mukaan pääkäyttäjän toimesta. Esimerkiksi OneClick-painikkeita voidaan käyttää sovelluksen kautta, suoraan puhelimen näytöltä tai fyysisen painikkeen kautta. Hälytysviestejä pystytään ajastamaan, esimerkiksi siten että tilannekuvan keräysviesti lähetetään joka päivä samaan aikaan. Myös raportit voidaan lähettää eteenpäin suoraan OneClick-painikkeesta tai vasta hälytysviestin OK-kuittauksen jälkeen.

Seuraavaksi esittelemme teille muutamia näistä käyttötavoista tarkemmin.

Secapp helpottaa arjen työtä ja auttaa organisaatioita varautumaan yllättäviin tilanteisiin

  • Secapp on kotimainen kriittisen viestinnän, hälyttämisen ja dokumentoinnin järjestelmä, joka auttaa säästämään rahaa ja merkittäviä sekunteja organisaatioiden arjessa ja hätätilanteissa.
  • Secappin SaaS-alustan tietoturvan hallinta on ISO27001:2013-sertifioitu (Huld Certification Oy). Alustalla jaetut tiedot säilyvät aina turvassa ja asiakkaan omistuksessa.
  • Secapp toimii kaikilla laitteilla eikä vaadi uusia laitehankintoja. Järjestelmää voidaan käyttää sekä mobiililaitteella että tietokoneen selaimella.

1) Hoida viikkotarkastukset kätevästi mobiilisovelluksella

Secappin raportoinnilla hoidat kätevästi viikkotarkastukset, oli kyseessä sitten esimerkiksi sairaalaympäristö tai ambulanssi. OneClick-painikkeen kautta valitaan, mikä raportti halutaan avata. Raportti voi toimia muun muassa tarkistuslistana, jonka kautta voidaan tarkistaa välineistön lukumäärä. Se voi sisältää esimerkiksi avoimia tietokenttiä, valintalistoja, lukuarvoja, QR- tai viivakoodeja, sekä kyllä/ei -kysymyksiä.

Kun raportti on täytetty ja hälytysviestin kautta OK -kuitattu, tieto raportista välittyy automaattisesti ennalta määritellyille henkilöille, jotka vastaavat kyseiseen välineistöön liittyvistä asioista.

***

Tiesitkö, ettäLääkkeiden ja välineiden määrän lisäksi Secapp auttaa varmistamaan, että työntekijöitä on aina riittävä määrä paikalla. Sijaisten kutsuminen paikalle onnistuu Secappin avulla jopa 90% nopeammin. Viestiautomatiikka tehostaa työvuorojen täyttämistä ja auttaa hoitamaan jatkoviestintää erilaisissa tilanteissa.

Esimerkiksi Mikkelin sairaalan ensihoitokeskuksella Secappin avulla varmistetaan, että maakunnan alueella on aina tarvittava määrä ambulansseja liikenteessä, ja että joka toimenpiteessä on oikea määrä henkilökuntaa. Toimintavarmuus on tärkeä näkökulma potilasturvallisuuden kannalta.

Secapp säästää sekä aikaa että rahaa. Sen myötä elämä on muuttunut paljon, paljon paremmaksi. Eräskin osastonhoitaja sanoi, että hän ei ole ikinä rakastunut mihinkään sovellukseen, mutta Secappiin hän on rakastunut.” – Marika Heiskanen, Mikkelin keskussairaala.

2) Tehokkaampaa lääkeinventaariota sekä täydennyspyyntöjä

Secappilla voit korvata esimerkiksi Excelin, sähköpostin tai Webropolin kautta tehtävän lääkeinventaarion. Taskussa kulkevaan mobiilisovellukseen voidaan merkitä mahdolliset puutteet ja huomiot, jolla säästetään aikaa sen sijaan, että ne jouduttaisiin kirjaamaan ylös kahteen kertaan – esimerkiksi aluksi muistilapulle, myöhemmin Exceliin.

