Miten yritykset voivat varautua sähköpulaan ja sähkökatkoihin?

Energiakriisi, varautuminen, sähkönsäästötalkoot ja tulevan talven mahdolliset sähkökatkot ovat ajankohtaisia haasteita, joita on kotitalouksien lisäksi ratkottava myös yrityksissä, organisaatioissa ja kunnissa.

Miten varautua mahdollisimman hyvin sähkökatkojen varalle ja miten varmistaa eri toimintojen jatkuvuus sekä työntekijöiden turvallisuus katkon aikana?

Ota haltuun vinkit sähkökatkoihin varautumiseen ja häiriöviestintään!

Oli sähkökatko sitten suunniteltu tai odottamaton häiriö, katko voi tarkoittaa erilaisia haasteita yrityksen toiminnalle. Sähkökatko voi aiheuttaa lyhyessäkin ajassa isoja kustannuksia esimerkiksi teollisuudessa, jos prosessit keskeytyvät tai tuotantolaitteet jopa vahingoittuvat katkon vuoksi. 

Jo esimerkiksi pelkän talouskeittiön kylmälaitteiden lämpeneminen voi aiheuttaa useiden tuhansien eurojen tappiota siinä missä tuotantolaitoksen suunnittelematon katkos voi tarkoittaa samoja kustannuksia per minuutti. Silloin aika todellakin on rahaa. 

Sähkölaitteiden ja IT-järjestelmien toiminnan lisäksi on varauduttava myös siihen miten toimitaan, kun mikään sähköstä riippuva ei toimi. On huomioitava miten vedenjakelu (ja putkien jäätyminen), hissit, pysäköintipuomit, mahdolliset ovien sähkölukot, lämmitys ja valaistus toimivat katkon aikana ja ettei työntekijöiden turvallisuus vaarannu.  

1. Tee varautumissuunnitelma ja säästä sähköä

Yrityksen toimialasta riippumatta kaikille yhtä tärkeää on huolellinen varautuminen juuri oman toimintaympäristön kannalta. Yrityksissä on käytävä läpi oma toimintaympäristö ja selvitettävä mitä sähkönjakelun keskeytyminen tarkoittaa juuri omalle liiketoiminnalle ja prosesseille.

Mitkä ovat kaikkein kriittisimpiä tekijöitä ja ketkä ovat avainhenkilöitä sähkökatkon aikana? Sitä varten on syytä tehdä varautumissuunnitelma. Ota varautumissuunnitelmassa huomioon ainakin seuraavat asiat:

✔ Laitteiden ja työympäristön toimivuus

IT-järjestelmät, koneet, laitteet, lukot, valaistus, lämmitys, varavoimageneraattori ym.

✔ Työntekijöiden turvallisuus

Aiheutuuko laitteista vaaraa, voiko laitteisiin koskea ellei niitä ole sammutettu oikein? Eihän kukaan jää lukkojen taakse pimeään? Toimintaohjeet henkilöstölle, paristot, taskulamput ym.

✔ Häiriöviestintä ja vastuut

Häiriöstä viestiminen etukäteen, sen aikana ja sen jälkeen. Kuka viestii, kenelle, mitä, ja missä kanavassa? Kuka hoitaa varageneraattorin, kuka varmistaa laitteet, kuka koordinoi ja miten tilannetta seurataan?

✔ Energian säästäminen

Jotta suunniteltuihin sähkökatkoihin ei tarvitsisi ryhtyä, on tärkeää myös pyrkiä säästämään energiaa päivittäisessä toiminnassa. Toimistoilla ja työskentelytiloissa se voi olla lämpötilan laskemista ja villasukkien käytön lisäämistä, valaistuksen huomioimista käytön mukaan, ja laitteiden sammuttamista valmiustilan sijaan. Kunnissa lisäksi esimerkiksi katuvaloissa säästäminen. Kartoita toimivimmat säästökeinot juuri oman organisaatiosi toiminnassa.

2. Ota soveltuvat työkalut käyttöön häiriöviestintään

Sähkön jakeluhäiriöihin varautumisessa on tärkeää muistaa suunnitella myös miten viestintä eri tahojen kesken hoidetaan. Sitä varten täytyy olla luotettava kanava, jotta voit varmistua viestien perillemenosta kriittisessä tilanteessa ja säästää kalliita sekunteja.

