Turvallisuusjohtaja, joko nämä teemat ovat työpöydälläsi?

Kukaan ei toivo organisaatiolleen kyberhyökkäystä tai onnettomuustilannetta, mutta jos sellainen tapahtuu, olet tyytyväinen, että varauduitte hyvän sään aikana. Kuinka sitten varautua yhä monimutkaisempiin turvallisuusuhkiin? Mitkä ovat parhaat käytännöt tehokkaaseen kriisinhallintaan? Millä keinoin uusimmat teknologiat voivat vahvistaa organisaatiosi turvallisuutta? Ja miten varmistat, että koko henkilöstösi on riittävän sitoutunut turvallisuusuhkiin varautumisessa, erityisesti kyberturvallisuuden osalta?

 Nämä kaikki ovat ajankohtaisia teemoja, joiden tulisi olla jokaisen organisaationsa turvallisuudesta vastaavan henkilön työpöydällä. Luettuasi artikkelin opit, millaisia ratkaisuja me Secappilla voimme tarjota näihin haasteisiin. 

Tässä artikkelissa: 

1. Toimiiko varautumissuunnitelmanne käytännössä?   
2. Onko tietoturva ja kyberturvallisuus huomioitu riittävällä tasolla?  
3. Turvallisuusharjoitukset ovat avainasemassa organisaation sitouttamisessa 
4. Työhyvinvointiin panostaminen on osa modernia turvallisuusjohtamista
5. Henkilöstön lisäksi ajantasaista tietoa tarvitsevat yhä useammat sidosryhmät 

• Secapp on palkittu kriittisen viestinnän ja hälyttämisen palvelu, jonka avulla tavoitat kaikki organisaatiollenne tärkeät sidosryhmät nopeasti ja luotettavasti. Secappin SaaS-alustan tietoturvan hallinta on ISO27001:2013-sertifioitu (Huld Certification Oy).

• Secapp poistaa viestinnän pullonkauloja erityisesti nopeaa reagointia vaativissa tilanteissa. Tieto saavuttaa kaikki oleelliset tahot myös silloin, kun yhteydet ovat poikki.

• Järjestelmä on suunniteltu mm. valmistavan teollisuuden, kriittisen infrastruktuurin ja julkishallinnon tarpeisiin. Secapp toimii kaikilla laitteilla ja tarjoaa useita integraatiomahdollisuuksia eri toimialoilla käytössä oleviin järjestelmiin. Lue lisää Secappin käyttökohteista ja käyttötavoista.

Keskustellessamme eri alojen organisaatioiden kanssa huomaamme usein, että poikkeustilanteisiin on kyllä tehty kattavat varautumissuunnitelmat, mutta niiden käytännön toimeenpanosta on monissa organisaatioissa varsin vähän konkreettisia kokemuksia. 

Jos yhteystietolistat, prosessikuvaukset, vastuutaulukot ja ohjeistukset poikkeustilanteissa etenemiseen ovat hajallaan Excel-tiedostoissa ja sähköpostiketjuissa, suunnitelman toteuttamisessa törmätään tosipaikan tullen ongelmiin heti alkutekijöissä. Mitä jos palvelimella oleviin tiedostoihin ei päästä käsiksi? Entä jos yhteystietolistoilla on vanhentunutta tietoa? 

Kriisinhallinnan näkökulmasta Secapp on esimerkki modernista digitaalisesta ratkaisusta, joka tuo tehokkaat työkalut nopeaan monikanavaiseen ihmisten tavoittamiseen. Järjestelmä mahdollistaa viestimisen myös yhteydettömässä tilassa ja viestit voivat ohittaa vastaanottajan laitteen äänettömyysasetukset. 