Halutut henkilöt, kuten logistiikka- tai esihenkilö pystyvät seuraamaan raportin täyttämistä tarvittaessa reaaliaikaisesti. Raporttien näkyvyyden kohdentaminen vähentää informaatiotulvaa, kun niihin liitetään vain ne henkilöt joita tieto koskettaa. Näin vältytään esimerkiksi sähköpostiketjuilta, joissa joudutaan pyytämään muita välittämään tieto eteenpäin oikealle henkilölle. Vaihtoehtoisesti raportti voi välittyä henkilöille myös vasta kun raporttia täyttävä henkilö on kuitannut OK.

Asiakkaamme ovat myös tilanneet esimerkiksi happipulloja Secappin kautta. Ambulansseissa käyttäjä syöttää raporttiin tiedon siitä, minkä aseman autosta on kyse. Vastauksen perusteella raportti voi kertoa suoraan, kuinka monta happipulloa valitussa autossa tulisi olla. Ja jos happipulloja on liian vähän, järjestelmä täyttää automaattisesti tiedon siitä, että niitä täytyy tilata lisää. Hälytysviestin kuittauksen jälkeen tieto tilaustarpeesta välittyy eteenpäin happipullon tilauksista vastaavalle henkilölle.

Hälytysviestin ansiosta tiedonkulku on tehokasta ja nopeaa, eikä täydennyksistä vastaavia henkilöitä tarvitse tavoitella aikaa vievillä puhelinsoitoilla, sähköpostiviesteillä tai tekstiviesteillä. Koko prosessiin tarvitaan vain yksi järjestelmä, jonka ansiosta aikaa säästyy muuhun työhön.

3) Parempi tilannekuva hyvinvointialueen sisäisesti ja valtakunnallisesti

Secappissa onnistuu myös tilannekuvan kerääminen esimerkiksi yksiköiden vapaiden vuodeosastopaikkojen ja potilaiden määrästä. Kerättävänä tietona ovat erilaiset lukumäärät, resurssit sekä asiantuntijan arvio yksikön kokonaistilanteesta. Tilannekuvaa voidaan kerätä hyvinvointialue- tai valtakunnallisella tasolla, ja jakaa tarvittaessa yli organisaatiorajojen.

Secappia käytettiin esimerkiksi valtakunnallisen tehohoidon tilannekuvan keräämiseen Covid-19-pandemian aikana. Tilannekuvan kyselyviesti lähetettiin Secappin välityksellä joka aamu jokaiselle teho-osastolle ja vastaukset koottiin tilannekuvaraporteiksi.

“Olemme esimerkiksi keränneet yhteystietoja, tehneet toiminnan suunnittelua potilassiirtojen varalle ja kartoittaneet käytettävissä olevaa välineistöä tehohoidon osalta.” – tutkimushoitajat Eija Vaskelainen, Sari Rahikainen, Sonja Julkunen ja Elina Halonen, Kuopion yliopistollinen sairaala.

4) Yksikköpäiväkirja sujuvoittaa vuorojen välistä tiedonkulkua

Secappin raportointiominaisuuksia voidaan hyödyntää myös yksikköpäiväkirjakäyttöön. Kun esimerkiksi ensihoidon ambulanssissa on käytössä kädestä käteen kulkeva yksikköpuhelin, vuoroon tuleva näkee sieltä heti, mitä edellisessä vuorossa on tehty. Hän voi tarkistaa nopeasti esimerkiksi, onko happipulloja tai muita tarvikkeita tilattu lisää.

Voit myös luoda Secappiin keskusteluryhmän yksikköpäiväkirjakäyttöön, ja liittää siihen raportin jota voidaan muokata aina tarvittaessa. Keskustelun kautta on nähtävissä raporttiin kirjatut muutokset. Lisäksi keskustelussa voidaan jakaa tarkentavia tietoja seuraaville vuoroon tuleville.