Tavoite on jokaisella toimialalla sama –  saada pidettyä katkon vaikutus toiminnan kannalta mahdollisimman pienenä.

✔ Varaudu tekemällä toimintaohjeet etukäteen. Huomioi myös eri ryhmät (johto, työntekijät, sidosryhmät)

✔ Varmista, että toimintaohjeet ovat helposti käytettävissä ja jalkautettavissa, kun tilanne sitä vaatii, jotta vältytään inhimillisiltä virheiltä ja kaikki tietävät, miten tulisi toimia.

✔ Harjoittele tai jalkauta sama ratkaisu arkeen eri käyttökohteisiin, jolloin toimintavat ovat tuttuja.

Secapp Oy:n liiketoimintajohtaja Jani Lehtisellä on pitkä kokemus Secappin tuotteen kehittämisestä asiakkaiden tarpeisiin Secappin alkumetreiltä saakka. Secapp on tuotteena häiriöviestinnän ytimessä, sillä se on kehitetty yhdessä muun muassa pelastustoimen kanssa palvelemaan erityisen hyvin kriittisen viestinnän tarpeita ja varmistamaan nopea reagointi. Lehtinen muistuttaa viestinnän tärkeydestä varautumisessa:

– Toimiva viestintä ja sen suunnittelu on yksi hyvän varautumisen tärkeimpiä asioita riippumatta siitä, onko kyseessä teollisuusyritys, kunta, hyvinvointialue tai mikä tahansa toimiala. Kaikilla aloilla on yhtä tärkeää varmistaa nopea tiedonkulku ja tavoittaa oikeat henkilöt silloin, kun tilanne sitä vaatii.

Secappin avulla jo useat eri organisaatiot ovat parantaneet varautumistaan ja nopeuttaneet hälyttämiseen kuluvaa aikaa jopa 90%. Viestinnän automatisoinnin ja monikanavaisuuden ansiosta oikeat henkilöt saadaan tavoitettua nopeasti myös kotisohvalta. Secapp tekee sen sekunneissa muodostaen nopeasti myös reaaliaikaisen tilannekuvan päätöksenteon tueksi. Etukäteen tehtyjen viestipohjien ja automatisoinnin ansiosta Secapp myös minimoi inhimilliset virheet.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Se, että on jokin viestintäkanava, ei vielä täysin riitä. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Nimenomaan puoliksi tekeminen on tärkeää etukäteen – silloin kun ei ole kiire tai hätä. Jani Lehtinen muistuttaa, että viestintäkanavan lisäksi tarvitaan myös selkeät viestit eri kohderyhmille eri tilanteisiin.

– Erilaiset skenaariot ja niihin liittyvät viestipohjat kannattaa tehdä kohderyhmittäin valmiiksi, mitä kenellekin viestitään ja kuka mistäkin vastaa. Johdolle omansa, laitteista vastaaville omansa ja koko henkilöstölle omansa, organisaation omien tarpeiden mukaan.

Secappissa viestit on helppo luoda jo valmiiksi, tehdä huolella toimintaohjeet eri vastaanottajaryhmille ja testata ne myös etukäteen käytännössä. Näin vältytään myös usein esimerkiksi yllättävässä tilanteessa syntyvän kiireen tuomilta huolimattomuusvirheiltä.

– Sitten kun tarve on, niin viestit saadaan lähetettyä vastaanottajille muutamalla klikkauksella, eikä siihen kulu aikaa kuin muutamia sekunteja.

Viestintä Secappilla on monikanavaista – tieto saadaan sekunneissa vaikka tuhansille vastaanottajille usean eri kanavan kautta, ja esimerkiksi sovelluksen huomioarvo ohittaa sähköpostin, joka helposti jää huomiotta niiden suuren määrän vuoksi, tietää Lehtinen. Kaksisuuntaisuuden ansiosta  vastaanottajilta saadaan myös välitön kuittaus, jolloin tiedetään onko tilanteeseen reagoitu ja on helppoa pysyä tilanteen tasalla siitä, missä mennään.

3. Varmista tietojen, työntekijöiden ja toimintaympäristön turvallisuus

Kun kyse on varautumisesta ja yritykselle kriittisistä tiedoista, on myös tärkeää, että viestit menevät luotettavasti perille ja tiedot pysyvät turvassa eivätkä vuoda ulkopuolelle. 