Secappilla hälytetyt henkilöt näkevät reaaliajassa ketkä pääsevät mukaan hälytystilanteeseen ja millä osaamisella. Secappin avulla viestintää voidaan myös kohdentaa osaamisten (esim. EA-koulutus, C-ajokortti), käytettävyystiedon, ryhmien tai vaikkapa sijaintitiedon perusteella. Tämä tehostaa kriisin johtamista huomattavasti verrattuna esimerkiksi WhatsAppilla tai Teams-ryhmissä operoimiseen. 

Aluehälytyksillä voit puolestaan automatisoida esimerkiksi tehdasalueen, rakennustyömaan tai toimiston viestintää ja hälytyksiä. Automaattiset hälytykset voidaan käynnistää myös toisesta järjestelmästä tulevan tiedon perusteella. 

Esimerkiksi SSAB Raahen tehdaspalokunnassa Secapp on osoittautunut kustannustehokkaaksi ratkaisuksi, joka keskittää tehdaspalokunnan viestinnän ja hälytykset tietoturvallisesti yhteen ainoaan sovellukseen. Tutustu asiakastarinaan täällä. 

Kun hälytystilanteessa ja kommunikoinnissa käytetään vain yhtä tehokasta järjestelmää, voidaan luottaa siihen, että tieto on kaikille osapuolille helposti saatavilla ja turvallisesti hallittavissa. Näin varautumissuunnitelmaa päästään toteuttamaan tehokkaasti eikä kriisin hetkellä törmätä prosessiin liittyviin yllätyksiin.

Kyberhyökkäykset ja järjestelmähäiriöt voivat aiheuttaa organisaatioille merkittäviä taloudellisia ja toiminnallisia menetyksiä. Viimeaikaiset uutisoinnit ovat osoittaneet, että kyberturvallisuudesta huolehtiminen on yhä tärkeämpää kaikissa organisaatioissa toimialasta riippumatta. 

Hybridityön aikana kyberturvallisuudesta huolehtiminen korostuu entisestään. Jos työpaikan verkkoon kohdistuu palvelinhyökkäys, miten tavoitetaan kentällä ja kotitoimistolla olevat työntekijät?  

Secapp auttaa organisaatioita varmistamaan toimintavalmiutensa myös kyberuhkia kohdatessa. Jos organisaation omat yhteydet ovat alhaalla, Secappin sisällä voidaan jakaa tietoturvallisesti reaaliaikaista tietoa, kuten kuvia, videoita ja muita liitteitä, kaikkien hälytykseen tai poikkeustilanteeseen osallistuneiden kesken. 

Secappin videoalusta Meet puolestaan mahdollistaa tietoturvallisen viestinnän äänen ja videon välityksellä. Jokainen Secappin sovellukseen tuleva hälytys voi sisältää Meet-huoneen tiedon jakamiseen osallistujien kesken. Osallistujilla on Meetissä käytössään samankaltaiset ominaisuudet, kuin esimerkiksi Teamsissa. 

Lue myös artikkeli: Varautuminen ja kriisiviestintä osana kyberturvallisuutta

Koko organisaation sitouttaminen vaatii aktiivista otetta. On tärkeää korostaa, että juuri silloin, kun kaikki on hyvin, varautumiseen tulee panostaa entistäkin huolellisemmin. Tässäkin asiassa viestintä on ratkaisevaa. Johtoryhmän tulee näyttää esimerkkiä ja osoittaa varautumisen tärkeys.

Paras hetki kehittää ja testata varautumissuunnitelmia on silloin, kun uhkaa ei vielä ole. Henkilöstön sitouttamisessa turvallisuusharjoitukset ovatkin avainasemassa. Niiden aikana ei vain testata suunnitelmia, vaan myös koulutetaan henkilökuntaa toimimaan oikein uhkatilanteissa. Harjoitusten kautta voidaan tunnistaa ja korjata heikkoudet ennen todellista kriisiä. 