5) Automaatio nopeuttaa arkea – vahinkoilmoitukset helposti eteenpäin

Secappissa voidaan täyttää vahinkoilmoitukset – esimerkiksi ajoneuvovahingoista tai laitteen rikkoutumisesta.

Raportit voidaan täyttää heti tilanteen sattuessa, eikä niiden tekemistä tarvitse selvitellä monen mutkan ja puhelinsoiton kautta. Raporttiin voidaan liittää myös kuva- ja videotiedostoja.

Kun raporttipohjissa kysytään kaikki oleellinen tieto, ne soveltuvat suoraan lähetettäväksi vakuutusyhtiöille.

6) Käyttäjätunnusten tilaaminen yhdellä klikkauksella 

Secappin kautta onnistuu kätevästi myös uusien käyttäjätunnusten tilaaminen tai muuttaminen. Esimerkiksi pelastuslaitoksen päällikkö voi raportin täyttämällä pyytää käyttäjätunnuksia uudelle työntekijälle, pyytää muutosta olemassa oleviin käyttäjätunnuksiin, tai pyytää käyttäjätunnusten poistamista. Päälliköllä voi olla esimerkiksi valmis “Secapp-käyttäjätunnukset” -OneClick-painike jota klikkaamalla hän saa tarvittavan raportin hälytysviestin mukana.

Kun hän on täyttänyt raportin ja klikannut OK, tieto välittyy määritellyille pääkäyttäjille, jotka hoitavat homman loppuun ja kuittaavat vielä OK ollessaan valmiita. Näin kaikki oleelliset osapuolet saavat tiedon siitä, että viesti on mennyt perille ja käyttäjätunnuksiin liittyvät muutokset on toteutettu onnistuneesti.

***

Onkin hyödyllistä, että Secappin kautta hoidetaan häiriötilanneviestinnän lisäksi myös arkipäiväisempiä tehtäviä – kuten käyttäjätunnusten tilauksia. Esimerkiksi Kuopion yliopistollisessa sairaalassa on todettu, että järjestelmän vahvuus piilee sen säännöllisessä käytössä.

“Secappin vahvuus meillä on sen säännöllinen käyttö, jolloin käyttäjien osaaminen pysyy koko ajan yllä. Kun sovellus hallitaan jokapäiväisessä työssä, on aivan eri asia lähteä hoitamaan vaativiakin häiriö- ja poikkeustilanteita, verrattuna pelkkään häiriötilannekäyttöön.” – Jouni Kurola, Kuopion yliopistollinen sairaala.

Artikkelia varten on haastateltu Secappin asiantuntijaa: Niina Markkanen (Customer Success Manager)

Kiinnostuitko Secapp-raportoinnista?

Vaikuttaako jokin näistä käyttötavoista siltä, että se helpottaisi myös teidän organisaationne arkea? Haluatko kuulla lisää Secapp-raportoinnista?

Ota yhteyttä

Secapp on saavuttanut kriittisen viestinnän markkinajohtajuuden Suomen hyvinvointialueilla. Sen avulla hoidetaan päivittäin monipuolisia tehtäviä muun muassa sairaaloissa, terveyskeskuksissa sekä pelastuslaitoksissa. Järjestelmä sujuvoittaa työtä, säästää aikaa ja tuottaa arvoa hyvinvointialueiden arjessa monilla tavoilla.

Secappin monipuolisten raportointiominaisuuksien ansiosta tietojen kerääminen ja jakaminen on tehokasta. Samassa sovelluksessa onnistuu lomakepohjien luominen, lähettäminen, täyttäminen, sekä ulosvienti esimerkiksi PDF- tai Word-tiedostoiksi.