– Tämän vuoksi esimerkiksi WhatsAppin tai muiden kuluttajaviestintäsovellusten käyttäminen ei ole suotavaa, muistuttaa Jani Lehtinen.

WhatsApp esimerkiksi jakaa kaikki käyttäjän yhteystiedot palvelimilleen, eikä sen ryhmistä voi keskitetysti poistaa esimerkiksi entisiä työntekijöitä. 

Jos yksikin käyttäjä varmuuskopioi WhatsApp-keskustelut, ne tallentuvat samalla Googleen tai muuhun vastaavaan sijaintiin. Sen kautta kulkeva tieto ei ole myöskään organisaation hallussa eikä siten turvassa ulkopuolisilta. Odottamattomat katkokset ovat kriittisiä yhteen kanavaan perustuvassa työkalussa.

Secappin kautta viestit menevät turvallisesti ja luotettavasti perille ja yhteystiedot ja keskustelut pysyvät vain organisaation sisällä.  Pitkän sähkökatkon aikana mobiiliverkkojen tukiasemat jatkavat toimintaa vielä ainakin muutaman tunnin ajan (energia.fi: Pitkän sähkökatkon vaikutuksia), joten viestit ehtivät tavoittamaan vastaanottajat. Secapp toimii mobiiliverkkojen lisäksi myös wifi-yhteyksillä, kiinteillä yhteyksillä sekä VIRVE-verkossa.

Secapp on tietoturvallinen ja pitää kaiken datan täysin asiakkaan omistuksessa. Se on SaaS-palvelu, joka pitää tiedot Suomessa sijaitsevissa palvelinympäristöissä. Eri toiminnot on hajautettu palvelimille niin, että jos jokin häiriintyy, toinen palvelin ottaa toiminnot sekunneissa hoitaakseen. Pilvipalveluna toimiva ympäristö tuokin turvaa siihen, että kriittinen viestintä toimii, vaikka asiakkaan omaan toimintaympäristöön tulisi jokin häiriö. 

Älä unohda tärkeitä turvallisuusohjeita

Turvallisuuden tunteen luominen on tärkeää huomioida myös viestinnässä: kun viestit on muotoiltu etukäteen rauhallisiksi ja niihin on lisätty selkeät toimintaohjeet, välittyy niistä tunne siitä, että tilanne on hallussa ja asioista on huolehdittu eikä syytä hätääntymiseen ole.

Ylipäätään asioista kannattaa tiedottaa heti, kun katko on tiedossa – viestiä voi harvoin liikaa.

Monet turvallisuuteen liittyvät asiat vaativat myös hyvää ohjeistusta, sellaisia voivat olla esimerkiksi tuotannon alasajoon vaikuttavat asiat. Sähkökatkosta saattaa tulla seurannaisvaikutuksia, jotka taas voivat vaikuttaa normaalitilanteessa turvallisten laitteiden käyttöön. Sen varalta tarvitaan hyvät ohjeet henkilöstölle, ettei turvallisuus vaarannu. Ohjeet ja tarkistuslistat kannattaa tehdä huolella jo valmiiksi – ja myös testata käyttäjillä. Huolehdi myös, että laitteiden läheisyydessä on tarpeelliset ohjeet.

Jos sähkökatko yllättää tai varavirtaa ei jostain syystä tule, varaudu henkilöstön nopeaan tiedottamiseen ja turvallisuuden varmistamiseen kertomalla viestissä myös esimerkiksi mistä taskulamppuja löytyy tai miten kutsua apua, jos on jäänyt lukkojen taakse tai pimeään portaikkoon. 

Odottamattomia ja ennalta suunnittelemattomia tilanteita voi silti tulla ja vaaratilanteita syntyä. Secappin yksintyöskentelyn turvan avulla apua voi hälyttää nopeasti puhelimen pikapainikkeesta tai Secappiin yhdistetyllä fyysisellä turvanapilla. Viestin vastaanottaja saa samalla avun tarvitsijan sijainnin tietoonsa automaattisesti.

4.Testaa ja harjoittele

Kun suunnitelma on tehty, sitä pitää myös testata käytännössä. Valitse esimerkiksi rauhallinen viikonloppu tai vastaava ajankohta suunnitelman testaamiseen. Järjestä harjoitus, jossa on mukana kaikki avainhenkilöt. Testaa myös viestinnän toimivuus.