Koulutukset ja harjoitukset tulee integroida osaksi organisaation rutiineja, jotta pystytään luomaan turvallisuuskulttuuri, jossa jokainen ymmärtää roolinsa ja vastuunsa. Yhdessä yhteistyökumppaneidemme kanssa me Secappilla autamme organisaatioita myös suunnittelemaan ja toteuttamaan säännöllisiä turvallisuusharjoituksia. Secappin sovellusta voidaan hyödyntää sekä virtuaalisen “pöytäharjoituksen” että harjoiteltavan tilanteen käytännön simulaatiossa. 

Esimerkiksi Helsingin satamassa järjestettiin laaja turvallisuusharjoitus, jossa testattiin kriittisen viestinnän toimivuutta. Secappin rooli oli harjoituksessa keskeinen, sillä sen kautta kulki viestintä viranomaisten ja sataman operatiivisen henkilöstön välillä. Harjoituksessa jäljiteltiin tilannetta, jossa kuvitteellisen ulkoisen uhan vaikutukset koskettaisivat sataman toimintaa. 

”Harjoituksen aikana pääsimme testaamaan myös laajemmin viestinnän osuutta, sidosryhmien tavoittamista ja tekemään havaintoja miten helppoa tai vaikeaa tilanteen aikainen viestintä on. Secapp toimi johtamisen tukena hyvin, ja pystyimme toteamaan, miten sen avulla saadaan tavoitettua nopeasti suurikin määrä ihmisiä ja myös reagoimaan viesteihin”, kertoo sataman turvallisuuspäällikkö Eero Laaksonen. 

Tärkeimpiä oppeja harjoituksesta olivat Secappin valmiiden viestipohjien ja hyvin suunniteltujen käyttäjäryhmien tärkeys. Lue lisää Helsingin sataman harjoituksesta täältä. 

Lue myös: Paikallispuolustuksen kriisiharjoituksessa korostui Secappin tärkeä rooli 

Monilla työpaikoilla on iso joukko ihmisiä, joiden työtehtävät edellyttävät yksintyöskentelyä. Yksintyöskentelyn turvallisuuteen liittyvät velvoitteet ovat osa työturvallisuuslakia ja asettavat työantajalle tiettyjä vaatimuksia. Työnantajan on mm. tunnistettava yksintyöskentelyn riskit ja ryhdyttävä toimenpiteisiin niiden hallitsemiseksi sekä varmistettava, että yksin työskentelevillä työntekijöillä on mahdollisuus saada apua hätätilanteessa esimerkiksi teollisuuden yövuoroissa, huoltotöissä, terveysalan kotikäynneillä, pienissä myymälöissä tai vartiointitehtävissä. 

Koska yksintyöskentelyn turvaaminen on lakisääteistä, monesti pienemmälle huomiolle voi jäädä se, kuinka moderneilla yksintyöskentelyn turvaa koskevilla teknologisilla ratkaisulla voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä myös työhyvinvoinnin parantamisessa. 

Yksintyöskentelyn turvaaminen parantaa tiimiläisten psykologista turvallisuutta, keskittymistä ja hyvinvointia. Secappin mobiilisovellus sisältää erityisesti yksintyöskentelyn turvallisuuteen suunniteltuja toimintoja: OneClick-painikkeen ja Yksintyöskentelyn kytkimen. Avunsaanti on nopeaa ja helppoa, sillä hälytyspainikkeet ovat henkilön omassa tutussa puhelimessa, ja sijaintitiedot varmistavat, että apu löytää perille. Hälytykset voidaan ohjata ennakkoon määrätyille henkilöille ja tilanteeseen liittyvät toimintaohjeet voidaan välittää avuntarvitsijalle henkilökohtaisesti samassa sovelluksessa. 

Esimerkiksi Komatsu Forest, yksi maailman johtavista metsäkoneiden valmistajista, parantaa Secappin avulla yksintyöskentelevien työntekijöidensä turvallisuutta. Heillä yksintyöskentelyssä isoin riski on puristuksiin jääminen tai koneen päältä putoaminen. “Siihen käyttöön Secappin yksintyöskentelyn kytkin on erittäin hyvä ratkaisu”, Teemu Pesonen Komatsu Forestilta sanoo. 