Secappin raportit, lomakkeet ja tarkastuslistat soveltuvat esimerkiksi erilaisten tarkastusten hoitamiseen sekä tilannetiedon keräämiseen. Raportin sisältävän hälytysviestin vastaanottajiksi lisätään tarvittavat henkilöt, kuten esihenkilö tai logistiikkavastaava. Järjestelmä voi lähettää automaattisen muistutusviestin, jos raportin täyttämisen jälkeinen OK-kuittaus on jäänyt tekemättä, tai lähettää viestejä hälytysviestin kuittauksen perusteella eteenpäin valituille henkilöille. Automaatio vähentää työtä heiltä, jotka muuten joutuisivat itse tarkistamaan tilanteen ja muistuttamaan raportin täyttämisestä.

Erilaiset lomakkeet ja raportit voidaan kytkeä esimerkiksi OneClick-painikkeiden yhteyteen. OneClick-painikkeet ovat helppo ja nopea tapa välittää tietoa ja tarvittaessa hälyttää arjen työssä. Viestit lähtevät painikkeiden avulla liikkeelle vain yhdellä klikkauksella etukäteen määritellyille vastaanottajille.

Viestipohjia, OneClick-painikkeita sekä lomakkeita voidaan luoda ja muokata asiakkaan tarpeiden ja toiveiden mukaan pääkäyttäjän toimesta. Esimerkiksi OneClick-painikkeita voidaan käyttää sovelluksen kautta, suoraan puhelimen näytöltä tai fyysisen painikkeen kautta. Hälytysviestejä pystytään ajastamaan, esimerkiksi siten että tilannekuvan keräysviesti lähetetään joka päivä samaan aikaan. Myös raportit voidaan lähettää eteenpäin suoraan OneClick-painikkeesta tai vasta hälytysviestin OK-kuittauksen jälkeen.

Seuraavaksi esittelemme teille muutamia näistä käyttötavoista tarkemmin.

Secapp helpottaa arjen työtä ja auttaa organisaatioita varautumaan yllättäviin tilanteisiin

  • Secapp on kotimainen kriittisen viestinnän, hälyttämisen ja dokumentoinnin järjestelmä, joka auttaa säästämään rahaa ja merkittäviä sekunteja organisaatioiden arjessa ja hätätilanteissa.
  • Secappin SaaS-alustan tietoturvan hallinta on ISO27001:2013-sertifioitu (Huld Certification Oy). Alustalla jaetut tiedot säilyvät aina turvassa ja asiakkaan omistuksessa.
  • Secapp toimii kaikilla laitteilla eikä vaadi uusia laitehankintoja. Järjestelmää voidaan käyttää sekä mobiililaitteella että tietokoneen selaimella.

1) Hoida viikkotarkastukset kätevästi mobiilisovelluksella

Secappin raportoinnilla hoidat kätevästi viikkotarkastukset, oli kyseessä sitten esimerkiksi sairaalaympäristö tai ambulanssi. OneClick-painikkeen kautta valitaan, mikä raportti halutaan avata. Raportti voi toimia muun muassa tarkistuslistana, jonka kautta voidaan tarkistaa välineistön lukumäärä. Se voi sisältää esimerkiksi avoimia tietokenttiä, valintalistoja, lukuarvoja, QR- tai viivakoodeja, sekä kyllä/ei -kysymyksiä.

Kun raportti on täytetty ja hälytysviestin kautta OK -kuitattu, tieto raportista välittyy automaattisesti ennalta määritellyille henkilöille, jotka vastaavat kyseiseen välineistöön liittyvistä asioista.

***

Tiesitkö, ettäLääkkeiden ja välineiden määrän lisäksi Secapp auttaa varmistamaan, että työntekijöitä on aina riittävä määrä paikalla. Sijaisten kutsuminen paikalle onnistuu Secappin avulla jopa 90% nopeammin. Viestiautomatiikka tehostaa työvuorojen täyttämistä ja auttaa hoitamaan jatkoviestintää erilaisissa tilanteissa.

Esimerkiksi Mikkelin sairaalan ensihoitokeskuksella Secappin avulla varmistetaan, että maakunnan alueella on aina tarvittava määrä ambulansseja liikenteessä, ja että joka toimenpiteessä on oikea määrä henkilökuntaa. Toimintavarmuus on tärkeä näkökulma potilasturvallisuuden kannalta.