Yhtä tärkeää kuin harjoittelu, on myös sen läpikäynti jälkikäteen. Mikä onnistui, missä on parannettavaa? Käy läpi mahdollisesti ilmenneet haasteet ja päivitä suunnitelmaa sen mukaan.

– Monet asiakkaamme järjestävät säännöllisiä valmiusharjoituksia kriisitilanteiden varalta, ja Secapp on siinä keskeisessä osassa viestinnän ja tilannekuvan työkaluna, kertoo Lehtinen.

Esimerkiksi Säteilyturvakeskus (STUK) harjoittelee simuloimalla oikeita hälytystilanteita säännöllisesti, niin että tosipaikan tullen osataan toimia tehokkaasti ja oikein. Secapp soveltuu erinomaisesti myös arjen päivittäiseen viestintään – ja siihen sitä käytetään myös STUKissa.  

Kun järjestelmän käyttö on arjesta tuttua, sitä on helppo käyttää myös häiriötilanteissa, eikä aikaa mene ohjeiden etsimiseen tai opetteluun.

5. Toimi NYT

Ellet vielä ole ehtinyt miettimään sähkökatkoihin varautumista ihan loppuun saakka, ei hätää. Lehtinen sanoo Secappin olevan osa jo yli 800 organisaation varautunutta arkea:

– Sinä tunnet laitteesi, toimitilasi ja henkilökuntasi, joihin sähkökatko voi vaikuttaa. Me puolestaan Secappilla tunnemme kriittisen viestinnän ja autamme saamaan sen kuntoon. Se ei ole vain “hätävara hyllyyn” vaan varautumisen lisäksi Secapp auttaa jo yli 800 organisaatiota myös arjen rutiineissa, päivittäisessä viestinnässä ja parantamalla työntekijöiden turvallisuutta.

Uuden järjestelmän käyttöönotossa saattaa ahdistaa pitkä käyttöönottoprosessi ja käytön opettelu, mutta Secappin kanssa sen huolen voi unohtaa.

– Secappin viestinnän saa käyttöön jopa päivässä, joten vielä ehtii hyvin hoitaa yhden murheen pois päiväjärjestyksestä jo ennen ensilumia, vinkkaa Lehtinen. 

Secapp ei vaadi mitään asennuksia tai erillisiä laitteita. Käyttöönottoon sisältyy 1-2 tunnin online-koulutus, jonka jälkeen homma on saatu käyntiin, kertoo Lehtinen. Järjestelmä on saanut kiitosta helppokäyttöisyydestä, joka on helppo oppia.

Lisäksi nyt, kun sähkökatkoihin varautuminen on akuutti asia, valmiit perusmallit viestipohjiin tulevat hankinnan mukana, niin ettei yrityksissä tarvitse lähteä tyhjästä liikkeelle, Lehtinen lupaa. 

– Arvoihimme kuuluu olla asiakkaidemme suojelijoina. Energiakriisi koskee meitä kaikkia, ja järjestelmämme avulla voimme auttaa organisaatioita varautumaan ja säilyttämään yhteiskunnan toimintakyvyn paremmin.

Secappissa on monia mahdollisuuksia erilaisiin käyttötapoihin, mutta parasta on, että kaikkea ei tarvitse ottaa käyttöön, ellei tarvetta ole. Käyttöä voi silti tarvittaessa laajentaa helposti myöhemmin.

Näin Secapp auttaa:

• Kohdennettu viestintä eri ryhmille: esimerkiksi  johto, turvallisuusvastaavat, IT-osasto, koko henkilökunta jne.
• Monikanavainen: Viestit tavoittavat monen eri kanavan kautta ohittaen tarvittaessa äänettömyysasetukset: Secapp-mobiilisovellus, selainsovellus, tekstiviesti, sähköposti, VIRVE.
• Kaksisuuntaisuus: Välitön kuittaus vastaanottajilta auttaa luomaan nopean tilannekuvan ja pitää kartalla siitä, mitä on hoidettu.
• Viestipohjat:  Luomalla valmiit viestipohjat sisältöineen eri vastaanottajarymille viestintä on nopeaa, sitä voidaan automatisoida ja inhimilliset virheet vähenevät.
• Yksintyöskentelyn turva
• Integroitavissa organisaation olemassaoleviin hälytys- ja turvallisuusjärjestelmiin.