Lue koko asiakastarina ja katso video: Komatsu Forest

Secappin moderneilla teknologioilla voidaan monella tapaa helpottaa myös esihenkilön kuormaa yksintyöskentelevien tiimiläisten osalta. Jos aiemmin esihenkilön on esimerkiksi pitänyt muistaa viestiä päivän päätteeksi yksintyöskentelevälle, voi hän Secappin avulla saada automaattisen kuittauksen puhelimeensa, että yksintyöskentelevä on palannut turvallisesti työpaikalle/kotiin.

Katso myös aihetta käsittelevä webinaari ja tutustu Secapp-järjestelmän yksintyöskentelyn turvaan liittyviin ominaisuuksiin. 

Helppokäyttöinen, kaiken työhön liittyvän viestinnän yhteen paikkaan kokoava järjestelmä myös hillitsee jatkuvaa ärsyketulvaa, mikä sekin on omiaan lisäämään hyvinvointia työssä. Secappia voidaankin hyödyntää paitsi poikkeustilanneviestinnässä, myös arkisessa yhteydenpidossa. Näin työntekijän ei tarvitse arvuutella, kilahtiko Whatsappiin joku työhön liittyvä tärkeä viesti, eikä miettiä, onko hän varmasti muistanut reagoida viesteihin eri alustoilla, jolloin hän voi keskittyä paremmin ydintehtäviinsä ja näin parantaa myös työturvallisuutta.

Kun työhön liittyvä viestintä on selkeää ja hallittua, parannetaan sekä työturvallisuutta että työhyvinvointia.

Kuinka tieto kulkee yrityksenne eri tuotantolaitosten välillä? Miten kampuksilla, joissa on useampi oppilaitos, voidaan parantaa yksiköiden välistä koordinaatiota? Mitkä ovat parhaat keinot hyvinvointialueilla, joilla on paljon palveluntuottajia, toimia yli organisaatiorajojen? 

Viimeistään koronapandemian myötä monissa organisaatioissa on löydetty tehokkaita tapoja tavoittaa oma henkilöstö poikkeustilanteissa. Useilla toimijoilla on käytössään sisäiset sähköpostijakelut ja Teams-kanavat, mutta yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien kanssa toimimiseen tarvitaan yhä tehokkaampia keinoja. 

Sidosryhmien tavoittaminen edellyttää selkeitä prosesseja sekä toimivia, luotettavia ja tietoturvallisia järjestelmiä. Organisaatiota ja sen sidosryhmiä koskevissa yllättävissä tilanteissa Secappin virtuaalinen tilannekeskus ja yhteistoimintatila helpottavat kriisinhallintaa ja poikkeustilanteen johtamista. 

Yhteistoimintatila mahdollistaa sujuvan yhteistyön kahden tai useamman organisaation välillä. Yksi Secapp-tunnus voi kuulua useampaan eri organisaatioon, joten organisaatioiden välinen viestintä sekä ryhmien rakentaminen jaettujen organisaatioiden käyttäjistä onnistuu. Kun kriisitilanne on päällä, eri organisaatioiden osaajien yhteystietoja ei tarvitse erikseen etsiä, vaan tärkeä tieto ja hälytykset saadaan toimitettua avainhenkilöille sekunneissa. Tämä nopeuttaa toimenpiteisiin ryhtymistä huomattavasti. 

Lue myös artikkeli: Secapp Tilannekeskus – virtuaalinen tilannehuone taskussasi

Artikkelia varten on haastateltu Secappin asiantuntijaa: Aleksi Aaltonen (Solutions Sales & Expertise Director) 

Haluatko tietää turvallisuusalan uusimmat asiat ja kuulla lisää Secappin ominaisuuksista?

Tutustu maksuttomiin webinaareihimme!