Secapp säästää sekä aikaa että rahaa. Sen myötä elämä on muuttunut paljon, paljon paremmaksi. Eräskin osastonhoitaja sanoi, että hän ei ole ikinä rakastunut mihinkään sovellukseen, mutta Secappiin hän on rakastunut.” – Marika Heiskanen, Mikkelin keskussairaala.

2) Tehokkaampaa lääkeinventaariota sekä täydennyspyyntöjä

Secappilla voit korvata esimerkiksi Excelin, sähköpostin tai Webropolin kautta tehtävän lääkeinventaarion. Taskussa kulkevaan mobiilisovellukseen voidaan merkitä mahdolliset puutteet ja huomiot, jolla säästetään aikaa sen sijaan, että ne jouduttaisiin kirjaamaan ylös kahteen kertaan – esimerkiksi aluksi muistilapulle, myöhemmin Exceliin.

Halutut henkilöt, kuten logistiikka- tai esihenkilö pystyvät seuraamaan raportin täyttämistä tarvittaessa reaaliaikaisesti. Raporttien näkyvyyden kohdentaminen vähentää informaatiotulvaa, kun niihin liitetään vain ne henkilöt joita tieto koskettaa. Näin vältytään esimerkiksi sähköpostiketjuilta, joissa joudutaan pyytämään muita välittämään tieto eteenpäin oikealle henkilölle. Vaihtoehtoisesti raportti voi välittyä henkilöille myös vasta kun raporttia täyttävä henkilö on kuitannut OK.

Asiakkaamme ovat myös tilanneet esimerkiksi happipulloja Secappin kautta. Ambulansseissa käyttäjä syöttää raporttiin tiedon siitä, minkä aseman autosta on kyse. Vastauksen perusteella raportti voi kertoa suoraan, kuinka monta happipulloa valitussa autossa tulisi olla. Ja jos happipulloja on liian vähän, järjestelmä täyttää automaattisesti tiedon siitä, että niitä täytyy tilata lisää. Hälytysviestin kuittauksen jälkeen tieto tilaustarpeesta välittyy eteenpäin happipullon tilauksista vastaavalle henkilölle.

Hälytysviestin ansiosta tiedonkulku on tehokasta ja nopeaa, eikä täydennyksistä vastaavia henkilöitä tarvitse tavoitella aikaa vievillä puhelinsoitoilla, sähköpostiviesteillä tai tekstiviesteillä. Koko prosessiin tarvitaan vain yksi järjestelmä, jonka ansiosta aikaa säästyy muuhun työhön.

3) Parempi tilannekuva hyvinvointialueen sisäisesti ja valtakunnallisesti

Secappissa onnistuu myös tilannekuvan kerääminen esimerkiksi yksiköiden vapaiden vuodeosastopaikkojen ja potilaiden määrästä. Kerättävänä tietona ovat erilaiset lukumäärät, resurssit sekä asiantuntijan arvio yksikön kokonaistilanteesta. Tilannekuvaa voidaan kerätä hyvinvointialue- tai valtakunnallisella tasolla, ja jakaa tarvittaessa yli organisaatiorajojen.

Secappia käytettiin esimerkiksi valtakunnallisen tehohoidon tilannekuvan keräämiseen Covid-19-pandemian aikana. Tilannekuvan kyselyviesti lähetettiin Secappin välityksellä joka aamu jokaiselle teho-osastolle ja vastaukset koottiin tilannekuvaraporteiksi.

“Olemme esimerkiksi keränneet yhteystietoja, tehneet toiminnan suunnittelua potilassiirtojen varalle ja kartoittaneet käytettävissä olevaa välineistöä tehohoidon osalta.” – tutkimushoitajat Eija Vaskelainen, Sari Rahikainen, Sonja Julkunen ja Elina Halonen, Kuopion yliopistollinen sairaala.

4) Yksikköpäiväkirja sujuvoittaa vuorojen välistä tiedonkulkua

Secappin raportointiominaisuuksia voidaan hyödyntää myös yksikköpäiväkirjakäyttöön. Kun esimerkiksi ensihoidon ambulanssissa on käytössä kädestä käteen kulkeva yksikköpuhelin, vuoroon tuleva näkee sieltä heti, mitä edellisessä vuorossa on tehty. Hän voi tarkistaa nopeasti esimerkiksi, onko happipulloja tai muita tarvikkeita tilattu lisää.

Voit myös luoda Secappiin keskusteluryhmän yksikköpäiväkirjakäyttöön, ja liittää siihen raportin jota voidaan muokata aina tarvittaessa. Keskustelun kautta on nähtävissä raporttiin kirjatut muutokset. Lisäksi keskustelussa voidaan jakaa tarkentavia tietoja seuraaville vuoroon tuleville.

5) Automaatio nopeuttaa arkea – vahinkoilmoitukset helposti eteenpäin

Secappissa voidaan täyttää vahinkoilmoitukset – esimerkiksi ajoneuvovahingoista tai laitteen rikkoutumisesta.

Raportit voidaan täyttää heti tilanteen sattuessa, eikä niiden tekemistä tarvitse selvitellä monen mutkan ja puhelinsoiton kautta. Raporttiin voidaan liittää myös kuva- ja videotiedostoja.

Kun raporttipohjissa kysytään kaikki oleellinen tieto, ne soveltuvat suoraan lähetettäväksi vakuutusyhtiöille.

6) Käyttäjätunnusten tilaaminen yhdellä klikkauksella 

Secappin kautta onnistuu kätevästi myös uusien käyttäjätunnusten tilaaminen tai muuttaminen. Esimerkiksi pelastuslaitoksen päällikkö voi raportin täyttämällä pyytää käyttäjätunnuksia uudelle työntekijälle, pyytää muutosta olemassa oleviin käyttäjätunnuksiin, tai pyytää käyttäjätunnusten poistamista. Päälliköllä voi olla esimerkiksi valmis “Secapp-käyttäjätunnukset” -OneClick-painike jota klikkaamalla hän saa tarvittavan raportin hälytysviestin mukana.

Kun hän on täyttänyt raportin ja klikannut OK, tieto välittyy määritellyille pääkäyttäjille, jotka hoitavat homman loppuun ja kuittaavat vielä OK ollessaan valmiita. Näin kaikki oleelliset osapuolet saavat tiedon siitä, että viesti on mennyt perille ja käyttäjätunnuksiin liittyvät muutokset on toteutettu onnistuneesti.

***

Onkin hyödyllistä, että Secappin kautta hoidetaan häiriötilanneviestinnän lisäksi myös arkipäiväisempiä tehtäviä – kuten käyttäjätunnusten tilauksia. Esimerkiksi Kuopion yliopistollisessa sairaalassa on todettu, että järjestelmän vahvuus piilee sen säännöllisessä käytössä.

“Secappin vahvuus meillä on sen säännöllinen käyttö, jolloin käyttäjien osaaminen pysyy koko ajan yllä. Kun sovellus hallitaan jokapäiväisessä työssä, on aivan eri asia lähteä hoitamaan vaativiakin häiriö- ja poikkeustilanteita, verrattuna pelkkään häiriötilannekäyttöön.” – Jouni Kurola, Kuopion yliopistollinen sairaala.

Artikkelia varten on haastateltu Secappin asiantuntijaa: Niina Markkanen (Customer Success Manager)

Kiinnostuitko Secapp-raportoinnista?

Vaikuttaako jokin näistä käyttötavoista siltä, että se helpottaisi myös teidän organisaationne arkea? Haluatko kuulla lisää Secapp-raportoinnista?

Ota yhteyttä